Документ rb0545001-05, текущая редакция — Принятие от 23.11.2005

                    П О С Т А Н О В Л Е Н И Е 
СОВЕТА МИНИСТРОВ
АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
О внесении изменений в постановление
Совета министров Автономной Республики
Крым от 23 сентября 1998 года N 295
"О Регламенте работы Совета министров
Автономной Республики Крым"

Совет министров Автономной Республики Крым
п о с т а н о в л я е т:
1. Внести изменения в постановление Совета министров
Автономной Республики Крым от 23 сентября 1998 года N 295
( rb0295001-98 ) "О Регламенте работы Совета министров Автономной
Республики Крым", изложив приложения 1, 2 в новой редакции
(прилагаются).
2. Признать утратившими силу:
постановление Совета министров Автономной Республики Крым от
26 сентября 2000 года N 322 ( rb0322001-00 ) "О внесении изменений
в постановление Совета министров Автономной Республики Крым от
23.09.98 г. N 295";
постановление Совета министров Автономной Республики Крым от
13 февраля 2001 года N 44 ( rb0044001-01 ) "О внесении изменений в
постановление Совета министров Автономной Республики Крым от
23.09.98 N 295";
постановление Совета министров Автономной Республики Крым от
13 августа 2002 года N 332 ( rb0332001-02 ) "О внесении изменений
и дополнений в Регламент работы Совета министров Автономной
Республики Крым";
постановление Совета министров Автономной Республики Крым от
25 мая 2004 года N 241 ( rb0241001-04 ) "О внесении изменений в
постановление Совета министров Автономной Республики Крым от 23
сентября 1998 года N 295";
пункты 11-25 постановления Совета министров Автономной
Республики Крым от 21 декабря 2004 года N 652 ( rb0652001-04 ) "О
внесении изменений и дополнений в Регламент работы Совета
министров Автономной Республики Крым".

Председатель Совета министров
Автономной Республики Крым А.БУРДЮГОВ
Министр Совета министров
Автономной Республики Крым В.ГАНЫШ
г. Симферополь, 23 ноября 2005 года
N 545

Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Совета министров
Автономной Республики Крым
от 23 сентября 1998 года N 295
( rb0295001-98 )
(в редакции постановления
Совета министров
Автономной Республики Крым
от 23 ноября 2005 года N 545)
РЕГЛАМЕНТ
Совета министров Автономной Республики Крым

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Регламент Совета министров Автономной Республики Крым
(далее - Регламент) устанавливает порядок организации деятельности
Совета министров Автономной Республики Крым (далее - Совета
министров), связанной с реализацией его полномочий.
2. Совет министров в пределах своих полномочий организует
исполнение законов Украины, указов, распоряжений, поручений (далее
- актов и поручений) Президента Украины, постановлений,
распоряжений, поручений (далее актов и поручений) Кабинета
Министров Украины, нормативно-правовых актов Верховной Рады
Автономной Республики Крым, собственных постановлений,
распоряжений, а также поручений Председателя Совета министров
(далее - актов и поручений), осуществляет контроль за их
своевременным и полным выполнением органами исполнительной власти
и органами местного самоуправления в части делегированных
полномочий органов исполнительной власти на территории Автономной
Республики Крым, принимает меры по устранению нарушений
законодательства Украины, обеспечивает комплексное
социально-экономическое развитие Автономной Республики Крым;
обеспечивает на территории Автономной Республики Крым защиту прав
и законных интересов граждан; обеспечивает сочетание
централизованного решения вопросов управления с развитием
инициативы органов местного самоуправления, коллегиального
рассмотрения и решения вопросов Советом министров с персональной
ответственностью членов Совета министров за проведение в жизнь
принятых ими решений и состояние дел на порученных участках работы
в сфере, отнесенной к их компетенции; выявляет и использует при
решении соответствующих вопросов предложения государственных
органов, органов власти Автономной Республики Крым, общественных
организаций, трудовых коллективов и граждан; информирует население
о своей работе и о принятых решениях.
3. Совет министров на основании и во исполнение Конституции
Украины ( 254к/96-ВР ), законов Украины, актов и поручений
Президента Украины и Кабинета Министров Украины, решений Верховной
Рады Автономной Республики Крым издает постановления и
распоряжения, обязательные для исполнения.
4. Председатель Совета министров издает поручения,
обязательные для исполнения.
5. Акты, имеющие нормативно-правовой характер, издаются в
форме постановлений Совета министров.
6. Акты по организационно-распорядительным и другим вопросам,
которые не носят нормативно-правовой характер, издаются в форме
распоряжений. Распоряжения не могут отменять, а также вносить
изменения или дополнения в постановления Совета министров.
7. На очередном заседании Совета министров Министр Совета
министров информирует о распоряжениях и поручениях, принятых в
период между заседаниями.
8. Порядок принятия постановлений, распоряжений и поручений
Председателя Совета министров устанавливается законодательством
Украины, постановлениями Совета министров, настоящим Регламентом.
9. Совет министров возглавляет Председатель Совета министров.
Председатель Совета министров представляет Совет министров в
отношениях с Президентом Украины, Верховной Радой Украины,
Кабинетом Министров Украины, центральными и местными органами
исполнительной власти, органами местного самоуправления Украины,
Верховной Радой Автономной Республики Крым, предприятиями,
учреждениями, организациями, гражданами, их объединениями,
должностными лицами, органами власти других государств, их
регионов, объединений граждан, предприятий, учреждений,
организаций, международными организациями.
10. Для оперативного управления отраслями хозяйственного,
социально-культурного значения Председатель Совета министров
распределяет обязанности между первыми заместителями,
заместителями Председателя Совета министров и Министром Совета
министров, которые в соответствии с распределением функциональных
обязанностей и в пределах полномочий, предоставленных Совету
министров законодательством Украины, координируют работу органов
исполнительной власти Автономной Республики Крым, районных
государственных администраций в Автономной Республике Крым,
органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и
организаций, расположенных на территории Автономной Республики
Крым, организуют выполнение актов и поручений вышестоящих органов
государственной власти и управления, актов Совета министров и
Верховной Рады Автономной Республики Крым, поручений Председателя
Совета министров.
11. Исходящая документация Совета министров подписывается
Председателем Совета министров, а в его отсутствие - одним из его
первых заместителей в соответствии с функциональными обязанностями
и поручениями Председателя Совета министров.
12. Организационное, правовое, информационно-аналитическое
обеспечение, вопросы кадров, контроля за выполнением документов,
финансово-хозяйственное, материально-техническое обеспечение
деятельности Совета министров находится в компетенции Управления
делами Совета министров (далее - Управление делами).
II. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВЕТА МИНИСТРОВ
Перспективное и текущее планирование
13. Деятельность Совета министров осуществляется на основе
перспективных и текущих планов.
14. Работа Совета министров, органов исполнительной власти
Автономной Республики Крым, а также членов Совета министров,
руководителей органов исполнительной власти Автономной Республики
Крым организуется в соответствии с планами на определенный период.
15. Запланированные мероприятия, как правило, проводятся в
установленные дни недели.
16. План работы Совета министров разрабатывается на
календарный год и квартал и утверждается Советом министров.
17. Работа членов Совета министров, руководителей органов
исполнительной власти Автономной Республики Крым планируется на
основе ежемесячных основных организационных мероприятий,
проводимых органами исполнительной власти Автономной Республики
Крым и органами местного самоуправления, предусматривающих их
участие в заседаниях Совета министров,
консультативно-совещательных органов, образуемых Советом
министров, участие в заседаниях Верховной Рады Автономной
Республики Крым, селекторных совещаниях, в заседаниях районных
государственных администраций в Автономной Республике Крым,
органов местного самоуправления, а также в других мероприятиях.
18. Выезд в командировки, в том числе зарубежные, членов
Совета министров осуществляется по согласованию с Председателем
Совета министров, а руководителей органов исполнительной власти
Автономной Республики Крым, не являющихся членами Совета министров
- по согласованию с первыми заместителями (заместителями)
Председателя Совета министров (в соответствии с распределением
должностных обязанностей).
Организация работы членов Совета министров,
руководителей органов исполнительной власти
Автономной Республики Крым
19. Работой Совета министров руководит Председатель Совета
министров.
20. Председатель Совета министров:
- направляет и координирует деятельность первых заместителей
Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета
министров, Министра Совета министров, руководителей органов
исполнительной власти Автономной Республики Крым;
- ведет заседания Совета министров, обеспечивает
коллегиальность при рассмотрении вопросов.
21. В отсутствие Председателя Совета министров работу Совета
министров по поручению Председателя Совета министров организует
один из его первых заместителей.
22. Председатель Совета министров еженедельно проводит
совещания с первыми заместителями Председателя Совета министров и
заместителями Председателя Совета министров, на которых
рассматривает состояние выполнения программ и планов, принимает
решения по оперативным вопросам и согласовывает проведение членами
Совета министров мероприятий на текущий период.
23. Председатель Совета министров несет персональную
ответственность за выполнение на территории Автономной Республики
Крым актов и поручений Президента Украины, координирует
деятельность управления контроля Управления делами.
24. Председатель Совета министров, первые заместители,
заместители Председателя Совета министров и Министр Совета
министров обеспечивают выполнение возложенных на них заданий в
соответствии с распределением функциональных обязанностей.
25. Первые заместители, заместители Председателя Совета
министров и Министр Совета министров в соответствии с
распределением обязанностей рассматривают конкретные вопросы
основных направлений деятельности Совета министров, координируют
работу органов исполнительной власти Автономной Республики Крым,
дают им поручения, контролируют их деятельность, участвуют при
необходимости в заседаниях коллегий этих органов, а также в работе
ассоциаций регионального взаимодействия.
26. Члены Совета министров, руководители органов
исполнительной власти Автономной Республики Крым принимают участие
в подготовке решений Совета министров, обеспечивают их выполнение,
руководят работой соответствующих ведомств.
27. Члены Совета министров, руководители органов
исполнительной власти Автономной Республики Крым не могут
действовать вопреки официальной позиции Совета министров.
Организация работы органов,
образуемых Советом министров
28. Совет министров для обеспечения эффективной реализации
своих полномочий, координации действий органов исполнительной
власти Автономной Республики Крым, районных государственных
администраций в Автономной Республике Крым может образовывать
постоянные и временные консультативно-совещательные органы
(координационные комитеты, комиссии, рабочие группы и т.д.).
29. В состав консультативно-совещательных органов в
зависимости от возложенных на них задач по рассмотрению вопросов,
находящихся в ведении Автономной Республики Крым,
административно-территориальных единиц Автономной Республики Крым
или в их совместном ведении, включаются представители
соответствующих органов местного самоуправления Автономной
Республики Крым. В состав рабочих органов могут включаться также
(с согласия) представители иных органов государственной власти,
представители постоянных комиссий Верховной Рады Автономной
Республики Крым, субъектов хозяйственной деятельности,
общественных объединений, ученые и общественные деятели.
30. Сфера деятельности и полномочия постоянных и временных
консультативно-совещательных органов, а также порядок организации
их работы определяется решениями Совета министров об их
образовании или положениями о них.
31. Решения консультативно-совещательных органов носят
рекомендательный характер, оформляются протоколами. Оформление и
рассылка протоколов (выписок из них) осуществляется
консультативно-совещательными органами самостоятельно.
Планирование заседаний Совета министров
32. Вопросы для рассмотрения на заседаниях Совета министров
определяются исходя из полномочий Совета министров, в соответствии
с законами Украины, актами и поручениями Президента Украины,
актами и поручениями Кабинета Министров Украины, актами Верховной
Рады Автономной Республики Крым и Совета министров, поручениями
Председателя Совета министров.
33. Во исполнение государственных программ Украины, программ
действий Кабинета Министров Украины, комплексных и отраслевых
республиканских программ социально-экономического развития
Автономной Республики Крым управлением по организационным вопросам
Управления делами на основании предложений органов исполнительной
власти Автономной Республики Крым, районных государственных
администраций в Автономной Республике Крым и органов местного
самоуправления, согласованных и завизированных первыми
заместителями или заместителями Председателя Совета министров,
согласно распределению функциональных обязанностей,
разрабатываются квартальные планы заседаний Совета министров не
позднее, чем за месяц до планируемого периода, и на предпоследнем
заседании Совета министров в текущем квартале вносятся Министром
Совета министров на утверждение Совету министров.
34. Утвержденный план заседаний Совета министров исполняется
органами исполнительной власти Автономной Республики Крым.
35. Слушание вопроса может быть перенесено (как исключение и
по объективным причинам) только с разрешения Председателя Совета
министров или Министра Совета министров.
36. План заседаний Совета министров состоит из следующих
разделов:
- перечень основных вопросов;
- перечень проектов нормативно-правовых актов, вносимых на
рассмотрение Верховной Рады Автономной Республики Крым;
- перечень вопросов, рассматриваемых в порядке контроля.
37. В плане заседаний Совета министров указываются сроки
представления и рассмотрения проектов, лица, ответственные за
подготовку материалов, и докладчики по вопросу.
38. Утвержденный план заседаний Совета министров направляется
до 25-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду:
- в Президиум Верховной Рады Автономной Республики Крым,
Председателю Совета министров, первым заместителям и заместителям
Председателя Совета министров, Министру Совета министров,
Постоянному Представителю Президента Украины в Автономной
Республике Крым, Секретариату Президента Украины, Кабинету
Министров Украины, органам исполнительной власти Автономной
Республики Крым, структурным подразделениям Управления делами,
Главному управлению юстиции Министерства юстиции Украины в
Автономной Республике Крым, Прокуратуре Автономной Республики Крым
соответствующим территориальным подразделениям центральных органов
исполнительной власти в Автономной Республике Крым - при включении
в план заседаний Совета министров вопросов, рассмотрение и
согласование которых входит в полномочия этих органов;
- исполнительным комитетам городских советов, районным
государственным администрациям в Автономной Республике Крым, а
также исполнителям, указанным в плане.
39. В конце каждого заседания Совета министров Министр Совета
министров информирует членов Совета министров о вопросах, которые
запланированы к рассмотрению на следующем заседании Совета
министров.
40. Общий контроль за рассмотрением вопросов, внесенных в
план заседаний Совета министров, возлагается на Министра Совета
министров. При утверждении очередного плана Министр Совета
министров информирует Совет министров о выполнении плана работы за
истекший период.
III. РЕАЛИЗАЦИЯ ПОЛНОМОЧИЙ СОВЕТА МИНИСТРОВ
В ОТНОШЕНИЯХ С ВЕРХОВНОЙ РАДОЙ
АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
Общие положения
41. Совет министров подотчетен, подконтролен и ответственен
перед Верховной Радой Автономной Республики Крым.
42. Порядок и сроки отчетов Председателя Совета министров,
первых заместителей и заместителей Председателя Совета министров,
министров, председателей республиканских комитетов, руководителей
органов исполнительной власти Совета министров перед Верховной
Радой Автономной Республики Крым соответственно о деятельности
Совета министров в целом, по отдельным направлениям, о работе
министерств и республиканских комитетов, органов исполнительной
власти Совета министров предусмотрены Конституцией Автономной
Республики Крым ( rb239k002-98 ) и Регламентом Верховной Рады
Автономной Республики Крым, утвержденным постановлением Верховной
Рады Автономной Республики Крым от 30 июня 1998 года N 109-II
( rb109p002-98 ) (далее Регламент Верховной Рады Автономной
Республики Крым).
43. Члены Совета министров обязаны по приглашению Верховной
Рады Автономной Республики Крым, полученному не позже чем за
5 дней до ее заседания, присутствовать на заседаниях Верховной
Рады Автономной Республики Крым и отвечать на вопросы депутатов в
порядке, определенном Регламентом Верховной Рады Автономной
Республики Крым ( rb109p002-98 ).
