О внесении изменений в постановление Совета министров Автономной Республики Крым от 23 сентября 1998 [...]
Совет министров АРК; Постановление от 07.08.2012193
Документ rb0193001-12, текущая редакция — Принятие от 07.08.2012
 

Страницы:  [ 1 ]  2  3  4
следующая страница »  

УКРАИНА
АВТОНОМНАЯ РЕСПУБЛИКА КРЫМ

СОВЕТ МИНИСТРОВ
РАДА МІНІСТРІВ
ВЕЗИРЛЕР ШУРАСЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 августа 2012 г. № 193
г. Симферополь

О внесении изменений в постановление Совета министров Автономной Республики Крым от 23 сентября 1998 года № 295

В соответствии со статьей 52 Закона Украины "О Совете министров Автономной Республики Крым", во исполнение пункта 2 постановления Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 года № 1242 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти" Совет министров Автономной Республики Крым постановляет:

Внести изменения в постановление Совета министров Автономной Республики Крым от 23 сентября 1998 года № 295 "О Регламенте Совета министров Автономной Республики Крым", изложив приложение 2 к нему в новой редакции (прилагается).

Председатель Совета министров
Автономной Республики Крым


А. МОГИЛЕВ

Заместитель
Председателя Совета министров
Автономной Республики Крым -
руководитель аппарата
Совета министров
Автономной Республики Крым






О. УДОВИНА




Приложение 2
к постановлению
Совета министров
Автономной Республики Крым
23.09.1998 № 295
(в редакции постановления
Совета министров
Автономной Республики Крым
07.08.2012 № 193)

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Совета министров Автономной Республики Крым - Управлении делами Совета министров Автономной Республики Крым

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурного подразделения аппарата Совета министров Автономной Республики Крым - Управления делами (далее - Управление делами) по делопроизводству, требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами независимо от способа фиксации и воссоздания информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением в Управлении делами.

2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве Управления делами, осуществление делопроизводства по документам, которые содержат информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяются отдельными нормативно-правовыми актами.

3. Настоящая Инструкция разработана на основании Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 года № 1242, Регламента Совета министров Автономной Республики Крым и национальных стандартов на организационно-распорядительную документацию (далее - регламент и национальные стандарты).

Технологии автоматизированной обработки задокументированной информации в Управлении делами должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

4. Ответственность за организацию делопроизводства в Управлении делами несет заместитель Председателя Совета министров Автономной

Республики Крым - руководитель аппарата Совета министров Автономной Республики Крым.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются на выполнение заданий, определенных в законах Украины, постановлениях Верховной Рады Украины, актах и поручениях Президента Украины, актах Кабинета Министров Украины, поручениях Премьер-министра Украины, актах Верховной Рады Автономной Республики Крым и Совета министров Автономной Республики Крым, центральных органов исполнительной власти (далее - акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым и поручения высших должностных лиц), а также ответов на запросы и обращения народных депутатов Украины, депутатов Верховной Рады Автономной Республики Крым и депутатов местных советов, корреспонденцию Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины (далее - запрос, обращение, а также корреспонденция Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины), за согласование проектов актов отвечают заместители руководителя аппарата Совета министров согласно распределению функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях Управления делами отвечают их руководители.

5. Организация делопроизводства в Управлении делами возлагается на структурное подразделение Управления делами по вопросам делопроизводства.

6. Основным заданием структурного подразделения Управления делами по вопросам делопроизводства является установление в Управлении делами единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Управления делами. Структурное подразделение Управления делами по вопросам делопроизводства в соответствии с возложенными на него заданиями:

6.1. Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в Управлении делами и номенклатуру дел Управления делами;

6.2. Осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

6.3. Организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива Управления делами (далее - архив Управления делами);

6.4. Обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Управления делами требований настоящей Инструкции, регламента и национальных стандартов;

6.5. Принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в Управлении делами;

6.6. Проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Управления делами;

6.7. Участвует во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в Управлении делами;

6.8. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Управлении делами;

6.9. Обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

6.10. Проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

6.11. Организует сохранение документационного фонда Управления делами и пользование им;

6.12. Инициирует и участвует в организации повышения квалификации работников Управления делами по вопросам делопроизводства;

6.13. Удостоверяет печатью документы, подписанные руководством Совета министров и Управления делами.