44. Приглашенный на заседание член Совета министров
информирует об этом Председателя Совета министров и (или) первого
заместителя, заместителя Председателя Совета министров (в
соответствии с распределением функциональных обязанностей).
45. В случае невозможности присутствия на заседании Верховной
Рады Автономной Республики Крым, член Совета министров
заблаговременно уведомляет Верховную Раду Автономной Республики
Крым о причине своего отсутствия с указанием должностного лица,
которое может прибыть на заседание и ответить на вопросы (уведомив
об этом Председателя Совета министров или Первого заместителя,
(заместителя) Председателя Совета министров - в соответствии с
распределением функциональных обязанностей).
Порядок участия Совета министров
в деятельности Верховной Рады
Автономной Республики Крым
46. Члены Совета министров имеют право присутствовать как на
открытом, так и на закрытом заседании Верховной Рады Автономной
Республики Крым, по приглашению Председателя Верховной Рады
Автономной Республики Крым - на заседаниях Президиума Верховной
Рады Автономной Республики Крым, а также по приглашению
председателя постоянной комиссии Верховной Рады Автономной
Республики Крым - заседаниях постоянных комиссий.
47. Председатель Совета министров или лицо, исполняющее его
обязанности, могут выступать на заседаниях Верховной Рады
Автономной Республики Крым в любое время, остальные члены Совета
министров имеют право выступить на заседании Верховной Рады
Автономной Республики Крым по ее решению, принятому большинством
голосов депутатов от их общего состава.
Порядок внесения Советом министров
проектов нормативно-правовых актов Верховной
Рады Автономной Республики Крым
48. Внесение Советом министров проектов постановлений и
решений Верховной Рады Автономной Республики Крым осуществляется в
порядке, определяемом Регламентом Верховной Рады Автономной
Республики Крым, Положением о порядке работы с проектами
нормативно-правовых и иных актов, представляемыми на рассмотрение
Верховной Рады Автономной Республики Крым, и проектами решений ее
Президиума, утвержденным постановлением Верховной Рады Автономной
Республики Крым от 22.10.2003 г. N 715-3/03 ( rb0715002-03 ).
Порядок подготовки заключений к проектам
нормативно-правовых и иных актов Верховной
Рады Автономной Республики Крым
49. Заключения к проектам нормативно-правовых и иных актов
Верховной Рады Автономной Республики Крым (далее проекты) об их
соответствии законодательству Украины, нормативно-правовым актам
Верховной Рады Автономной Республики Крым готовятся
соответствующими органами исполнительной власти Автономной
Республики Крым, в компетенцию которых входит рассматриваемый
вопрос, и передаются Главному юридическому управлению Управления
делами для обобщения поступивших замечаний и визирования проекта
заключения Совета министров.
50. Заключения (замечания) к проектам, подготовленные
органами исполнительной власти Автономной Республики Крым,
направляются в Главное юридическое управление Управления делами не
позже, чем за 3 дня до указанного руководством Верховной Рады
Автономной Республики Крым срока подготовки заключений.
51. Главное юридическое управление Управления делами передает
обобщенные проекты заключений к проектам на подпись Председателю
Совета министров не позднее, чем за 2 дня до указанного
руководством Верховной Рады Автономной Республики Крым срока
подготовки заключений.
52. Министерство финансов Автономной Республики Крым готовит
за подписью Председателя Совета министров заключения и предложения
к проектам, касающимся вопросов формирования бюджета Автономной
Республики Крым и использования бюджетных средств.
Порядок рассмотрения Советом министров
запросов и обращений депутатов Верховной
Рады Автономной Республики Крым
53. Ответ на запрос или обращение депутата Верховной Рады
Автономной Республики Крым к Совету министров, Председателю Совета
министров или его первым заместителям и заместителям дается
Председателем Совета министров или его первыми заместителями и
заместителями в письменной форме.
54. Подготовка ответа на запрос или обращение депутата
Верховной Рады Автономной Республики Крым к Совету министров,
Председателю Совета министров или его первым заместителям и
заместителям поручается органу или должностному лицу, к ведению
которого относится поставленный вопрос.
55. Ответ на запрос депутата Верховной Рады Автономной
Республики Крым направляется не позднее, чем через 15 дней со дня
получения запроса или в иной, установленный Верховной Радой
Автономной Республики Крым, срок.
56. Ответ на обращение депутата Верховной Рады Автономной
Республики Крым направляется не позднее, чем через 10 дней с
момента получения.
57. Если обращение не может быть рассмотрено в 10-дневный
срок по объективным причинам, депутата уведомляют об этом
официальным письмом с изложением мотивов продления срока
рассмотрения, который не должен превышать 30 дней с момента его
получения.
58. Обращения постоянных комиссий Верховной Рады Автономной
Республики Крым по вопросам своего ведения к членам Совета
министров и руководителям органов исполнительной власти Автономной
Республики Крым, поступившие в Совет министров, направляются для
ответа органу или должностному лицу, к ведению которого относится
поставленный вопрос. О результатах рассмотрения обращений
сообщается в соответствующую комиссию не позднее, чем через 15
дней со дня получения обращения.
59. Копия ответа направляется в постоянную комиссию Верховной
Рады Автономной Республики Крым и Совет министров.
IV. ОТНОШЕНИЯ СОВЕТА МИНИСТРОВ
С ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И
РАЙОННЫМИ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АДМИНИСТРАЦИЯМИ В
АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКЕ КРЫМ
60. Отношения Совета министров с органами местного
самоуправления и районными государственными администрациями в
Автономной Республике Крым строятся в соответствии с Конституцией
Украины ( 254к/96-ВР ), Конституцией Автономной Республики Крым
( rb239k002-98 ), законами Украины "О местном самоуправлении в
Украине" ( 280/97-ВР ) и "О местных государственных
администрациях" ( 586-14 ), а также другими актами
законодательства.
61. Совет министров контролирует выполнение органами местного
самоуправления делегированных полномочий органов исполнительной
власти в порядке, установленном постановлением Кабинета Министров
Украины от 09.03.1999 г. N 339 ( 339-99-п ) "Об утверждении
Порядка контроля за осуществлением органами местного
самоуправления делегированных полномочий органов исполнительной
власти".
62. Совет министров в порядке осуществления контроля за
деятельностью районных государственных администраций в Автономной
Республике Крым проверяет акты районных государственных
администраций на предмет их соответствия Конституции Украины
( 254к/96-ВР ), Конституции Автономной Республики Крым
( rb239k002-98 ), законам Украины, актам Президента Украины и
Кабинета Министров Украины.
63. С целью осуществления данного контроля районные
государственные администрации ежемесячно направляют в управление
по организационным вопросам Управления делами копии распоряжений,
принятых за предыдущий месяц.
64. Совет министров в пределах своей компетенции имеет право
отменять распоряжения председателей районных государственных
администраций, принятые по вопросам выполнения государственных
функций и полномочий, если данные акты приняты с нарушением
Конституции Украины ( 254к/96-ВР ), законов Украины, актов
Президента Украины и Кабинета Министров Украины.
65. По результатам работы районных государственных
администраций Совет министров может применять меры поощрения к
должностным лицам соответствующих районных государственных
администраций.
V. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
И РАССМОТРЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И
РАСПОРЯЖЕНИЙ СОВЕТА МИНИСТРОВ,
ИНЫХ АКТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
66. Решения Совета министров, которые имеют
нормативно-правовой характер, оформляются постановлениями.
67. Решения Совета министров по
организационно-распорядительным и другим вопросам, которые не
имеют нормативно-правового характера, оформляются распоряжениями.
68. Проекты постановлений Совета министров, распоряжений
Совета министров (далее - проекты решений) вносятся членами Совета
министров.
69. Лица, не являющиеся членами Совета министров, граждане и
организации направляют первым заместителем, заместителям
Председателя Совета министров, курирующим соответствующие вопросы,
предложения о принятии проектов постановлений или распоряжений для
предварительного их рассмотрения и принятия решения.
70. Проекты решений, которые носят регуляторный характер,
готовятся с соблюдением процедуры, предусмотренной Законом Украины
"Об основах государственной регуляторной политики в сфере
хозяйственной деятельности" ( 1160-15 ).
Структура, требования к изложению и оформлению
проектов постановлений и распоряжений
71. Постановление Совета министров состоит из таких
структурных элементов:
- название;
- преамбула;
- постановляющая часть;
- приложения (в случае необходимости);
- подписи;
- реквизиты: номер и дата принятия.
72. Распоряжение Совета министров состоит из таких
структурных элементов:
- название;
- преамбула (при необходимости);
- распорядительная часть,
- приложения (при необходимости);
- подпись;
- реквизиты: номер и дата принятия.
73. Название постановления (распоряжения) должно быть
лаконичным и отображать его основное содержание.
74. Преамбула постановления заканчивается словами: "Совет
министров Автономной Республики Крым постановляет:".
75. В преамбуле указывается цель принятия постановления,
ссылки на акты законодательства, во исполнение которых оно
принимается и т.д.
76. Общие требования к составлению проектов постановлений и
распоряжений Совета министров устанавливаются Методическими
рекомендациями по разработке документов.
77. К проектам должны прилагаться:
- пояснительная записка с необходимыми приложениями;
- справка к проекту постановления (распоряжения) Совета
министров с обязательным указанием фамилий, инициалов и занимаемых
должностей докладчиков и содокладчиков, даты согласования проекта
или замечаний по нему органами власти указанными подпункте 3
пункта 84 настоящего Регламента;
- список приглашенных на заседание Совета министров с
указанием фамилии, имени, отчества, должности и времени,
необходимого для обсуждения вопроса (для проектов постановлений);
- расчет рассылки, подписанный руководителем организации,
учреждения - (головного исполнителя проекта);
- предложения, замечания, дополнения в письменном виде (при
их наличии).
К проектам решений, которые носят регуляторный характер,
должны прилагаться:
- информация о включении данного проекта в ежегодный план;
- анализ регуляторного влияния по проекту регуляторного акта
(вместо пояснительной записки);
- информация об обнародовании проекта регуляторного акта и
анализ его регуляторного влияния;
- информация о замечаниях и предложениях, поступивших от
физических и юридических лиц, их объединений к проекту
обнародованного регуляторного акта.
К проектам постановлений (решений) Верховной Рады Автономной
Республики Крым, которые вносятся на рассмотрение Верховной Рады
Автономной Республики Крым Советом министров должны прилагаться:
- проект выписки из протокола заседания Совета министров
(порядок согласования аналогичный порядку согласования проекта
постановления Совета министров);
- проект постановления, решения Верховной Рады Автономной
Республики Крым (оформляется в соответствии с Положением о порядке
работы с проектами нормативно-правовых актов, представляемыми на
рассмотрение Верховной Рады Автономной Республики Крым, и
проектами решений ее Президиума, утвержденным постановлением
Верховной Рады Автономной Республики Крым от 22 октября 2003 года
N 715-3/03 ( rb0715002-03 );
- пояснительная записка за подписью Председателя Совета
министров;
- пояснительная записка за подписью головного исполнителя
проекта;
- сопроводительное письмо в адрес Президиума Верховной Рады
Автономной Республики Крым за подписью Председателя Совета
министров;
- заключение Главного юридического управления юстиции
Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым (при
отсутствии замечаний - виза на справке согласования к проекту).
78. Проекты решений должны:
- готовиться на основе всестороннего изучения вопроса;
- учитывать прежние нормативные акты по данному вопросу,
содержать в необходимых случаях предложения по их изменению или
отмене, ссылки на нормативные акты с указанием даты, номера и
полного наименования документа;
- указывать средства, методы, реальные сроки исполнения;
- наименования организаций-исполнителей с указанием их
руководителей в именительном падеже;
- быть тщательно отредактированы и напечатаны на
соответствующих бланках установленного образца с обязательным
приложением дискеты;
- быть предельно краткими и иметь заголовок;
- указывать должностное лицо (первого заместителя
Председателя Совета министров, заместителя Председателя Совета
министров, Министра Совета министров), курирующего отрасль или
регион согласно распределению функциональных обязанностей, на
которое возлагается контроль за выполнением решения;
- тексты проектов должны состоять из констатирующей и
постановляющей (распорядительной) частей;
- оформляться только с использование шрифта Times New Roman
размером 12-14.
79. Проекты решений, не отвечающие указанным выше
требованиям, возвращаются головному исполнителю проекта на любой
стадии согласования проекта.
80. Поручение Председателя Совета министров состоит из таких
структурных элементов:
- распорядительная часть с указанием исполнителей по каждому
пункту;
- подпись;
- реквизиты: номер и дата принятия;
- данные о должностном лице, которое подготовило текст
проекта поручения (фамилия, телефон, наименование органа).
Стадии подготовки проектов решений
Совета министров
81. Орган исполнительной власти Автономной Республики Крым,
осуществляющий подготовку проекта решения, а также проекта
поручения Председателя Совета министров является головным
исполнителем проекта.
82. Персональная ответственность за качество и
своевременность подготовки материалов и проектов решений, а также
поручений, достоверность справок по обсуждаемым вопросам
возлагается на руководителя органа, определенного головным
исполнителем проекта, и лиц, визирующих проекты в пределах
компетенции и должностных обязанностей. Проект должен быть
тщательно отредактирован и отпечатан на бланке установленного
образца.
83. При подготовке материалов по вопросам, включенным в
повестку дня заседания Совета министров, и проектов решений по ним
головной исполнитель согласовывает, организует и направляет работу
других исполнителей и лиц, привлеченных к подготовке материалов, и
при необходимости осуществляет проверки на местах.
84. Отредактированный и отпечатанный на бланке установленного
образца проект визируется:
1) юридической службой головного исполнителя - на оборотной
стороне каждого листа проекта;
2) руководителем органа, определенного головным исполнителем
- непосредственно на проекте и приложении к нему (в случае его
наличия);
3) органами исполнительной власти - на справке, прилагаемой к
проекту:
- Министерством финансов Автономной Республики Крым и
Министерством экономики Автономной Республики Крым, если проекты и
материалы к ним влекут за собой расходование финансовых или
материальных средств, а также включающие вопросы инвестиционной,
инновационной и предпринимательской деятельности;
- Фондом имущества Автономной Республики Крым, если проекты
касаются решения вопросов приватизации, управления имуществом,
принадлежащим Автономной Республике Крым, в том числе создания,
реорганизации, ликвидации предприятий, учреждений, организаций;
- Территориальным отделением Антимонопольного комитета
Украины в Автономной Республике Крым - по соответствующим
вопросам, предусмотренным антимонопольным законодательством
Украины;
- Государственной инспекцией по контролю за ценами в
Автономной Республике Крым - по вопросам, касающимся формирования,
установления, применения цен и тарифов;
- Представительством Государственного комитета Украины по
вопросам регуляторной политики и предпринимательства в Автономной
Республике Крым, если проект решения носит регуляторный характер;
- иными органами исполнительной власти и ведомствами,
указанными в тексте проекта;
4) проекты решений по кадровым вопросам - заместителем
Министра Совета министров - начальником Главного управления
кадровой политики и государственной службы - непосредственно на
проекте решения;
5) Главным юридическим управлением Управления делами - на
справке, прилагаемой к проекту, а начальником управления -
непосредственно на проекте решения;
6) консультантом-корректором отдела протокола, подготовки
постановлений и распоряжений Совета министров управления по
делопроизводству Управления делами- на оборотной стороне каждого
листа проекта;
7) помощниками первых заместителей и заместителей
Председателя Совета министров, в ведении которых находится
решение, включенных в проекты вопросов, - на справке, прилагаемой
к проекту;
8) первым заместителем и заместителем Председателя Совета
министров, в ведении которого находится вопрос, непосредственно на
проекте постановления (распоряжения).
85. Проекты постановлений (решений) Верховной Рады Автономной
Республики Крым, которые вносятся на рассмотрение Верховной Рады
Советом министров, дополнительно визируются в Главном управлении
юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым.
86. Органы, должностные лица, указанные в пункте 84, обязаны
в течение 2-х дней рассмотреть проекты, поступившие на
согласование от головных исполнителей (в отдельных случаях - в
день поступления), завизировать их или подготовить мотивированное
заключение.
87. Порядок оформления приложений определяется Инструкцией по
делопроизводству в Управлении делами Совета министров,
утвержденной постановлением Совета министров от 23.09.98 г. N 295
( rb0295001-98 ).
88. Проект выписки из протокола заседания Совета министров
вносится, согласовывается (визируется) в порядке, установленном
для проектов постановлений и распоряжений.
89. Проекты поручений Председателя Совета министров
визируются головным исполнителем, Главным юридическим управлением
Управления делами и консультантом-корректором отдела протокола,
подготовки постановлений и распоряжений Совета министров
управления по делопроизводству Управления делами.
90. Для организации подготовки материалов и проектов решений
по вопросам комплексного, межотраслевого характера, требующих
привлечения большого количества заинтересованных органов,
учреждений и организаций, по предложению головного исполнителя
могут образовываться комиссии, состав которых утверждается Советом
министров или Председателем Совета министров.
91. Члены Совета министров, присутствующие на заседании
Совета министров, должностные лица органов исполнительной власти
Автономной Республики Крым, руководители территориальных
подразделений центральных органов исполнительной власти Украины в
Автономной Республике Крым (по вопросам, входящим в их
компетенцию), содокладчики по представленному проекту могут
вносить свои предложения, замечания, дополнения по
рассматриваемому вопросу непосредственно на заседании Совета
министров в ходе обсуждения проекта, а также в письменном виде на
стадии подготовки головным разработчиком проекта и ознакомления с
ним.
92. Предложения, замечания, дополнения, поданные в письменном
виде прилагаются к проеку.
93. Головным исполнителем проектов решений по земельным
вопросам является исключительно Республиканский комитет Автономной
Республики Крым по земельным ресурсам.
94. В зависимости от категории земель, участки которых
предлагается передать в пользование или собственность, и объектов,
расположенных на них, проекты решений согласовываются с первыми
заместителями Председателя Совета министров, заместителями
Председателя Совета министров, курирующими решение соответствующих
вопросов и координирующих деятельность соответствующих органов
исполнительной власти.
95. Отдельные проекты решений по земельным вопросам могут
предварительно рассматриваться комиссионно.
96. Завизированный головным исполнителем и согласованный в
соответствии с пунктом 84 настоящего Регламента проект за 5 дней
до заседания Совета министров проходит согласование в Управлении
делами: у Первого заместителя Министра Совета министров (отметка
фиксируется на оборотной стороне первого листа проекта); в
управлении по делопроизводству Управления делами (отметка
фиксируется начальником управления на каждом листе проекта с
оборотной стороны).
97. После согласования в Управлении делами проект визируется
на последнем листе проекта Первым заместителем, заместителем
Председателя Совета министров, в ведении которого находится
рассматриваемый в проекте вопрос.
98. Визы на последнем листе проекта Первого заместителя,
заместителя Председателя Совета министров, головного исполнителя
проекта, начальника Главного юридического управления включают
наименование должности, личную подпись, инициал имени и фамилию
визирующего.
99. В случае разногласий, возникших при согласовании проекта,
последний представляется головным исполнителем проекта
Председателю Совета министров или первому заместителю, заместителю
(в соответствии с распределением обязанностей) с предложениями о
порядке дальнейшей работы с ними. При этом может быть внесено
предложение о рассмотрении на заседании Совета министров данного
проекта только по согласованию с Председателем Совета министров. В
этом случае к проекту прилагается справка с изложением имеющихся
возражений.
100. В случае принятия решения Председателем Совета министров
о вынесении проекта для рассмотрения на заседании Совета
министров, постановление по внесенному проекту может быть принято
большинством голосов от общего состава Совета министров.
101. Если в процессе согласования проекта решения
предлагаются дополнения и изменения, имеющие существенный и
принципиальный характер, проект возвращается головному исполнителю
на доработку.
102. Проекты решения с внесенными дополнениями и изменениями
повторно визируются и согласовываются в порядке, установленном для
проектов решений.
Формирование повестки дня
заседания Совета министров
103. Формирование повестки дня заседания Совета министров
осуществляет управление по делопроизводству Управления делами.
104. Повестка дня формируется за 5 дней до заседания Совета
министров.
105. Согласованные и завизированные на бланках установленного
образца проекты с приложениями и материалами, указанными в
пункте 77 настоящего Регламента, представляются в отдел протокола,
подготовки постановлений и распоряжений управления по
делопроизводству Управления делами лично исполнителями не позднее,
чем за 6 дней до заседания Совета министров, для формирования
повестки дня.
106. Перед сдачей проектов в отдел протокола, подготовки
постановлений и распоряжений Совета министров управления по
делопроизводству Управления делами головной исполнитель обязан
представить электронную версию проекта в издательский отдел
управления по делопроизводству Управления делами.
107. Подготовленный проект повестки дня вместе с проектами
постановлений передается Министру Совета министров для доклада
Председателю Совета министров за три дня до заседания.
108. Плановые вопросы, по которым проекты и материалы к ним
не представлены в указанные сроки, либо не соответствуют
требованиям настоящего Регламента, в проект повестки дня
очередного заседания не включаются.
109. Вопросы, не включенные в проект повестки дня, в
исключительных случаях могут быть включены в повестку дня
дополнительно с разрешения Министра Совета министров.
110. При этом проекты должны быть представлены исполнителем в
количестве экземпляров, равном числу членов Совета министров, и
соответствовать установленным настоящим Регламентом требованиям.
111. Проект повестки дня заседания Совета министров,
согласованный с Председателем Совета министров и подписанный
Министром Совета министров, с соответствующими материалами за три
дня до назначенной даты заседания рассылается управлением по
делопроизводству Управления делами членам Совета министров и
руководителям органов исполнительной власти Совета министров
Автономной Республики Крым, Президиуму Верховной Рады Автономной
Республики Крым, Постоянному Представителю Президента Украины в
Автономной Республике Крым, Прокурору Автономной Республики Крым,
Главному управлению юстиции Министерства юстиции Украины в
Автономной Республике Крым, Первому заместителю Министра Совета
министров, начальникам управления по организационным вопросам
Управления делами, управления по делопроизводству Управления
делами, Главного юридического управления Управления делами.
112. Проект повестки дня без материалов направляется в
Главное управление внутренней политики и информационных
технологий, пресс-службу Совета министров, председателю Совета
Федерации независимых профсоюзов Крыма, руководителям
территориального отделения Антимонопольного комитета Украины в
Автономной Республике Крым, Государственной инспекции по контролю
за ценами в Автономной Республике Крым, Представительству
Государственного комитета Украины по вопросам регуляторной
политики и предпринимательства в Автономной Республике Крым,
Президенту Крымского регионального отделения Украинского союза
промышленников и предпринимателей.
113. В случае необходимости и по просьбе руководителей,
указанных в пункте 112 настоящего Регламента, управлением по
делопроизводству Управления делами им предоставляется
соответствующий материал по тому или иному вопросу, вносимому на
заседание Совета министров.
114. Члены Совета министров, руководители органов и
организаций, которым разосланы проект повестки дня и
соответствующие материалы при необходимости представляют (не
позднее, чем за день до заседания) свои замечания и предложения к
проектам по соответствующим вопросам.
Порядок проведения заседаний Совета министров
115. Очередные заседания Совета министров проводятся в
соответствии с планами, утверждаемыми Советом министров.
116. Очередные заседания Совета министров проводятся раз в
две недели по вторникам, как правило, в 10 часов 00 минут или
другое время, определенное Председателем Совета министров.
117. Состав лиц, приглашаемых на заседание, определяется
Министром Совета министров.
118. Явку на заседание Совета министров членов Совета
министров, докладчиков и содокладчиков, а также приглашенных лиц
обеспечивает управление по делопроизводству Управления делами.
119. Лица, участвующие в заседаниях Совета министров,
регистрируются в установленном порядке Управлением делами.
120. Лица, приглашенные на заседание по отдельным вопросам,
после рассмотрения вопросов и принятия по ним решений в дальнейшей
работе заседания Совета министров участия не принимают.
121. На заседаниях Совета министров постоянно присутствуют:
начальник Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины
в Автономной Республике Крым, начальник Управления
Государственного казначейства в Автономной Республике Крым,
работники Управления делами, непосредственно осуществляющие
подготовку материалов по повестке дня заседания Совета министров и
контроль за выполнением решений Совета министров и поручений
Председателя Совета министров.
В заседаниях Совета министров могут принимать участие:
- исполняющие обязанности руководителей органов
исполнительной власти Автономной Республики Крым;
- Председатель Верховной Рады Автономной Республики Крым,
Первый заместитель и заместитель Председателя Верховная Рада
Автономной Республики Крым, а также депутаты Верховной Рады
Автономной Республики Крым;
- Постоянный Представитель Президента Украины в Автономной
Республике Крым;
- прокурор Автономной Республики Крым;
- начальник Главного управления МВД Украины в Автономной
Республике Крым;
- начальник Главного управления Службы безопасности Украины в
Автономной Республике Крым;
- руководители территориального отделения Антимонопольного
комитета Украины в Автономной Республике Крым, представительства
Государственного комитета Украины по вопросам регуляторной
политики и предпринимательства в Автономной Республике Крым,
Государственной инспекции по контролю за ценами в Автономной
Республике Крым;
- председатель Совета Федерации независимых профсоюзов Крыма,
президент Крымского регионального отделения Украинского союза
промышленников и предпринимателей, председатель Крымского
Республиканского совета сельхозтоваропроизводителей и
агропромышленных формирований в Автономной Республике Крым,
президент Союза предпринимателей и работодателей Крыма,
председатель Республиканского совета профсоюзов "Единство";
- председатели районных государственных администраций,
городские головы, председатели районных в городе Симферополе
советов.
122. Заседание Совета министров Автономной Республики Крым
считается правомочным, если на нем присутствует большинство
состава Совета министров Автономной Республики Крым.
123. По каждому из рассматриваемых на заседании Совета
министров вопросов приглашаются лица, имеющие к этому вопросу
непосредственное отношение.
124. На заседаниях Совета министров постановления принимаются
большинством голосов от состава Совета министров.
125. При равном количестве голосов решающим является голос
Председателя Совета министров.
126. На заседании Совета министров время для докладов
устанавливается председательствующим.
127. Как правило, время устанавливается: для докладов - в
пределах до 15 минут; для содокладов - до 10 минут; для
выступлений в прениях - до 7 минут, перерыв - через каждые 2 часа
работы.
128. В необходимых случаях председательствующий на заседании
Совета министров может изменить порядок заседания Совета
министров.
129. Лица, приглашенные на заседание Совета министров, могут
выступать в прениях, вносить предложения, делать замечания, давать
справки по существу обсуждаемых вопросов.
130. Прения прекращаются по предложению
председательствующего.
131. Заседания Совета министров, как правило, проводятся
открыто.
132. При проведении закрытых заседаний Совета министров
(закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка материалов,
допуск на заседания, стенографирование, оформление протоколов и
принимаемых постановлений осуществляется с соблюдением
установленных правил работы с секретными документами и режима
секретности.
133. Заседания Совета министров записываются на магнитную
ленту и в случае необходимости (по указанию руководства)
стенографируются.
134. Официальную информацию о повестке дня и сообщения о
проведении заседания Совета министров средствам массовой
информации представляет Главное управление внутренней политики и
информационных технологий Управления делами и пресс-служба Совета
министров.
135. Список представителей средств массовой информации,
участвующих в заседании Совета министров, готовит Главное
управление внутренней политики и информационных технологий
Управления делами и пресс-служба Совета министров по
согласовыванию с Министром Совета министров.
136. Участникам заседания и приглашенным лицам (кроме
заявленных представителей средств массовой информации) не
разрешается приносить на заседание кино-, видео- и фотоаппаратуру
и звукозаписывающие устройства, а также средства связи.
137. Непосредственно на заседании Совета министров, в
исключительных случаях, могут быть рассмотрены проекты
постановлений по неотложным вопросам, предварительно не
оформленные в виде проектов. В этом случае в протоколе делается
запись о принятии проекта за основу.
138. Инициатор проекта постановления в трехдневный срок
оформляет проект в установленном порядке и согласовывает его.
Визирование и согласование в этом случае происходит в день подачи
проекта. При наличии всех необходимых виз, согласований и
отсутствии замечаний к проекту, постановление считается принятым и
передается на подпись.
139. Если в процессе согласования выясняется, что
постановление не может быть принято по объективным причинам, на
очередном заседании Министр Совета министров информирует об этом
членов Совета министров для принятия окончательного решения.
140. В исключительных случаях постановления Совета министров
принимаются путем согласования проектов, подготовленных в порядке,
предусмотренном пунктами 70-98 настоящего Регламента, с
большинством членов Совета министров.
141. В исключительных случаях по решению Председателя Совета
министров или лица, исполняющего его обязанности, может быть
созвано внеочередное заседание Совета министров в иной, чем
установленный настоящим Регламентом срок, или безотлагательно.
Порядок оформления постановлений и
распоряжений после их принятия
142. В случае необходимости доработки проектов постановлений
и распоряжений, по которым высказаны предложения и замечания,
рабочей группой в составе головного исполнителя проекта, других
заинтересованных лиц организуется и обеспечивается доработка
проектов, о чем делается отметка в протоколе.
143. Окончательная редакция документа визируется в
соответствии с требованиями настоящего Регламента и в 3-дневный
срок передается на подпись Министру Совета министров и
Председателю Совета министров.
144. Если после заседания Совета министров в проект вносились
изменения и проект отправлялся на доработку, головной исполнитель
обязан представить в издательский отдел управления по
делопроизводству Управления делами электронную версию
доработанного проекта с внесенными изменениями и дополнениями.
145. Постановления подписываются Председателем Совета
министров и Министром Совета министров, распоряжения и поручения -
Председателем Совета министров.
Приложения к принятым постановлениям и распоряжениям
подписываются Министром Совета министров.
146. Постановления и распоряжения Совета министров
подписываются Председателем Совета министров в течение 14 дней
после их принятия и публикуются в официальном печатном издании
Совета министров - "Крымской газете".
147. Постановления Совета министров вступают в силу через
10 дней после их опубликования в официальном издании - "Крымской
газете", если в них не установлен иной срок, но не ранее дня их
опубликования.
Распоряжения Совета министров об избрании на должности,
назначении на должности и освобождении от должностей, о
согласовании назначения на должности и освобождения от должностей
вступают в силу с момента их принятия.
Другие распоряжения Совета министров вступают в силу с
момента принятия, если иной срок не установлен в распоряжении.
148. Распоряжения Совета министров могут не публиковаться в
официальном издании - "Крымской газете", а обнародоваться путем
направления соответствующим органам исполнительной власти
Автономной Республики Крым, органам местного самоуправления
Автономной Республики Крым, районным городским администрациям в
Автономной Республике Крым, предприятиям, учреждениям,
организациям и лицам, на которых распространяется их действие, и
вступают в силу с момента их получения, если Советом министров не
установлен иной срок вступления в силу.