7. Организация делопроизводства в структурных подразделениях Управления делами возлагается на уполномоченное лицо.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Общие требования к созданию документов

8. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

9. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, Положением об Управлении делами, положениями о структурных подразделениях Управления делами и должностными инструкциями.

10. В Управлении делами определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации о его деятельности.

По вопросам, которые представляют взаимный интерес и принадлежат к компетенции разных учреждений, могут создаваться общие документы.

11. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и тому подобное), предопределяется правовым статусом учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

12. Документ должен отвечать положениям актов органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым и быть направлен на выполнение Управлением делами возложенных на него заданий и функций.

13. Классы управленческой документации определяются согласно Государственному классификатору управленческой документации (далее - ГКУД).

Одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их расположения определяются ГСТУ 4163-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГСТУ 4163-2003).

14. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты, если это отвечает назначению документа или способу его отработки.

15. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов.

16. Управление делами осуществляет делопроизводство на русском языке.

17. Исходящая корреспонденция в адрес органов, предприятий, учреждений, организаций, расположенных за пределами Автономной Республики Крым, а также в адрес территориальных органов министерств, других центральных органов исполнительной власти, правоохранительных органов и иных органов центрального подчинения, расположенных на территории Автономной Республики Крым, составляется на украинском языке.

Документы, которые направляются иностранным адресатам, оформляются на украинском языке или языке государства-адресата, или одним из языков международного общения.

18. Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в приложении 1.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

Бланки документов

19. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (210 х 148 миллиметров). Разрешено использовать бланки формата A3 (297 х 420 миллиметров) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 миллиметров) - для резолюций (поручений).

Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 -правое;

20 - верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заглавия размещаются центрируемым (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удаленные от границ зоны размещения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны размещения реквизитов) способом.

20. В Управлении делами используют такие бланки документов:

бланк для писем (приложения 2 - 3);

бланк конкретного вида документа (приложения 4 - 10).

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц на год.

21. Управление делами разрабатывает бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, когда руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий, указанных в пункте 53 настоящей Инструкции.

22. Государственный Герб Украины и Герб Автономной Республики Крым на бланках размещаются в центре верхнего поля.

23. Бланки документов должны изготовляться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

Бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.

24. Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.

Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или иным способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.

Решение о необходимости учета бланков принимает заместитель Председателя Совета министров - руководитель аппарата Совета министров. Лица, которые персонально отвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются заместителем Председателя Совета министров -руководителем аппарата Совета министров.

25. Бланки выдаются органам исполнительной власти Автономной Республики Крым, структурным подразделениям Управления делами по вопросам делопроизводства. В случае подготовки по поручению Совета министров документов территориальными подразделениями центральных органов исполнительной власти, местными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления бланки могут быть выданы ответственному лицу, определенному этими органами. Ответственность за обеспечение, учет, хранение и правильное использование бланков несут руководители соответствующих органов, структурных подразделений Управления делами.

Бланки получают ответственные лица, назначенные распорядительным актом соответствующих органов, структурных подразделений Управления делами.

Бланки выдаются на основании письменной просьбы за подписью руководителя с указанием количества бланков под расписку в журнале.

Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственному лицу и уничтожаются, о чем в журнале делается соответствующая отметка.

26. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких учреждений, оформляются не на бланках.

Оформление реквизитов документов

27. Во время подготовки организационно-распорядительных документов работники Управления делами оформляют их с учетом требований ГСТУ 4163-2003.

Изображение Государственного Герба Украины

28. Изображение Государственного Герба Украины размещается на бланках документов в соответствии с Постановлением Верховной Рады Украины от 19 февраля 1992 года № 2137-XII "О Государственном гербе Украины", Герба Автономной Республики Крым - в соответствии с нормативно-правовыми актами Верховной Рады Автономной Республики Крым.

Изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной Республики Крым размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Размер изображения: высота 17 миллиметров, ширина - 12 миллиметров.

Коды

29. Код Управления делами проставляется согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ).

Указанный код может размещаться на бланках для писем после реквизита "Справочные данные об учреждении".

30. Код формы документа (при наличии) размещается согласно ГКУД выше названия вида документа.

Решение относительно необходимости фиксирования кода формы документа принимает заместитель Председателя Совета министров -руководитель аппарата Совета министров относительно каждого вида документа.

Наименование учреждения

31. Наименование учреждения - автора документа должно отвечать наименованию, указанному в Законе Украины "О Совете министров Автономной Республики Крым", Положении об Управлении делами соответственно. Сокращенное наименование учреждения употребляется в случае, когда оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения - полностью.

Справочные данные об учреждении

32. Справочные данные об учреждении содержат: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты и тому подобное. Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности - название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Название вида документа

33. Название видов документов (постановление, распоряжение, приказ и тому подобное) должно отвечать названиям, предусмотренным ГКУД.

Дата документа

34. Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата отмечается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится, например: 02.03.2011.

В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и документах, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 2 апреля 2011 года. Позволяется употреблять слово "год" в сокращенном варианте "г.", например: 3 июня 2012 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).

На документе, выданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая отвечает дате последней подписи.

Регистрационный индекс документов

35. Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время их регистрации.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами, которые применяются в Управлении делами, в частности индексами по номенклатуре дел.

Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Управлении делами.

Для входящих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который применяется в Управлении делами, например: 845/01-10, где 845 - порядковый номер, 01 - 10 - индекс дела по номенклатуре.

У исходящего документа регистрационный индекс может размещаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Управлении делами) и порядковый номер, например: 02-15/258, где 02 - 15 - индекс дела по номенклатуре, 258 - порядковый номер.

С целью различия групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/02-15 ДСК, где ДСК применяется для обозначения документов с грифом "Для службового користування".

Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для общих распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 -для общих писем.

Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка и вида документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный индекс и дату документа и располагается в пределах, указанных в ГСТУ 4163-2003 для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов - 73 миллиметра от начала первого реквизита, с продольным - 77 миллиметров.

Ссылка на регистрационный индекс и дату

36. Для исходящих документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания

37. Сведения о месте составления или издания отмечаются на всех документах, кроме писем. Указанные сведения оформляются в соответствии с административно-территориальным делением Украины.

Гриф ограничения доступа

38. Гриф ограничения доступа к документу ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляется в соответствии с соответствующими нормативными актами и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита "Адресат" или "Гриф утверждения".

Адресат

39. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:


Национальное агентство по вопросам государственной службы

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:


Государственная архивная служба Финансово-экономическое управление Начальнику управления Фамилия, инициалы (инициал имени)

В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:


Председателю Государственной таможенной службы Фамилия, инициалы (инициал имени)

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, отмечается обобщенное наименование адресатов, например:


Районным государственным администрациям в Автономной Республике Крым

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не проставляется. В случае направления документа более чем четырем адресатам составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит "Адресат" может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны отвечать Правилам предоставления услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 05 марта 2009 г. № 270 (Официальный вестник Украины, 2009 г., № 23, ст. 750). Полный адрес отмечается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:


Министерство юстиции Украины
ул. Городецкого, д. 13
г. Киев, 01001

В случае направления документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), потом почтовый адрес, например:


Гончарук Александр Сергеевич
ул. Сурикова, д. 3-а, кв. 1
г. Киев, 03178

В случае направления документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

Гриф утверждения документа

40. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), к полномочиям которого (которых) относится решение вопросов, приведенных в таком документе, или распорядительным документом учреждения. Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное) утверждаются распорядительным документом учреждения, которое выдало соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения (приложение 11).