149. Копии подписанных постановлений, распоряжений Совета
министров в течение трех рабочих дней рассылаются управлением по
делопроизводству Управления делами согласно расчету рассылки.
150. Протоколы заседаний Совета министров оформляются
управлением по делопроизводству Управления делами, подписываются
председательствующим на заседании Совета министров и Министром
Совета министров и заверяются гербовой печатью Совета министров.
151. В протоколе заседания Совета министров указываются:
дата, время и место проведения заседания; присутствующие на
заседании члены Совета министров; приглашенные; вопросы,
вынесенные на рассмотрение; ф.и.о. председательствующего на
заседании; принятые постановления, другие решения.
152. Протоколы заседаний Совета министров, подлинные
экземпляры постановлений и распоряжений, материалы, на основании
которых они принимались, в течение года хранятся в управлении по
делопроизводству Управления делами, затем сдаются в архив
Управления делами и по истечении 10-летнего срока передаются на
хранение в Государственный архив в Автономной Республике Крым.
153. На заседании Совета министров могут даваться поручения
Председателя Совета министров. Поручение оформляется в виде
выписки из протокола заседания Совета министров с пометкой
"протокольное поручение" управлением службы Председателя Совета
министров. На следующий день после заседания, подписанное
Председателем Совета министров, направляется исполнителям и
помощникам первых заместителей, заместителей Председателя Совета
министров.
154. Контроль за своевременным и полным выполнением
поручений, данных на заседании Совета министров, осуществляет
управление контроля Управления делами, помощники Председателя
Совета министров и помощники его первых заместителей,
(заместителей), ответственные секретари
консультативно-совещательных органов.
Порядок осуществления контроля
за исполнением документов
155. Контроль за выполнением актов и поручений Президента
Украины, Кабинета Министров Украины, Совета министров (далее -
документов) предусматривает отслеживание хода исполнения этой
категории документов, сбор и анализ промежуточной и итоговой
информации, выявление причин их невыполнения в установленные сроки
информирование Председателя Совета министров и Министра Совета
министров о ходе их реализации.
156. Основными задачами контроля являются:
- обеспечение выполнения на территории Автономной Республики
Крым заданий, определенных актами и поручениями Президента
Украины, Кабинета Министров Украины, Совета министров, а также
информирование Председателя Совета министров и Министра Совета
министров о состоянии дел;
- выявление причин невыполнения в установленные сроки
предусмотренных документами мероприятий;
- контроль за своевременным рассмотрением обращений народных
депутатов Украины, депутатов советов всех уровней;
- повышение уровня исполнительской дисциплины и
ответственности должностных лиц за порученный участок работы.
157. Система контроля включает:
- своевременное доведение документов до исполнителей;
- отслеживание сроков и проверку хода фактического выполнения
документов на местах;
- напоминание исполнителям о сроках выполнения документов;
- формирование базы контрольных документов и данных их
выполнения в компьютере;
- сбор, обобщение и анализ информаций органов исполнительной
власти Автономной Республики Крым и органов местного
самоуправления, главных управлений и управлений Управления делами,
использование их для подготовки отчетов в Секретариат Президента
Украины, Кабинета Министров Украины;
- информирование Председателя Совета министров, Министра
Совета министров о ходе выполнения документов;
- подготовку материалов для снятия выполненных документов с
контроля;
- снятие выполненных документов с контроля.
158. Контролю подлежат документы, если:
- в них указаны сроки исполнения и конкретные задания;
- требуют принятия мер или оперативного решения; имеют пункты
о внесении предложений или информировании по результатам
выполнения, содержат вопросы социально-экономического развития, в
том числе отдельно взятого региона;
- имеют планы мероприятий;
- акты и поручения Президента Украины, Кабинета Министров
Украины, содержащие конкретные задания непосредственно Совету
министров или центральным органам исполнительной власти, но в
интересах Автономной Республики Крым или ее регионов;
- все поручения Председателя Совета министров, данные им на
аппаратных или рабочих совещаниях, заседаниях, оформленные в виде
протокола или отдельного документа "Поручение";
159. Организационно-методическое руководство постановкой
контроля за исполнением актов и поручений Президента Украины,
Кабинета Министров Украины, Совета министров в Управлении делами
осуществляет управление контроля, а
организационно-распорядительных документов - управление по
делопроизводству Управления делами.
160. В осуществлении контроля участвуют:
- за соблюдением сроков исполнения
организационно-распорядительных и текущих документов, в том числе
актов и поручений Президента Украины, Кабинета Министров Украины,
Верховной Рады Автономной Республики Крым - управление по
делопроизводству Управления делами. Сведения о контрольном
документе заносятся управлением по делопроизводству Управления
делами в базу данных по контролю;
- за исполнением организационно-распорядительных и текущих
документов, направленных в подведомственные организации -
управление Службы Председателя Совета министров, помощники первых
заместителей и заместителей Председателя Совета министров и
Министра Совета министров, начальники главных управлений и
управлений Управления делами по принадлежности, консультанты
управления по организационным вопросам Управления делами;
- за своевременным и полным выполнением актов и поручений
Президента Украины, Кабинета Министров Украины, реагированием на
обращения народных депутатов Украины, депутатов советов всех
уровней - управление контроля Управления делами;
- за выполнением решений Совета министров - управление
контроля Управления делами, должностное лицо, на которое возложено
осуществление контроля непосредственно актом или поручением, орган
исполнительной власти Автономной Республики Крым или подразделение
Управления делами, представившее проект документа;
- за выполнением поручений Председателя Совета министров -
управление контроля Управления делами и управление Службы
Председателя Совета министров;
- за выполнением поручений первых заместителей Председателя
Совета министров, заместителей Председателя Совета министров,
Министра Совета министров - помощники первых заместителей
Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета
министров, Министра Совета министров с участием управления
контроля Управления делами.
161. Контроль за выполнением актов Совета министров и
поручений Председателя Совета министров осуществляется с
использованием компьютера и современной компьютерной программы,
накоплением промежуточной и итоговой информации в контрольной
папке и ее анализом, подготовкой информации Председателю Совета
министров и Министру Совета министров о нарушениях сроков и
причинах невыполнения заданий Совета министров.
На каждое контрольное постановление, распоряжение Совета
министров и поручение Председателя Совета министров Автономной
Республики Крым заводится контрольная папка, которая хранится до
окончания его выполнения в управлении контроля.
162. Контрольная папка должна содержать:
- контрольный документ с резолюцией руководства по указанию о
его выполнении;
- список исполнителей с указанием фамилии, имени, отчества,
должности, рабочего телефона;
- промежуточную информацию о ходе выполнения акта или
поручения;
- статистические сведения, отчеты, касающиеся выполнения
документа;
- аналитические справки о причинах невыполнения документа;
- сведения о принятых мерах к нарушителям исполнительской
дисциплины;
- сведения о проведенных мероприятиях по выполнению
документа;
- копия итоговой информации о выполнении документа;
- сведения (дата и номер, название документа) о снятии с
контроля.
163. Пакет документов из контрольной папки сдается в архив
после снятия решения Совета министров с контроля, а поручения
Председателя Совета министров - спустя 2 года.
164. Ежеквартально анализируются и подводятся итоги работы по
контролю за выполнением в Автономной Республике Крым актов и
поручений Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Совета
министров и издается соответствующее распоряжение. При
необходимости вопрос о состоянии исполнительской дисциплины и
контроля выносится на заседание Совета министров. Ежеквартально
отчет о выполнении актов и поручений Президента Украины
направляется в Секретариат Президента Украины.
165. Решение о снятии с контроля постановлений и распоряжений
после их качественного и полного выполнения принимает Совет
министров по предложениям управления контроля Управления делами,
ответственных исполнителей и согласованию с первыми заместителями
Председателя Совета министров, заместителями Председателя Совета
министров по курирующим отраслям, Министром Совета министров.
Решение о снятии с контроля поручений принимает Председатель
Совета министров. Постановление о снятии с контроля документов
направляется всем исполнителям, принимавшим участие в работе.
166. В случае, если вновь принимаемое постановление или
распоряжение содержит нормы или положения ранее принятых по
данному вопросу актов Совета министров, то в принимаемом решении
предпоследним пунктом следует снять их с контроля в
соответствующей части или полностью.
167. Снятие решений с контроля не означает прекращение их
действия, за исключением утративших силу.
168. Акты и поручения Президента Украины, Кабинета Министров
Украины, постановления Совета министров исполняются в сроки,
установленные непосредственно в документе, а распоряжения Совета
министров и поручения Председателя Совета министров - в сроки,
установленные Председателем Совета министров.
169. Если срок в документе не определен, его выполнение
осуществляется в течение 30 календарных дней с момента подписания
акта или поручения.
170. При наличии объективных причин, из-за которых акт или
поручение не может быть выполнено в срок, исполнитель за пять дней
до его истечения вносит предложения о переносе установленной даты
с объяснением задержки исполнения документа и ходатайством об
утверждении новой даты или готовит промежуточный ответ.
171. Решение о продлении срока выполнения постановления или
распоряжения принимает Председатель Совета министров или Министр
Совета министров, поручения - Председатель Совета министров.
172. Решение о продлении срока выполнения акта или поручения
Президента Украины или снятии его с контроля принимает Секретариат
Президента Украины в соответствии с предложениями управления
контроля Управления делами по результатам ежеквартального отчета.
173. Решение о продлении срока выполнения актов и поручений
Кабинета Министров Украины принимает Секретариат Кабинета
Министров Украины по рассмотрению ходатайства исполнителя.
VI. ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ,
СЕМИНАРОВ И КОНФЕРЕНЦИЙ
174. Предложения о проведении совещаний, семинаров,
конференций (далее - мероприятия) вносятся, как правило, в
Управление делами за месяц до планируемого периода их проведения и
включаются в календарный план работы Совета министров.
175. Совещания с вызовом руководителей исполнительных органов
городских советов (городов республиканского значения) и районных
государственных администраций в Автономной Республике Крым
проводятся в определенные дни, устанавливаемые распоряжением
Совета министров.
176. Предложения о проведении мероприятий вносятся
руководителями органов исполнительной власти Автономной Республики
Крым по согласованию с первыми заместителями (заместителями)
Председателя Совета министров, курирующими данную отрасль.
177. Подготовка мероприятий, проводимых Советом министров,
осуществляется Управлением делами.
178. Повестка дня, план и порядок проведения мероприятий,
список участников согласовываются с Председателем Совета министров
или его первыми заместителями (заместителями) согласно
распределению функциональных обязанностей.
179. По поручению Председателя Совета министров или лица,
исполняющего его обязанности, городские головы и председатели
районных государственных администраций в Автономной Республике
Крым могут привлекаться к участию в мероприятиях, проводимых
Председателем Совета министров, первыми заместителями
(заместителями) Председателя Совета министров, руководителями
органов исполнительной власти Автономной Республики Крым, а
заместители городских голов и председателей районных
государственных администраций - по согласованию с первыми
заместителями (заместителями) Председателя Совета министров,
курирующими соответствующую отрасль.
180. Решениями Совета министров могут устанавливаться дни
выезда руководителей исполнительных комитетов городских советов и
районных государственных администраций в Автономной Республике
Крым для решения текущих вопросов с первыми заместителями
(заместителями) Председателя Совета министров, руководителями
органов исполнительной власти Автономной Республики Крым.
181. Совещания, семинары по обмену опытом работы с
работниками органов местного самоуправления, районных
государственных администраций в Автономной Республике Крым
проводятся в соответствии с планом учебы, утверждаемым Министром
Совета министров.
182. Перечень основных мероприятий, планируемых первыми
заместителями (заместителями) Председателя Совета министров на
очередной месяц, сообщается их помощниками управлению по
организационным вопросам Управления делами для обобщения и
составления календарного плана основных организационных
мероприятий, проводимых органами исполнительной власти Автономной
Республики Крым и органами местного самоуправления, за 7 дней до
планируемого месяца.
183. На семинарах, совещаниях, конференциях, проводимых
Председателем Совета министров, ведется протокол, в который
заносятся повестка дня, краткое изложение выступлений, решения,
поручения или рекомендации и запись на магнитную ленту. В случае
необходимости (по указанию Министра Совета министров) управлением
по делопроизводству Управления делами оформляется стенограмма.
184. Протокол ведется управлением Службы Председателя Совета
министров, подписывается председательствующим. Выписка из
протокола направляется заинтересованным органами, организациям и
должностным лицам в пятидневный срок после проведения мероприятий.
185. Министр Совета министров еженедельно проводит совещания
с руководителями структурных подразделений Управления делами по
анализу текущей работы, выполнению плана работы, совершенствованию
стиля работы.
VII. ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С КАДРАМИ
Порядок назначения
186. Председатель Совета министров назначается Верховной
Радой Автономной Республики Крым по согласованию с Президентом
Украины в соответствии с пунктом 21 статьи 9 Закона Украины "О
Верховной Раде Автономной Республики Крым" ( 90/98-ВР ) и со
статьей 5 нормативно-правового акта Верховного Совета Крыма Закона
Автономной Республики Крым "О Совете министров Автономной
Республики Крым" ( rb1024002-97 ).
187. Первые заместители, заместители Председателя Совета
министров, Министр Совета министров, министры, председатели
республиканских комитетов Автономной Республики Крым назначаются
на должность и освобождаются от должности Верховной Радой
Автономной Республики Крым по представлению Председателя Совета
министров Автономной Республики Крым в соответствии с пунктом 22
статьи 9 Закона Украины "О Верховной Раде Автономной Республики
Крым" ( 90/98-ВР ) и пунктом 21 части 2 статьи 26, пунктом 2
статьи 36 Конституции Автономной Республики Крым ( rb239k002-98 ).
188. Руководители органов исполнительной власти Совета
министров назначаются и освобождаются от должности Председателем
Совета министров.
189. Первые заместители, заместители министров, председателей
республиканских комитетов Автономной Республики Крым,
руководителей органов исполнительной власти Совета министров
назначаются на должности и освобождаются от должности
Председателем Совета министров по представлению соответствующего
министра, председателя республиканского комитета Автономной
Республики Крым, руководителя органа исполнительной власти Совета
министров по согласованию с курирующим Первым заместителем
(заместителем) Председателя Совета министров, Министром Совета
министров в соответствии с постановлением Совета министров
Автономной Республики Крым от 08.10.02 N 413 ( rb0413001-02 ) "Об
утверждении порядка рассмотрения вопросов, связанных с назначением
на должности и освобождением от должностей руководителей органов
исполнительной власти в Автономной Республике Крым и их
структурных подразделений".
190. Одновременно с представлением министра или председателя
республиканского комитета Автономной Республики Крым, руководителя
органа исполнительной власти Совета министров о назначении первого
заместителя или заместителя кадровой службой соответствующего
органа в Главное управление кадровой политики и государственной
службы Управления делами представляется личное дело кандидата,
оформленное в соответствии с постановлением Кабинета Министров
Украины от 25.05.98 года N 731 ( 731-98-п ) "О порядке ведения
личных дел государственных служащих в органах исполнительной
власти".
191. Замещение вакантных должностей государственных служащих
3-7 категорий, кроме случаев, когда законами Украины или решениями
Кабинета Министров Украины установлен иной порядок замещения таких
должностей, регулируется Положением о порядке проведения конкурса
на замещение вакантных должностей государственных служащих,
утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от
15.02.02 г. N 169 ( 169-2002-п ).
192. Главное управление кадровой политики и государственной
службы Управления делами принимает участие в разработке
мероприятий по профилактике правонарушений государственными
служащими, а также в осуществлении ежеквартального анализа
поступающих сведений о привлечении к ответственности за нарушение
законов Украины "О государственной службе" ( 3723-12 ) и "О борьбе
с коррупцией" ( 356/95-ВР ).
Подготовка, переподготовка и повышение
квалификации кадров
193. В соответствии со статьей 29 Закона Украины "О
государственной службе" ( 3723-12 ), постановлением Кабинета
Министров Украины от 08.02.97 года N 167 ( 167-97-п ) "Об
утверждении Положения о системе подготовки, переподготовки и
повышения квалификации государственных служащих и руководителей
государственных предприятий, учреждений и организаций" Совет
министров обеспечивает подготовку и повышение квалификации
государственных служащих и руководителей государственных
предприятий, учреждений и организаций.
194. В Главном управлении кадровой политики и государственной
службы Управления делами ежегодно формируются списки кандидатов,
поступающих в Национальную академию государственного управления
при Президенте Украины (далее - НАГУ при Президенте Украины),
которые утверждаются на заседании Совета министров.
195. Главным управлением кадровой политики и государственной
службы Управления делами осуществляется контроль за
трудоустройством выпускников НАГУ при Президенте Украины и ее
филиалов, информирование Главного управления государственной
службы Украины, проводится организационная работа по выполнению
плана-графика по повышению квалификации государственных служащих и
должностных лиц органов местного самоуправления.
196. В установленные планами-графиками сроки Главным
управлением кадровой политики и государственной службы Управления
делами готовятся письма в органы, из которых вызываются на учебу
государственные служащие и должностные лица органов местного
самоуправления.
Сформированный список выезжающих на учебу направляется в
Институт повышения квалификации руководящих кадров НАГУ при
Президенте Украины, Одесский региональный институт
государственного управления НАГУ при Президенте Украины.
Награждение Почетной грамотой
Совета министров Автономной Республики Крым
197. Совет министров принимает постановления о награждении
Почетной грамотой Совета министров. Порядок представления к
награждению утвержден постановлением Совета министров от
26.08.03 г. N 464 ( rb0464001-03 ) "О знаках поощрения Совета
министров Автономной Республики Крым".
198. Проект постановления о награждении Почетной грамотой
Совета министров готовит Главное управление кадровой политики и
государственной службы Управления делами по представлениям
руководителей органов власти Автономной Республики Крым, органов
местного самоуправления, председателей районных государственных
администраций, городских голов, руководителей территориальных
подразделений центральных органов исполнительной власти Украины,
трудовых (творческих) коллективов предприятий, учреждений и
организаций, объединений граждан.
199. Материалы для награждения представляются Председателю
Совета министров за 30 дней до даты вручения Почетной грамоты.
200. О вручении награды составляется протокол вручения,
который подписывается лицом, вручившим награду, и скрепляется
печатью. Хранятся протоколы в Главном управлении кадровой политики
и государственной службы Управления делами.
IX. ПРИЕМ ГРАЖДАН, РАССМОТРЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ,
ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ПОСТУПИВШИХ В СОВЕТ МИНИСТРОВ
201. Регистрацию письменных и устных предложений, заявлений,
жалоб (далее - обращений) граждан, контроль за сроками их
прохождения и рассмотрения, полнотой и качеством проверки, анализ
предложений, заявлений и жалоб, подготовку предложений по
устранению выявленных нарушений и недостатков осуществляет
управление по работе с обращениями граждан и организации их
личного приема Управления делами.
202. Обращения рассматриваются и разрешаются в срок не более
одного месяца со дня их поступления, а те, которые не требуют
дополнительного изучения, - безотлагательно, но не позднее 15 дней
со дня их получения. Если в месячный срок решить поставленные в
заявлении вопросы невозможно, устанавливается необходимый срок для
его рассмотрения, о чем сообщается автору обращения. При этом
общий срок разрешения вопросов, поставленных в обращении, не может
превышать 45 дней.
203. По обоснованному письменному требованию гражданина срок
может быть сокращен.
204. Отдельные обращения граждан, в соответствии с
законодательством, рассматриваются в первоочередном порядке.
205. Обращения, разрешение которых не входит в компетенцию
Совета министров, в срок не позднее пяти дней направляются
соответствующим органам или должностным лицам с сообщением об этом
автору обращения.
206. Управление по работе с обращениями граждан и организации
их личного приема Управления делами осуществляет предварительную
запись граждан на прием к Председателю Совета министров, первым
заместителям и заместителям Председателя Совета министров.
207. С целью подготовки проведения приема граждан
руководством Совета министров управление по работе с обращениями
граждан и организации их личного приема Управления делами
предварительно рассматривает материалы обращения.
208. Управление по работе с обращениями граждан и организации
их личного приема Управления делами осуществляет предварительную
запись на прием к Председателю Совета министров, первым
заместителям и заместителям Председателя Совета министров.
209. С целью подготовки проведения приема граждан
руководством Совета министров управлением по работе с обращениями
граждан и организации их личного приема Управления делами
предварительно изучаются материалы обращения и, в случае
отсутствия данных об обращении гражданина за защитой своих прав в
соответствующие инстанции, гражданину предлагается обратиться
вначале в те органы, в компетенции которых находится решение
данного вопроса.
Если обращение уже было рассмотрено и решено по сути, запись
на прием к Председателю Совета министров, первым заместителям и
заместителям Председателя Совета министров не проводится.
210. Прием граждан Председателем Совета министров и его
первыми заместителями и заместителями осуществляется в управлении
по работе с обращениями граждан и организации их личного приема
Управления делами в установленные дни и часы.
211. Контроль за выполнением указаний, данных по результатам
приема граждан, или резолюций, при направлении обращений на
рассмотрение соответствующим органам или должностным лицам,
осуществляется управлением по работе с обращениями граждан и
организации их личного приема Управления делами.
212. Состояние работы с обращениями в министерствах,
республиканских комитетах, органах исполнительной власти
Автономной Республики Крым, учреждениях, организациях и на
предприятиях, предложения об улучшении их деятельности по этим
направлениям периодически рассматриваются на заседаниях Совета
министров.
X. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОВЕТА МИНИСТРОВ
213. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности
Совета министров осуществляется Комитетом по информации Совета
министров, Главным управлением внутренней политики и
информационных технологий Управления делами, Государственной
телерадиокомпанией "Крым", "Крымской газетой", через которые
изучается общественное мнение по важнейшим вопросам деятельности
Совета министров, информируется население о важнейших решениях и
мероприятиях, проводимых Советом министров, организуется
проведение пресс-конференций и брифингов Председателя Совета
министров и его первых заместителей и заместителей, руководителей
органов исполнительной власти Автономной Республики Крым,
осуществляется взаимодействие с постоянными комиссиями Верховной
Рады Автономной Республики Крым, а также Ассоциацией органов
местного самоуправления Автономной Республики Крым и Совета
регионов по вопросам информационного обмена.
214. Анализ прессы, проведение опросов и социологических
исследований, анализ писем и жалоб граждан, анализ
социально-политической, экономической и криминогенной ситуации в
Автономной Республике Крым в целом проводит Главное управление
внутренней политики и информационных технологий Управления делами
во взаимодействии с пресс-службами соответствующих ведомств,
отделов, управлений Управления делами.
215. Главное управление внутренней политики и информационных
технологий Управления делами, пресс-секретарь Председателя Совета
министров, общественные советники Председателя Совета министров
организуют и проводят работу по взаимодействию Совета министров с
общественными организациями, политическими партиями и движениями.
216. Информация, аналитические справки и материалы,
результаты опросов, критические замечания, заявления и предложения
докладываются Председателю Совета министров, его первым
заместителям, заместителям и Министру Совета министров (в
соответствии с распределением функциональных обязанностей) для
сведения и организации своевременного реагирования.
217. Помощник Председателя Совета министров - пресс-секретарь
организует свою работу в рамках действующего законодательства и по
плану, согласованному с Председателем Совета министров.
218. Пресс-службу Совета министров возглавляет руководитель
Пресс-службы Совета министров.
XI. ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО СОВЕТА МИНИСТРОВ
АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ В СУДАХ
219. Интересы Совета министров во время рассмотрения дел
судами представляют работники Главного юридического управления
Управления делами, а также работники юридических служб органов
исполнительной власти Автономной Республики Крым.
220. Органы исполнительной власти Автономной Республики Крым,
которых касаются рассматриваемые в судебных инстанциях споры, на
основании запроса Главного юридического управления Управления
делами обязаны в установленный им срок представить необходимые
материалы, документы, заключения и пояснения, а также, в случае
необходимости, принять участие в рассмотрении судами дел в
соответствии с законодательством.
221. Полномочия представителя Совета министров в суде должны
быть зафиксированы в доверенности, подписанной Председателем
Совета министров, и оформленной в соответствии с законодательством
Украины.
222. Председатель Совета представляет Совет министров в суде
без доверенности.
223. Представитель Совета министров, представляющий его
интересы в суде, обязан в пределах сроков, установленных
законодательством Украины на обжалования судебных решений,
доложить руководству о результатах рассмотрения дел в суде.
224. Об удовлетворении судом исковых или иных требований,
предъявленных к Совету министров, представитель Совета министров в
установленном порядке незамедлительно докладывает руководству
Совета министров, вносит предложения об обжаловании решения суда,
а по вступлении судебного решения в силу - о мерах по его
выполнению.

Министр Совета министров
Автономной Республики Крым В.ГАНЫШ

Приложение 2
Утверждено
постановлением Совета министров
Автономной Республики Крым
от 23 сентября 1998 года N 295
( rb0295001-98 )
(в редакции постановления
Совета министров
Автономной Республики Крым
от 23 ноября 2005 года N 545)
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Управлении делами
Совета министров Автономной Республики Крым
(далее Управление делами)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения общего
делопроизводства в аппарате Совета министров Автономной Республики
Крым - Управлении делами. Ее положения распространяются на всю
служебную документацию, в том числе созданную с помощью
персональных компьютеров (ПК). Компьютерные (автоматизированные)
технологии обработки документальной информации должны
соответствовать требованиям государственных стандартов.
1.2. Инструкция предусматривает единую систему
делопроизводства и должна обеспечить быстрое и тщательное
рассмотрение документов, их квалифицированную подготовку,
оперативное выполнение поручений и указаний вышестоящих органов и
Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, учет и
хранение документов, поиск информации.
Порядок ведения делопроизводства, который содержит информацию
с ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям граждан
определяется специальными нормативно-правовыми актами.
Изложенные в Инструкции правила и рекомендации о порядке
осуществления делопроизводственных процессов в Совете министров
Автономной Республики Крым (далее - Совете министров) разработаны
в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в
министерствах, других центральных органах исполнительной власти,
Совете министров, местных органах исполнительной власти,
утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от
17.10.97 г. N 1153 ( 1153-97-п ), и дополнены в соответствии с
постановлением Кабинета Министров Украины от 28 июля 2003 г.
N 1173 ( 1173-2003-п ).
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в
Управлении делами несет Министр Совета министров. Ведение
делопроизводства в соответствии с требованиями государственных
стандартов и данной Инструкцией по делопроизводству возлагается на
управление по делопроизводству. В управлениях, где по штатному
расписанию не предусмотрены должности работников по
делопроизводству, эта работа возлагается на специально выделенных
для этого лиц.
1.4. Министр Совета министров осуществляет общее руководство
и контроль за обязательным соблюдением в Управлении делами, в
министерствах, республиканских комитетах, комитетах, иных органах
исполнительной власти требований по составлению, оформлению
документов и организации делопроизводственных процессов,
предусмотренных государственными стандартами на
организационно-распорядительную документацию, и данной
Инструкцией.
1.5. В случае увольнения работника Управления делами, а также
в случае его отпуска, командировки или продолжительного отсутствия
по другим причинам, все неоформленные служебные документы по
указанию руководителя передаются лицу, которое его замещает.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Документирование управленческой деятельности заключается
в фиксации в соответствии с установленными правилами на бумажных
или магнитных носителях управленческих действий, то есть в
создании документов.
Основанием для создания документа является необходимость
удостоверения действительности и содержания управленческих
действий, передача, сохранение и использование информации на
протяжении определенного времени или постоянно.
2.2. В Управлении делами используется конкретный комплекс
документов, предусмотренный Номенклатурой дел.
2.3. Управленческая деятельность Управления делами
осуществляется путем издания распорядительных документов.
Издание приказов Управления делами определяется действующими
нормативно-правовыми актами, Положением о нем.
2.4. Основанием для принятия приказов в Управлении делами
являются: Конституция ( 254к/96-ВР ) и законы Украины,
постановления Верховной Рады Украины, указы и распоряжения
Президента Украины, постановления и распоряжения Кабинета
Министров Украины, нормативно-правовые акты Верховной Рады
Автономной Республики Крым, постановления и распоряжения Совета
министров.
2.5. Распорядительные документы, поступающие в Управление
делами от вышестоящих органов, доводятся до подведомственных
организаций.
2.6. Документы, которые издаются в соответствии и во
исполнение распорядительных документов органов высшего уровня,
должны иметь ссылку на них с указанием наименования этих
документов, дат, номеров и заголовков.
2.7. Управление делами во время осуществления оперативных
связей с учреждениями, организациями и отдельными гражданами может
направлять информационные и инструктивные письма.
Как правило, письма готовятся, если невозможно осуществить
бездокументальный обмен информацией, дать устные разъяснения,
указания (личные или по телефону), провести инструктажи и т.д.
2.8. Если служебный документ требует немедленного исполнения,
передача текста может осуществляться по телефону, факсу, с
использованием электронной почты.
3. ПРИЕМ, РАССМОТРЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Прием документов
3.1.1. Документы, поступающие в Управление делами, в том
числе и полученные по электронной почте, принимаются
централизованно в отделе сопровождения входящей документации
управления по делопроизводству (далее отдел).
В случае поступления документов в нерабочее время, они
принимаются специалистами управления Службы Председателя Совета
министров.
3.1.2. В отделе вскрываются все конверты, за исключением тех,
которые имеют надпись "лично".
В случае повреждения конверта, делается отметка в почтовом
реестре.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае,
когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время
отправления и получения документа, или когда в конверте
отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие
номеров документов номерам на конверте.
3.1.3. Неправильно оформленные (неподписанные,
неутвержденные) поврежденные или присланные не по адресу документы
возвращаются отправителю либо пересылаются адресату.
3.2. Предварительное рассмотрение документов
3.2.1. Документы, поступившие в Управление делами, подлежат
обязательному предварительному рассмотрению.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется
заведующим отделом, а в его отсутствие - заместителем заведующего
отделом.
3.2.2. Целью предварительного рассмотрения документов
является распределение их на те, которые требуют обязательного
рассмотрения Председателем Совета министров или его заместителями
в соответствии с функциональными обязанностями, определение
необходимости регистрации документов, а также установление сроков
исполнения документов, которые передаются структурным
подразделениям Управления делами или непосредственным
исполнителям.
3.2.3. Предварительное рассмотрение документов должно
осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в
случае поступления их в нерабочее время. Поручения вышестоящих
органов, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.
Документы, поступающие в отдел сопровождения входящей
документации после 17.00, регистрируются следующим днем.
3.2.4. Во время предварительного рассмотрения документов
необходимо руководствоваться Положением об Управлении делами
Совета министров и его структурных подразделений, должностными
инструкциями, Номенклатурой дел.
3.2.5. После фиксирования факта и времени поступления все
документы передаются заведующему отделом сопровождения входящей
документации управления по делопроизводству.
3.2.6. Председателю Совета министров сразу после регистрации
передаются акты и поручения Президента Украины, поручения
Премьер-министра Украины, запросы и обращения народных депутатов
Украины в папке с грифом "Срочно".
Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины,
Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной Республики
Крым, нормативно-правовые акты органов исполнительной власти,
решения органов местного самоуправления, а также важнейшие
документы, которые содержат информацию по принципиальным вопросам
деятельности учреждения и нуждаются в решении руководства,
рассматриваются в первую очередь.