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утвердило документ, даты утверждения. Например:


УТВЕРЖДАЮ
Председатель Совета министров
Автономной Республики Крым
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
Дата

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в именительном падеже с указанием его даты и номера. Например:


УТВЕРЖДЕНО
Приказ Управления делами
Совета министров Автономной Республики Крым
12 марта 2009 № 298

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Резолюция

41. Резолюция - это проставленная должностным лицом надпись на документе, которая содержит сжатое содержание принятого им решения относительно выполнения документа.

Резолюция состоит из таких элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является первое лицо, которому предоставляется право созвать других исполнителей и координировать их работу. Первым, как правило, указывается лицо, которое занимает высшую или равную должность.

На документах со сроками выполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита "Адресат" параллельно к основному тексту. Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенного для подшивки.

В случае, если документ подлежит возврату, определяется детальный порядок выполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может оформляться на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, которого она касается.

Заголовок к тексту документа

42. Заголовок к тексту документа должен содержать короткое изложение содержания документа и быть максимально сжатым. Заголовок формулируется работником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), позволяется продолжать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос "о чем?", "кого?", "чего?". Например, приказ (о чем?) о предоставлении отпуска; письмо (о чем?) об организации совещания; протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии; должностная инструкция (кого?) главного специалиста.

Без заголовка позволяется составлять короткие документы на бланках формата А5 (210 х 148 миллиметров), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

Отметка о контроле

43. Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его выполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается путем проставления буквы "К" или слова "Контроль" (от руки или с использованием штампа) на левом поле первой страницы документа на уровне заглавия к тексту.

В случае необходимости возвращения документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.

Текст документа

44. Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается сжато, грамотно, понятно и объективно. Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Во время составления документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде сплошного связного текста или анкеты или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логично согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется во время составления положений, порядков, правил, распорядительных документов и писем.

Сплошной связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вступительной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа, во второй (заключительной) части - выводы, предложения, решения, просьбы. В отдельных случаях документ может после вступительной части содержать мотивировочную часть, в которой обосновывается позиция учреждения.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее выданных документов, отмечаются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения - автора документа, дата, регистрационный номер, заглавие к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и тому подобное) разделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой, а подпункты - арабскими цифрами со скобкой.

В отдельных случаях разделы могут разделяться на главы, а также нумероваться римскими цифрами.

45. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному объему признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

46. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с большой буквы, подзаголовки - с маленькой буквы, если они представляют одно целое с заголовком, и с большой - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются лишь общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и следующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова "Продолжение приложения".

Отметки о наличии приложений

47. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

48. Приложения к документам могут быть таких видов:

- приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное);

- приложения, которые дополняют и/или поясняют содержание основного документа;

- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

49. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 40 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)".

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:


Приложение 5
к распоряжению Совета министров
Автономной Республики Крым
от 7 августа 2012 г. № 123

50. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и тому подобное) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:


Приложение
к приказу Управления делами
Совета министров
Автономной Республики Крым
20.04.2009 № 295

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: "согласно приложению", "(приложение)"; "в соответствии с приложением" или "(см. приложение)".

51. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения делается отметка: "Продолжение приложения", "Продолжение приложения 1".

В случае наличия нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и тому подобное. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к документам визируются работником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Приложения к актам Совета министров, Председателя Совета министров визируются руководителем органа, являющегося главным разработчиком проекта акта, на лицевой стороне последнего листа приложения.

Приложения нормативно-правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), которые утверждаются приказом Управления делами, актом Совета министров, Председателя Совета министров, подписываются заместителем Председателя Совета министров - руководителем аппарата Совета министров на лицевой стороне последнего листа приложения.

52. В случае, когда приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по такой форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например:

Приложения:

1. Справка о ходе выполнении поручения Кабинета Министров Украины на 5 л. в 1 экз.;


2. График погашения задолженности по заработной плате на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, который имеет приложения, отметка о наличии приложения оформляется по такой форме:

Приложение:

письмо Укргосархива от 20.09.2010 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.