Другие документы передаются заместителям Председателя Совета
министров, Министру Совета министров, в управления Управления
делами.
Вся корреспонденция Председателю Совета министров и его
заместителям передается через помощников.
3.2.7. Для обеспечения ритмичности работы отдела по
согласованию с руководителями Совета министров и структурных
подразделений разрабатываются графики доставки корреспонденции
руководству и структурным подразделениям.
В Управлении делами Совета министров утвержден следующий
график доставки корреспонденции:
с 11.00 до 11.30; с 17.00 до 17.30.
3.3. Регистрация документов
3.3.1. Регистрация документов - это фиксирование факта
создания или поступления документа путем проставления на нем даты
и условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей
записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Регистрация документов проводится с целью обеспечения их
учета, контроля за исполнением и оперативным использованием
имеющейся в документе информации.
Примерный перечень документов, которые не подлежат
регистрации приведен в приложении 1.
3.3.2. Регистрации подлежат документы, которые требуют учета,
исполнения и использования со справочной целью (распорядительные,
плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские
финансовые и т.д.), создаются и используются в Управлении делами,
поступают из других организаций и от граждан.
Регистрации подлежат как любые традиционные машинописные,
рукописные документы, так и созданные с помощью ПК.
3.3.3. Основным принципом регистрации документов является
однократность. Каждый документ регистрируется только один раз:
входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если
документ поступил в нерабочее время, созданные - в день подписания
или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа
из одного структурного подразделения в другое, он повторно не
регистрируется.
3.3.4. Документы регистрируются в рамках групп в зависимости
от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно
регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной
Рады Украины, приказы Управления делами по основной деятельности:
о принятии, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве
работников; о предоставлении отпусков; о наложении взысканий на
работника; командировках работников; по
административно-хозяйственным вопросам; решения Совета министров,
акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские
документы, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.
3.3.5. Во время регистрации документа проставляется дата и
присваивается условное обозначение - регистрационный индекс,
который складывается из порядкового номера в рамках группы
документов, которые регистрируются и дополняются индексами по
Номенклатуре дел, вопросами деятельности, корреспондентами и т.д.
3.3.6. Для регистрации всех документов используется единая
регистрационно-контрольная карточка (приложение 2).
3.3.7. Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины,
акты и поручения Президента Украины, решения Кабинета Министров
Украины, поручения Премьер-министра Украины, а также другие
документы регистрируются в автоматизированном режиме путем ввода
обязательных реквизитов в регистрационную карточку: наименование
вида документа, автор (корреспондент); дата поступления и
присвоенный индекс поступившего документа, дата и индекс
корреспондента; заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения), автор резолюции,
дата; ответственный исполнитель; срок исполнения; отметка об
исполнении (краткое содержание решения вопроса), дата фактического
исполнения и индекс документа-ответа.
Автоматизированные регистрационные банки данных обеспечивают
работников информацией обо всех документах и месте их нахождения
при помощи выведения информации на дисплей и изготовления
машинограмм.
Как правило, поиск информации проводится централизованно в
отделе. Пользователь должен иметь возможность получать информацию
по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес места
нахождения документа на данный момент.
4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Составление документов
4.1.1. Для составления документов в Управлении делами должна
использоваться бумага форматов А3 (297 х 420 мм),
А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Составление документов на бумаге произвольного формата
запрещается.
4.1.2. Как правило, все служебные документы должны
оформляться на бланках Совета министров, Управления делами Совета
министров. Бланки изготавливаются в соответствии с
государственными стандартами и Инструкцией по делопроизводству с
обязательным соблюдением таких правил:
- устанавливаются два вида бланков: бланк для письма и общий
бланк для других видов организационно-распорядительных документов
(приложения 3-12). Изготовление бланков конкретных видов
документов допускается, если их количество за год превышает
200 единиц;
- бланки каждого вида должны изготавливаться на основе
углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты
заголовка размещаются центрованным (начало и конец каждого ряда
реквизита одинаково удалены от границ площади) или флатовым
(каждый ряд реквизита начинается от левой границы площади)
способом;
- бланки должны изготавливаться типографским способом на
белой бумаге или бумаге светлых тонов красками яркого цвета;
- бланки документов должны иметь такие поля:
левое - 20 миллиметров;
верхнее - не менее 10 миллиметров;
правое и нижнее - не менее 8 миллиметров.
Отдельные внутренние документы (заявления сотрудников, также
некоторые служебные справки, планы, отчеты) и документы, созданные
от имени нескольких или более организаций, оформляются не на
бланках.
4.1.3. Порядок выдачи и хранения бланков.
Бланки выдаются министерствам, республиканским комитетам,
комитетам, другим органам исполнительной власти. Ответственность
за обеспечение учета, хранения и правильного использования бланков
несут руководители министерств, республиканских комитетов,
комитетов, организаций.
В министерствах, республиканских комитетах, комитетах
организациях ведется журнал учета получения и расходования
бланков, полученных в Управлении делами.
Бланки получают ответственные лица, назначенные
распорядительным актом министерства, республиканского комитета,
комитета, организации. Список этих лиц представляется заведующему
отделом.
При получении бланков указанные лица должны предъявлять
журнал учета и расходования бланков Совета министров, а также
письменную просьбу за подписью руководителя с указанием количества
бланков.
В министерствах, республиканских комитетах, комитетах,
организациях бланки хранятся в сейфах или несгораемых шкафах и
выдаются исполнителям под расписку в журнале.
Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственному
лицу и уничтожаются, о чем в журнале делается соответствующая
отметка.
4.1.4. Документы составляются, как правило, по одному
вопросу. Текст документа должен иметь достаточно аргументированную
информацию, изложенную кратко, грамотно и объективно, без
повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут
смысловой нагрузки.
Содержание документа должно быть связано с содержанием ранее
изданных по данному вопросу документов.
4.1.5. Текст документа оформляется в виде сплошного сложного
текста, анкеты, таблицы или объединением этих форм.
Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
используется во время составления правил, положений, писем,
распорядительных документов.
Как правило, тексты распорядительных документов и писем
состоят из двух частей. В первой обозначается причина или
обоснование для составления документа, в другой - выводы,
предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Форма анкеты используется при составлении цифровой или
словесной информации об одном объекте с точностью до знака.
Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных
документах, документах по материально-техническому снабжению и
сбыту, в финансовых документах. Форма таблиц используется при
составлении (передаче) цифровой или словесно-цифровой информации о
нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты
используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых,
бухгалтерских, организационно-распорядительных и других
документах.
Таблицы и анкеты, предназначенные для обработки ПК, объекты,
признаки и их показатели в случае необходимости кодируются.
4.1.6. Информация, направляемая в вышестоящие органы за
подписью Председателя Совета министров, первых заместителей,
заместителей Председателя Совета министров, Министра Совета
министров, готовится на украинском языке и должна пройти проверку
у консультанта-корректора-переводчика в издательском отделе
управления по делопроизводству. Редактирование документов
проводится в течение 2-х рабочих дней.
Первоочередность редактирования вышеуказанных документов
определяют Министр Совета министров, Первый заместитель Министра
Совета министров, начальник управления по делопроизводству.
4.1.7. Ответственность за содержание, качество подготовки и
должное оформление документов возлагается:
- документов, которые разрабатываются во исполнение заданий,
определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады
Украины, актами и поручениями Президента Украины, решениями
Кабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины,
по решению Председателя Совета министров - на заместителя
Председателя Совета министров в соответствии с распределением
обязанностей;
- других служебных документов - на руководителей структурных
подразделений Управления делами.
Ответственность за содержание, качество подготовки и должное
оформление документа, который визируется несколькими лицами, несут
в одинаковой степени все эти должностные лица.
В министерствах, республиканских комитетах, комитетах, иных
органах исполнительной власти, с которыми согласовываются проекты
документов, ответственность за содержание, уровень подготовки и
должное их оформление возлагается на руководителей этих органов.
4.2. Оформление документов
4.2.1. Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты
и установленный порядок их размещения, наименование
организации-автора документа, код организации, код формы документа
название вида документа (не обозначается на письмах), дата,
индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (в т.ч.
корректора), отметка об исполнении документа и направлении его в
дело.
При подготовке и оформлении документа состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого
требует назначение документа или его обработка.
4.2.2. Заголовок к тексту должен отражать краткое изложение
содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким,
точно передавать содержание текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с видом
документа и отвечать на вопросы "о чем?", "чего?".
Например: приказ, постановление (о чем?) о создании
учреждения; протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
Если документ содержит несколько вопросов, заголовок может
быть обобщенным. В конце заголовка точка не ставится, заголовок не
подчеркивается и в кавычки не берется.
Заголовки к текстам машинограмм формулируются по этим же
правилам.
В случае составления документа на основе унифицированной
формы, постоянная часть заголовка, входящая в название формы,
дополняется переменной информацией, которая конкретизирует его
содержание.
Текст документа, отпечатанного на бумаге формата А5,
разрешается подавать без заголовка.
Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм
и уведомлений.
4.3. Датирование документов
4.3.1. Все служебные документы должны датироваться. Датой
документа является дата его подписания, для документа, который
принимается коллегиальным органом - дата его принятия, для
документа, который утверждается - дата его утверждения.
4.3.2. Даты подписания и утверждения документа, а также
содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты проставляются тремя парами арабских цифр в один ряд
в последовательности: число, месяц, год. Например,
13 января 2005 года следует писать: 13.01.05.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной
цифры, то перед нею ставится 0. Например: 3 апреля 2005 года
следует писать: 03.04.05. В текстах нормативно-правовых актов и
документов которые содержат сведения финансового характера,
применяется словесно-цифровой способ оформления дат:
30 мая 2005 года.
4.3.3. Дата на документе ставится лицом, который его
подписывает или утверждает, в момент подписания или утверждения.
4.3.4. Обязательному датированию и подписанию подлежат все
служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и
исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении
документа и направлении его в дело).
4.3.5. Дата подписания проставляется на левой верхней части
документа вместе с индексом на специально отведенном для этого
месте на бланке. Если документы оформлены не на бланке, их дата
ставится ниже подписи слева. Дата утверждения документа
проставляется в соответствующей графе.
4.4. Индексация документов
4.4.1. Индексация документов состоит в присвоении им условных
обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время
регистрации и указывают на место создания, исполнения и хранения
документов.
4.4.2. Индексы входящих документов и созданных документов
состоят из порядковых номеров в пределах группы документов,
которые регистрируются, и в соответствии с задачами поиска могут
дополняться индексами из Номенклатуры дел, вопросами деятельности,
корреспондентов, а также исполнителей.
4.4.3. Составные части индекса размещаются в следующем
порядке: порядковый регистрационный номер в пределах группы
документов, которые регистрируются, индекса по Номенклатуре дел,
вопросов деятельности, корреспондентов, также исполнителей.
Индекс совместного нормативно-правового акта должен состоять
из индексов учреждений, которые его издали, проставляющихся через
дробь.
Составные части индекса отделяются друг от друга косой
чертой, например: 415/01-15/27 или 41/68/59.
4.5. Согласование документов
4.5.1. В целях оценки целесообразности документа, его
обоснования и установления соответствия законодательству
осуществляется согласование проекта документа.
Согласование документа бывает внутренним и внешним.
Внутреннее согласование осуществляется в Управлении делами
должностными лицами, занимающимися в соответствии со своими
функциональными обязанностями вопросами, которые поднимаются в
проекте документа; внешнее - за его пределами.
Внутреннее согласование проектов документов, которые
разрабатываются во исполнение законов Украины, постановлений
Верховной Рады Украины, актов и поручений Президента Украины,
решений Кабинета Министров Украины, поручений Премьер-министра
Украины, проводится не позднее, чем в 2-дневный срок после
окончания их разработки непосредственным исполнителем. Проекты
таких документов рассматриваются и визируются безотлагательно.
Внешнее согласование проектов отмеченных документов
проводится не позднее, чем в 3-дневный срок после их регистрации в
соответствующем органе исполнительной власти, к которому проект
высылается для рассмотрения.
4.5.2. Внутреннее согласование оформляется визированием
проекта документа должностным лицом. Виза включает: наименование
должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое
визирует документ и дату визирования. Наример:
Начальник юридического управления
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Виза проставляется на лицевой или на оборотной стороне
последнего листа проекта документа, если места для этого на
лицевой стороне последнего листа недостаточно.
Визы ставятся на вторых экземплярах документов, которые
остаются в Управлении делами.
Внешнее согласование проектов документов оформляется
соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на
лицевой стороне последнего листа проекта документа с левой стороны
и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица
с которым согласовывается проект документа (включая наименование
Совета министров), личную подпись, инициалы, фамилию и дату
согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр Совета министров
Автономной Республики Крым
(Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата
4.5.3. Замечания и предложения к проекту документа излагаются
на отдельном листе.
Замечания обязательно сообщаются (докладываются) лицу,
которое подписывает документ.
4.5.4. Проекты нормативно-правовых актов Совета министров
проверяются работниками Главного юридического управления
Управления делами на соответствие их законодательству и визируются
ими на первом экземпляре последнего листа проекта акта.
4.5.5. В случае, если содержание документа касается более
трех учреждений, составляется "Лист согласования".
Лист согласования оформляется по следующей форме:
Лист согласования
Название документа
Наименование должности Наименование должности
(Подпись) (Инициалы, фамилия) (Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата Дата
4.6. Заверение документов
4.6.1. Заверение документов осуществляется путем их подписания
утверждения и проставления печати.
4.6.2. Документы подписываются должностными лицами Совета
министров в соответствии с их полномочиями.
4.6.3. Подпись состоит из наименования должности лица,
которое подписывает документ (полное, если документ напечатан не
на бланке сокращенное - на документе, напечатанном на бланке),
личной подписи, инициалов, фамилии. Например:
Председатель Совета министров
Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)
4.6.4. В случае отправления документов одновременно
нескольким вышестоящим органам, руководитель подписывает все
экземпляры.
4.6.5. В случае отправки документа одновременно нескольким
адресатам, подписывается только оригинал, который остается в
Управлении делами, а на места рассылаются ксерокопии.
4.6.6. Документы подписываются, как правило, одним лицом, а в
случае, когда за содержание документа несут ответственность
несколько лиц (акты, финансовые документы и др.) - двумя или более
лицами. При этом их подписи размещаются одна под другой в
последовательности в соответствии с их должностями. Например:
Заместитель министра (Подпись) (Инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер (Подпись) (Инициалы, фамилия)
4.6.7. В случае подписания документа несколькими лицами
одинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне,
например:
Заместитель Председателя Заместитель Председателя
Совета министров Совета министров
Автономной Республики Крым Автономной Республики Крым
(Подпись) (Инициалы, фамилия) (Подпись) (Инициалы, фамилия)
4.6.8. Документы заседаний Совета министров подписываются
председательствующим на заседаниях и Министром Совета министров,
например:
Председатель Совета министров
Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)
Министр Совета министров
Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)
4.6.9. Если должностное лицо, подпись которого обозначена в
проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
которое исполняет его обязанности, или его заместитель. При этом
обязательно обозначается должность лица, которое подписало
документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или
машинописным способом, например: "и.о.", "зам."),
Не допускается подписание документа с предлогом "за" или
проставление косой черты перед наименованием должности.
4.6.10. Особым способом заверения документа после его
подписания является утверждение. Документ утверждается
соответствующими органами или должностными лицами, к компетенции
которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах.
4.6.11. Утверждение документа выполняется с помощью грифа
Совета министров или изданием распорядительного документа.
Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т.п.)
должны утверждаться соответствующим распорядительным документом
Совета министров.
4.6.12. Если документ утверждается конкретным должностным
лицом, то гриф складывается из таких элементов: слово "Утверждаю",
наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, которое
утвердило документ, дата утверждения, например:
Утверждаю
Председатель Совета министров
Автономной Республики Крым
(Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата
4.6.13. При утверждении документа распорядительным актом на
документе выполняется гриф по такой форме:
Утверждено
постановлением
Совета министров
Автономной Республики Крым
от 20.04.2005 г. N 15
4.6.14. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу
первого листа документа.
4.6.15. На документах, которые удостоверяют права граждан и
юридических лиц, фиксируют факт расходования денежных средств и
материальных ценностей, подпись ответственного лица должна
заверяться гербовой печатью.
Гербовая печать ставится также на положениях (уставах)
учреждений, договорах, удостоверениях, доверенностях.
Перечень других документов, которые необходимо скреплять
гербовой печатью, указан в приложении 13.
Печать, которая воспроизводит наименование Совета министров
или его структурного подразделения (не гербовая), ставится на
копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения, и на
размноженных копиях распорядительных документов в случае рассылки.
Печать необходимо проставлять таким образом, чтобы она
захватывала несколько букв наименования должности лица, которое
подписало документ.
4.7. Адресование документов
4.7.1. Документы адресуются учреждению, его структурным
подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае
адресования документа учреждению или его структурному
подразделению без определения должностного лица, их наименования
подаются в именительном падеже, например:
Министерство охраны здоровья
Украины
Главное лечебное управление
Если документ направляется должностному лицу, наименование
учреждения пишется в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном. Например:
Министерство промышленной
политики Украины
Управление делами
Главному специалисту
(Фамилия, инициалы)
В случае адресования документа руководителю учреждения или
его заместителю, наименование учреждения входит в состав
наименования должности адресата, например:
Начальнику Главного архивного
управления при Кабинете
Министров Украины
(Фамилия, инициалы)
В случае необходимости в реквизите "Адресат" можно указывать
почетное звание и ученую степень.
Если документ адресуется нескольким однородным организациям,
адресат необходимо указывать обобщенно, например:
Генеральным директорам
производственных объединений,
директорам предприятий и
руководителям организаций
Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово
"копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата
не ставится. В случае направления документа более чем четырем
адресатам, составляется список на рассылку и на каждом документе
пишется только один адресат.
4.7.2. В реквизит "Адресат" может входить адрес. Порядок и
форма записи сведений об адресе учреждения должны отвечать
правилам пользования почтовой связью.
Полный адрес указывается в случае направления документа
разовым корреспондентам, например:
Редакция журнала
"Архивы Украины"
252110, МСП, Киев-110,
ул. Соломенская, 24
В случае отправки документа гражданину, вначале указывается
фамилия и инициалы получателя, а потом почтовый адрес, например:
Фамилия, инициалы
327025, г. Николаев-25,
Киевское шоссе, 67, кв. 4
4.7.3. В случае отправления документа органам законодательной
и исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовый
адрес на документе не указывается. В этих случаях используются
конверты с заранее напечатанными адресами.
4.8. Резолюция
4.8.1. Резолюция - это надпись на документе или на
специальном бланке, сделанная Председателем Совета министров, его
заместителями, Министром Совета министров, его заместителями.
Резолюция содержит указания по исполнению документа.
4.8.2. Как правило, на документе должно быть не больше одной
резолюции. Другие резолюции допускаются только тогда, когда есть
необходимость детализации порядка исполнения документа. Резолюцию
можно ставить на свободном месте в верхней части лицевой стороны
первого листа документа, но не на поле документа, предназначенного
для подшивки. Запись резолюции на отдельных листах или специальных
бланках необходима в случае, когда документ подлежит возврату,
детализируется порядок исполнения документа и уточняются
исполнители.
4.8.3. Резолюции к документам должны содержать:
- фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;
- поручение (поручения), изложенное в краткой форме;
- при необходимости - срок исполнения;
- личную подпись руководителя и дату.
Если в резолюции исполнение документа поручается нескольким
лицам, то ответственным является тот, чья фамилия указана первой,
ему направляется оригинал документа, остальным направляются
ксерокопии. В этих случаях лицо, указанное первым, обобщает
информацию и предложения других исполнителей.
4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов
4.9.1. Во время прохождения документа в Управлении делами
обязательно выполняются такие пометки:
о поступлении (регистрации) документа - на нижнем правом поле
первого листа документа (штамп Управления делами, дата поступления
документа, индекс документа);
о взятии документа на контроль - на бланке резолюции ставятся
штампы "Контроль" или "Взять на контроль", а также "Подлежит
возврату";
об исполнении документа и направлении его в дело - на нижнем
левом поле первого листа документа (короткая справка о выполнении,
если нет документа об исполнении, слова "В дело" и номер дела, в
котором документ будет храниться, дата направления документа в
дело, наименование и подпись исполнителя), например:
В дело
Вопрос решен положительно в телефонном разговоре 05.03.05.
(Должность, инициалы, фамилия)
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над
документом закончена.
4.9.2. Каждый документ должен иметь отметку о
непосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии и
номера служебного телефона, которая указывается на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа, например:
Петренко 277 1264
4.9.3. Контроль по выполнению заданий, определенных законами
Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами и
поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров
Украины и поручениями Премьер-министра Украины, осуществляется
согласно резолюции Председателя Совета министров,
предусматривающей контрольные сроки, и с
контрольно-регистрационной карточкой передается в управление
контроля вместе с ксерокопией документа.
Срок подготовки проектов документов определяется с учетом
того что:
- проекты решений или информация об их выполнении, касающиеся
актов и поручений Президента Украины, которые направляются
Кабинетом Министров Украины органам исполнительной власти,
представляются в Кабинет Министров Украины за 10 дней до окончания
месячного срока со дня подписания таких документов, если другой
срок не указан в документе;
- запросы и обращения народных депутатов Украины,
направленные Кабинетом Министров Украины, для принятия
соответствующих мер, рассматриваются соответственно в 10- и
5-дневный срок после регистрации в Секретариате Кабинета Министров
Украины;
- датой исполнения заданий, определенных законами Украины,
постановлениями Верховной Рады Украины, актами, поручениями
Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины,
поручениями Премьер-министра Украины, считается дата регистрации
проектов решений или ответов об их исполнении, которые
направляются в Секретариат Кабинета Министров Украины.
4.10. Оформление ксерокопий документов
4.10.1. Ксерокопия документа снимается и выдается только с
разрешения Министра Совета министров, его Первого заместителя или
начальника управления по делопроизводству. Заверяются копии только
тех документов, которые издаются в Управлении делами.
Во время решения вопросов о принятии граждан на работу,
учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, а также
во время формирования личных дел работников Управления делами
можно снимать копии документов, выданных другими учреждениями
(копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).
4.10.2. Отметка "Копия" указывается в верхней части лицевой
стороны первого листа документа.
Надпись о заверении документа состоит из слов "Копия верна",
наименования должности, личной подписи лица, которое заверяет
ксерокопию, его инициалов и фамилии, даты заверения ксерокопии и
проставляется ниже реквизита "Подпись", например:
Верно
Начальник управления по делопроизводству (Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата
4.10.3. На копиях исходящих документов, которые остаются в
делах, текст бланков не воспроизводится, указывается лишь дата
подписания документа и его регистрационный индекс, должность лица,
которое заверило копию, его подпись и дата заверения.
На копиях исходящих документов могут быть визы должностных
лиц с которыми они согласованы, и визы исполнителей; надпись о
заверении документа, заверенная печатью с наименованием Управления
делами (негербовой) или его структурного подразделения
(управления). Копия документа должна иметь все исправления,
сделанные в оригинале.
4.11. Оформление приложений к документам
4.11.1. Приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы
документа или документ в целом. О наличии приложения указывается в
тексте или после текста документа перед подписью. Название
приложения в тексте документа должно отвечать названию самого
приложения.
4.11.2. Приложения к документам могут быть 3-х видов:
- приложения, которые утверждаются или вводятся в действие
распорядительными документами (приложения к распорядительным
документам);
- приложения, которые объясняют или дополняют содержание
основного документа;
- приложения, которые являются самостоятельными документами и
отправляются с сопроводительным письмом.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь
все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
В распорядительном документе сведения о наличии приложений
указываются в тексте, например:
"Разработать и представить на утверждение график комплексного
плана научной организации труда (НОТ) в министерстве по форме,
указанной в приложении 1".
Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку
со ссылкой на этот распорядительный документ, его дату и номер.
Отметка делается на верхнем правом поле первого листа приложения,
например:
Приложение
к постановлению
Совета министров
Автономной Республики Крым
от 20.04.05 г. N 150
В случае наличия нескольких приложений, на них указываются
порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
Знак N перед цифровым обозначением не ставится.
Приложения к распорядительным документам должны подписываться
руководителями структурных подразделений Совета министров на
лицевой стороне последнего листа приложения.
Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам,
уведомлениям, письмам и т. д. оформляются в таком порядке:
- если документ имеет приложение, полное название которого
приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется
таким образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.;
- если документ имеет приложение, полное название которого не
приводится в тексте, то его необходимо указать после текста с
обозначением количества листов и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о выполнении плана работы на
II квартал 2005 г. на 5 л. в 1 экз.
2. График заседаний Координационного
комитета на III квартал 2005 г. на 2 л. в 1 экз.
- если к документу прилагается другой документ, который имеет
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется таким
образом:
Приложение: Заключение санитарно-эпидемиологической комиссии
25.01.05 г. N 6 и приложение к нему, всего на
21 листе в 2 экз.;
- если приложения сброшюрованы (книги, журналы), количество
листов не указывается;
- при большом количестве приложений на них составляется
опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на _____ л.;
- если приложение отсылается не по всем указанным в документе
адресам, отметку о наличии документа оформляют по форме:
Приложение: на 5 л., в 2 экз. в первый адрес.
4.12. Требования к документам, которые выполняются с
применением компьютерной техники
4.12.1. В издательском отделе управления по делопроизводству
и в структурных подразделениях Управления делами печатаются только
служебные документы. Рукописи, которые сдаются в издательский
отдел управления по делопроизводству, должны быть разборчиво
написаны, тщательно сверены и завизированы исполнителем.
Рукописи, написанные нечетко, цветными чернилами или
карандашом, к печатанию не принимаются.
4.12.2. На рукописи исполнитель указывает:
- количество экземпляров;
- язык, на котором необходимо печатать;
- бланк, на котором выпускается документ.
4.12.3. Текст документов, напечатанных на бумаге формата А4,
должен иметь следующие реквизиты:
Левое поле - 30 мм;
Правое поле - 20 мм;
Верхнее и нижнее поля - 15 мм.
4.12.4. Постановления, распоряжения Совета министров, выписки
из протокола заседания Совета министров оформляются только с
использованием шрифта Times New Roman размером 12-14.
4.12.5. Реквизиты (кроме текста), которые состоят из
нескольких строчек, печатаются через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка
о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются один от
другого 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
УТВЕРЖДЕНО
1,5
Заместитель Министра
Совета министров
Автономной Республики Крым
1,5-2
(Подпись) (Инициалы, фамилия)
Дата
Реквизиты документа отделяются один от другого 2-3
межстрочными интервалами.
4.12.6. Название вида документа печатают по центру строки
большими буквами или выделяя жирным шрифтом.
4.12.7. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на
уровне последней строчки наименования должности без пропуска между
инициалами и фамилией.
4.12.8. Во время оформления документов на нескольких
страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны быть проставлены в правом верхнем углу
листа арабскими цифрами без слова "страница" и разделительных
знаков.
4.12.9. Напечатанный текст проверяет исполнитель. Если будут
выявлены печатные ошибки, пропуски и др., исполнитель возвращает в
издательский отдел управления по делопроизводству напечатанные
листы с рукописью для исправления.
4.13. Размножение документов
4.13.1. Порядок размножения документов способами множительной
техники устанавливается Министром Совета министров, а
необходимость размножения отдельных документов - руководителями
структурных подразделений Управления делами.
4.13.2. Размножение документов небольшого объема производится
непосредственно в управлениях Управления делами с помощью
оргтехники, имеющейся на рабочих местах.
4.13.3. Размножение документов большого объема производится
специальным подразделением (копировально-множительное бюро)
согласно правилам:
- для исполнения множительных работ исполнитель заполняет
заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения
(приложение 14);
- документы на размножение передаются в
копировально-множительное бюро вместе с заказом. Этому заказу
дается номер, указывается дата его передачи, устанавливается срок
исполнения заказа;
- заказ регистрируется в специальном журнале учета работы
копировально-множительного бюро. Во время получения размноженного
документа лицо, которое его получает, расписывается на заказе с
указанием даты получения;
- оригиналы документов после изготовления с них ксерокопий
возвращаются по принадлежности.
4.14. Подготовка и оформление документов к заседаниям Совета
министров
4.14.1. Заседания Совета министров проводятся согласно и в
соответствии с планом работы Совета министров и по мере
необходимости.
Планирование, порядок подготовки и проведения заседаний
Совета министров утверждены Регламентом работы Совета министров
Автономной Республики Крым.
4.15. Оформление документов на командировки
4.15.1. Служебные командировки работников Управления делами
осуществляются в соответствии с планом работы с учетом
ассигнований по смете расходов на командировки.
Если возникает необходимость в командировке работника вне
плана, руководитель структурного подразделения в служебной записке
на имя Министра Совета министров или его Первого заместителя
указывает: куда, на какой срок, с какой целью необходимо
командировать работника.
Служебная записка вместе с проектом приказа и командировочным
удостоверением передается Министру Совета министров, как правило,
не позднее, чем за трое суток до начала командировки.
Для регистрации командировочных удостоверений ведется
специальный журнал в отделе сопровождения входящей документации
управления по делопроизводству.
4.15.2. После возвращения из командировки работник в
трехдневный срок докладывает руководителю структурного
подразделения об исполнении задания и подает авансовый отчет по
установленной форме.
Руководитель структурного подразделения подтверждает
исполнение задания и визирует авансовый отчет, который подается в
управление финансов и бухгалтерского учета Управления делами.
5. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Исходящие документы обрабатываются и отправляются
централизованно в день их получения от структурных подразделений
или не позднее следующего рабочего дня. Не допускается отправка
или передача документов без регистрации документов в отделе
сопровождения входящей документации управления по
делопроизводству.
5.2. Во время приемки от исполнителей исходящих документов
обязательно проверяются:
- правильность оформления документов и размещения на нем всех
реквизитов;
- правильность обозначения адреса;
- наличие всех необходимых подписей на документе, на
приложениях к нему;
- наличие виз на копии документа, которая остается в деле;
- наличие в документе отметки о приложениях;
- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
5.3. На оригиналах документов, которые подлежат возврату, на
верхнем правом поле первой страницы ставится штамп "Подлежит
возврату".
5.4. Документы, которые одновременно отправляются одному и
тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте
ставятся регистрационные номера всех документов, находящихся в
конверте.
5.5. Документы, которые адресуются постоянным
корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом
получателя и отправителя, которые изготавливаются заблаговременно
печатным способом.
5.6. В случае отправки корреспонденции в другие города, кроме
наименования учреждения, должности и фамилии адресата, следует
обозначить точный адрес (почтовый индекс, область, район, город,
улицу, номер дома).
5.7. В регистрационной карте или в журнале обозначается номер
исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое
содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его
копия.
5.8. Документы, которые доставляются курьером, передаются
местным адресатам под расписку.