В случае, когда документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

Приложение: согласно описи на 3 л.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по такой форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Подпись

53. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в Регламенте Совета министров, Положении об Управлении делами, иных актах Совета министров, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и тому подобное. В указанных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя и должностных лиц, которые уполномочены их подписывать.

Исходящая корреспонденция от имени Совета министров в адрес Президента Украины, Главы Администрации Президента Украины, Председателя Верховной Рады Украины, Премьер-министра Украины, Генерального прокурора Украины, Героев Советского Союза, Героев Социалистического труда, инвалидов Великой Отечественной войны направляется за подписью Председателя Совета министров, а в случае его отсутствия - за подписью должностного лица, выполняющего полномочия Председателя Совета министров в соответствии с пунктом 9 Регламента на бланке Совета министров, указанном в приложении 2.

Иная исходящая корреспонденция от имени Совета министров направляется за подписью первого заместителя Председателя Совета министров, заместителя Председателя Совета министров, заместителя Председателя Совета министров - руководителя аппарата Совета министров в соответствии с курируемыми ими сферами управления согласно распределению функциональных обязанностей на бланке Совета министров.

Исходящая корреспонденция от имени Совета министров в адрес предприятий, учреждений, организаций направляется за подписью Председателя Совета министров по его указанию.

Для внутренней переписки заместители Председателя Совета министров, заместитель Председателя Совета министров - руководитель аппарата Совета министров используют бланки, указанные соответственно в приложениях 9, 3.

54. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала имени и фамилии, например:

Министр финансов

подпись

инициал имени, фамилия

или

Министр

подпись

инициал имени, фамилия

55. В случае направления документа одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры.

В случае направления документа одновременно нескольким подчиненным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Управления делами, а на места рассылаются заверенные структурным подразделением Управления делами по вопросам делопроизводства его копии.

56. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и тому подобное), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.

Например:

Заместитель Председателя
Совета министров
Автономной Республики Крым -
руководитель аппарата
Совета министров
Автономной Республики Крым

подпись

инициал имени, фамилия

Начальник управления финансов
и бухгалтерского учета
Управления делами Совета министров
Автономной Республики Крым

подпись

инициал имени, фамилия

В случае подписания общего документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

Председатель Совета министров
Автономной Республики Крым

Председатель Верховной Рады
Автономной Республики Крым

подпись, инициал имени, фамилия
оттиск гербовой печати

подпись, инициал имени, фамилия
оттиск гербовой печати

57. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, например:

Председатель комиссии

подпись

инициал имени, фамилия

Секретарь комиссии

подпись

инициал имени, фамилия

58. В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициал имени, которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициал имени, фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог "За" или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов "Исполняющий обязанности" или "И. о." осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

59. Заверение электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи согласно законодательству.

60. Факсимильное воссоздание подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается.

Визы и гриф согласования

61. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

62. Согласование может осуществляться как в Управлении делами должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

63. Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

64. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в учреждении.

В случаях, предусмотренных актами Совета министров, приказами Управления делами, виза проставляется в определенном ими порядке.

65. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

О наличии замечаний обязательно сообщают лицу, которое подписывает документ.

66. Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяется актами Совета министров, приказами Управления делами или определяется работником, который создает документ, исходя из его содержания.

67. Исходящая корреспонденция до представления ее на подпись Председателю Совета министров визируется:

1) руководителем органа исполнительной власти Автономной Республики Крым, структурного подразделения Управления делами, являющегося главным исполнителем документа;

2) Министерством финансов Автономной Республики Крым, если в проекте документа затрагиваются финансовые вопросы;

3) Министерством экономического развития и торговли Автономной Республики Крым, если в проекте документа затрагиваются экономические вопросы;

4) органами исполнительной власти Автономной Республики Крым, к компетенции которых относится решение затронутых в проекте документа вопросов;

  Пошук Знайти слова на сторiнцi:     
* тiльки українськi (або рос.) лiтери, мiнiмальна довжина слова 3 символи...

Страницы:  [ 1 ]  2  3  4
следующая страница »