5.9. Оригиналы приказов, планов, отчетов, протоколов и т.д.
остаются в Управлении делами. В другие организации отправляются их
заверенные копии.
5.10. Исходящие документы и другие почтовые отправления
структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны сдавать
в отдел сопровождения входящей документации управления по
делопроизводству до 15.00, а отправляемые фельдсвязью - до 10.30.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов
Основными задачами контроля за исполнением документов
являются:
- обеспечение своевременного и качественного их исполнения;
- обеспечение Председателя Совета министров и Министра Совета
министров информацией о ходе и результатах выполнения контрольных
документов;
- повышение уровня исполнительской дисциплины;
- систематический анализ исполнительской дисциплины в
аппарате Управления делами, в министерствах, республиканских
комитетах, комитетах.
6.2. Система контроля включает:
- контроль за сроками исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- обобщение информации и анализ исполненных документов;
- подготовку материалов для снятия документов с контроля;
- снятие с контроля.
6.3. На контроль берутся служебные документы, если:
- в них указаны сроки исполнения;
- имеются резолюции руководства Совета министров о внесении
предложения или поручения проинформировать о результатах
рассмотрения вопросов.
6.3.1. Обязательному рассмотрению и постановке их на контроль
подлежат: указы и распоряжения Президента Украины, постановления
Верховной Рады Украины, решения Кабинета Министров Украины,
поручения Премьер-министра Украины, постановления и решения
Верховной Рады Автономной Республики Крым, постановления и
распоряжения Совета министров, поручения руководства Верховной
Рады и Совета министров Автономной Республики Крым, а также
Постоянного Представителя Президента Украины в Автономной
Республики Крым, запросы и обращения народных депутатов Украины и
депутатов всех уровней.
6.4. Ведение контроля за исполнением документов
осуществляется:
- за техническим соблюдением сроков исполнения контрольных
документов - управлением по делопроизводству, помощниками
заместителей Председателя Совета министров;
- за фактическим исполнением документов, направленных в
министерства, республиканские комитеты, комитеты, исполкомы
горсоветов и райгосадминистрации - управлением контроля.
6.5. Документы, поступившие в адрес Совета министров из
Секретариата Президента Украины, Верховной Рады Украины и Кабинета
Министров Украины, других органов, регистрируются управлением по
делопроизводству и передаются управлению Службы Председателя
Совета министров для доклада Председателю Совета министров.
6.5.1. После рассмотрения Председателем Совета министров
документы возвращаются в управление по делопроизводству. Резолюции
переносятся на регистрационные карточки в компьютер и документы
передаются для исполнения согласно резолюциям.
6.6. Сроки исполнения документов
6.6.1. Документы могут быть с указанием и без указания срока
исполнения. Сроки исполнения могут быть указаны в самом документе
или установлены законодательными актами (приложение 15).
6.6.2. Документы без указания срока исполнения должны быть
исполнены не позднее, чем за 30 календарных дней, а документы с
отметкой "срочно" - в течение 7 рабочих дней со дня подписания
документа.
6.6.3. Срок исполнения документа может быть изменен лишь по
указанию должностного лица, которое его установило, а в его
отсутствие - должностным лицом, которое его замещает. В случае
необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе
исполнителя, которая подается не позднее, чем за три рабочих дня
до окончания установленного срока, а в отношении документа без
указания срока - до окончания 30-дневного срока со дня его
получения.
6.6.4. Доработка проектов документов, возвращенных Кабинетом
Министров Украины разработчику, проводится не позднее, чем в
5-дневный срок после подписания соответствующего поручения, если в
поручении не указан другой срок.
6.7. Осуществление контроля за исполнением документов
6.7.1. Контроль за исполнением документов включает такие виды
работ:
- постановку документов (поручений) на контроль;
- формирование базы контрольных документов в компьютере;
- своевременное доведение документов до исполнителей;
- предварительные напоминания и регулирование хода исполнения
документов;
- учет и обобщение результатов контроля за исполнением
документов (поручений);
- информирование руководства о ходе и итогах исполнения
документов (поручений);
- снятие документов с контроля;
- формирование архивной базы исполненных документов.
6.7.2. Данные о ходе исполнения документов вносятся в
контрольную карточку в компьютере в графу "Отметка об исполнении".
6.7.3. При автоматизированной системе контроля поиск
необходимой информации осуществляется по видам документов, дате,
исполнителю, корреспонденту, сроку исполнения и содержанию.
6.7.4. Документ считается исполненным только тогда, когда
поставленные в нем вопросы разрешены и корреспонденту дан ответ по
существу.
6.7.5. Ежеквартально не позднее 20 числа месяца, следующего
за отчетным периодом, управление по делопроизводству представляет
Министру Совета министров обобщенную информационную записку о
состоянии исполнительской дисциплины по всем видам документов в
аппарате Управления делами, министерствах, республиканских
комитетах, комитетах.
После рассмотрения руководством Совета министров
информационная записка направляется в министерства,
республиканские комитеты, комитеты, управления Управления делами
для реагирования и принятия мер.
6.7.6. При необходимости вопрос о состоянии исполнительской
дисциплины выносится на заседание Совета министров.
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.1. Составление номенклатур дел
7.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, создающихся в делопроизводстве Управления делами
оформленный в соответствующем порядке с указание сроков хранения
дел.
7.1.2. Номенклатура дел является обязательным документом,
который составляется для создания в Управлении делами единой
системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска
документов по вопросам деятельности и видам отбора документов на
госхранение в процессе делопроизводства.
7.1.3. Имеются три вида номенклатур дел: типовая, примерная,
индивидуальная.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел для
Управления делами, однородных по характеру деятельности, с единой
системой индексации и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел
для Управления делами, однородных по характеру деятельности, но
разных по структуре и имеет рекомендательный характер.
7.1.4. Независимо от наличия типовой или номерной номенклатур
дел Управление делами должно иметь индивидуальную номенклатуру дел
состоящую из номенклатур дел его структурных подразделений.
7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения
разрабатывается должностным лицом, ответственным за
делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением
специалистов, подписывается руководителем структурного
подразделения и согласовывается с заведующим отделом входящей
документации управления по делопроизводству и руководителем архива
Управления делами (приложение 16).
7.1.6. Номенклатура дел Управления делами составляется на
основе изучения документов, охватывающих все вопросы его
деятельности.
7.1.7. После исполнения документов они группируются в дела,
которым даются наименования (заголовки), раскрывающие в сжатой,
обобщенной форме состав и содержание документов. Основной частью
заголовка является изложение вопроса (предмета), по которому оно
заводится.
7.1.8. Размещение дел в номенклатуре дел структурных
подразделений должно отвечать степени важности вопросов, которые
решаются (исполняются), с расчетом взаимосвязи документов,
включенных в конкретные дела.
Как правило, первой размещается группа дел, которая включает
документы вышестоящих органов, далее группа
организационно-распорядительной документации Управления делами,
планово-отчетная документация и переписка.
7.1.9. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно
иметь условное обозначение (арабскими цифрами) - индекс. Индекс
дела структурного подразделения состоит из индекса структурного
подразделения (по штатному расписанию или классификатору
структурных подразделений Управления делами) и порядкового номера
в пределах подразделения. При наличии в деле томов (частей) индекс
ставится на каждом томе с обозначением: т. 1, т. 2 и т.д.
7.1.10. В конце делопроизводственного года номенклатура дел
структурного подразделения обязательно закрывается итоговой
записью (итоговой таблицей), в которой указывается количество и
категории фактически завершенных дел. Итоговую запись подтверждает
своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в
структурном подразделении.
7.1.11. Номенклатуры дел структурных подразделений после их
рассмотрения и анализа сводятся (формируются) в единую (сводную)
номенклатуру дел Управления делами.
7.1.12. Как в номенклатуру дел структурного подразделения,
так и в сводную Номенклатуру дел Управления делами включаются
наименования дел, отражающие все документированные участки
Управления делами.
В Номенклатуру дел включаются незаконченные делопроизводством
дела, которые поступили от других учреждений для их продолжения, в
том числе справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел,
документы, созданные с помощью персонального компьютера.
Дела, вопросы которых требуют решения сроком более одного
года (переходящие дела), включаются в Номенклатуру дел каждого
года в течение всего времени их решения.
7.1.13. В Номенклатуру дел не включаются печатные издания,
брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы,
экспресс-информация.
7.1.14. Сводная Номенклатура дел Управления делами после
окончательной доработки согласовывается с ЭК Управления делами и
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива в Автономной
Республике Крым, после чего утверждается (приложение 17).
7.1.15. Как в номенклатуре дел структурного подразделения,
так и в сводной в течение делопроизводственного года в графе
"Примечание" делаются отметки о заведении и включении новых дел, о
переходящих делах, об ответственных за делопроизводство,
формировании дел, передаче дел в архив Управления делами для их
продолжения.
7.1.16. В конце делопроизводственного года Номенклатура дел
Управления делами обязательно закрывается итоговой записью.
Итоговую запись скрепляет своей подписью руководитель
делопроизводственной службы. О количестве заведенных за год дел
уведомляется архив Управления делами.
7.1.17. Сводная Номенклатура дел составляется в четырех
экземплярах, на каждом из них должен быть заполненный гриф
согласования с Госархивом в Автономной Республике Крым (далее
Госархив).
Экземпляры сводной Номенклатуры дел распределяются в
следующем порядке:
первый - хранится в деле отдела;
второй - передается в архив Управления делами для постоянного
контроля за формированием дел в управлениях;
третий - направляется в Госархив, с которым согласовывались
экземпляры Номенклатуры дел;
четвертый - распределяется по разделам между соответствующими
структурными подразделениями для практической работы.
7.1.18. Сводная Номенклатура дел Управления делами, как и
номенклатура дел структурного подразделения ежегодно (не позднее
ноября-декабря) пересматривается, анализируется и уточняется.
После внесения изменений Номенклатура дел перепечатывается и
утверждается Министром Совета министров.
Сводная Номенклатура дел подлежит повторному пересмотру и
пересогласованию с Госархивом один раз в пять лет или в связи с
изменением структуры, функций и характера работы Управления
делами.
7.2. Формирование дел
7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных
документов в дела в соответствии с Номенклатурой дел.
7.2.2. При формировании дел следует придерживаться следующих
правил:
- группировать в дела только оригиналы (при их отсутствии -
заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и
исполненных документов, при этом запрещается группировать в дела
черновики и дубликаты материалов, а также документы, подлежащие
возврату, и размноженные копии;
- группировать в дела документы одного календарного года (за
исключением личных и переходящих дел). Личные дела формируются на
протяжении всего времени работы сотрудника;
- документы постоянного и временного сроков хранения
необходимо группировать в отдельные дела.
Как исключение, если этого требует специфика работы,
документы постоянного и временного сроков хранения, связанные с
решением одного вопроса, могут группироваться на протяжении
делопроизводственного года в одно дело. После окончания
делопроизводственного года или перед передачей дел в архив
Управления делами документы должны размещаться по отдельным делам
в соответствии с Номенклатурой дел:
- в одном деле документы постоянного, в другом - документы
временного срока хранения;
- включать в дела документы, касающиеся только одного
вопроса, или группы сходных вопросов, которые образуют единый
тематический комплекс, в начале - инициативный документ, а затем -
все остальные в логической последовательности;
- если документы по своему содержанию и сроку хранения не
могут быть сформированы в дела, предусмотренные Номенклатурой,
заводится новое дело с обязательным внесением его наименования и
срока хранения в действующую номенклатуру дел;
- дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).
7.2.3. Документы в деле формируются в хронологической либо
логической последовательности или их сочетании.
7.2.4. Распорядительные документы вместе с приложениями
группируются в дела по характеру и хронологии.
Уставы, положения, инструкции и другие документы,
утвержденные распорядительными документами, являются приложениями
к ним и размещаются вместе с названными документами. Если они
утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в
отдельные дела.
Приказы по основной деятельности: о принятии, переводе,
увольнении, поощрении сотрудников; о предоставлении отпусков; о
наложении взыскания; о командировках сотрудников; приказы по
административно-хозяйственным вопросам и пр. группируются в разные
дела.
7.2.5. Документы заседаний Совета министров группируются в
одно дело: протоколы, постановления и материалы к ним (доклады,
справки и т.д.);
Протоколы формируются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям систематизируются по датам и номерам
протоколов внутри группы документов, включенных в один протокол
повестки дня.
7.2.6. Поручения высших органов власти и документы, связанные
с их исполнением, группируются в дела по направлениям деятельности
Совета министров. При небольшом количестве таких документов они
группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются
по дате поручений.
7.2.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах
отдельно.
7.2.8. Переписка формируется по содержанию и корреспондентам
и систематизируется в хронологической последовательности: документ
- ответ располагается за документом - запросом.
7.2.9. Документы по личному составу формируются в
хронологическом порядке по мере их поступления в такой
последовательности: внутренняя опись документов, включенных в
дело, заявление о принятии на работу; направление или
представление; личный листок по учету кадров; автобиография;
документ об образовании; выписки из приказов о назначении,
переводе, увольнении; дополнения к личному листку по учету кадров;
дополнения к личному листку о поощрении; справки и другие
документы.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии
здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные
дела временного срока хранения и в личные дела не включаются.
Копии приказов о взыскании, поощрении, изменении фамилии и
т.п. в личные дела не включаются в связи с внесением сведений в
дополнение к личному листку кадров.
7.2.10. Личные счета работников и другие подобные документы
систематизируются в пределах года по фамилии в алфавитном порядке.
7.2.11. Методическое руководство и контроль за формированием
дел Управления делами и его структурных подразделений
осуществляется управлением по делопроизводству.
7.3. Оперативная сохранность документов
7.3.1. Документы с момента их создания и до передачи в архив
Управления делами хранятся в делах.
С целью оперативного поиска документов дела размещаются
согласно Номенклатуре дел. На обложках дел обозначаются индексы по
Номенклатуре.
7.3.2. Сохранность документов в структурных подразделениях
обеспечивается руководителями структурных подразделений и
должностными лицами, ответственными за делопроизводство.
7.3.3. С целью обеспечения сохранности документов дела должны
храниться в рабочих комнатах либо специально отведенных для этих
целей помещениях, запирающихся шкафах и столах.
7.3.4. Выдача дел во временное пользование заинтересованным
лицам осуществляется с разрешения руководителей структурных
подразделений. На выданное дело заводится карта-заместитель дела в
которой указывается структура подразделения, номер дела, дата
выдачи, кому выдано дело, дата возвращения. Предусматриваются
графы для подписей в получении и приеме дела.
7.3.5. Изъятие документа из дела постоянного срока хранения
запрещается. В исключительных случаях изъятие документа
допускается с разрешения Министра Совета министров с обязательным
наличием в деле заверенной копии документа.
8. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
8.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться в
архив Управления делами для последующего хранения и использования.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут
передаваться в архив Управления делами по согласованию с Министром
Совета министров.
8.2. Подготовка документов к передаче в архив включает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- передачу дел в архив Управления делами и обеспечение
сохранности документов.
8.3. Экспертиза ценности документов заключается в определении
их ценности с целью установления сроков хранения документов и
отбора их на государственное хранение.
8.4. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Управлении делами создается постоянно действующая
экспертная комиссия (ЭК).
8.5. Экспертиза ценности документов проводится на основании
Номенклатуры дел и перечня (типовых, ведомственных) документов с
указанием сроков хранения. По результатам экспертизы ценности
документов составляются описи документов постоянного и временного
сроков хранения и акт о выделении к уничтожению документов,
которые не подлежат хранению.
8.6. Выделение документов к уничтожению и составление об этом
акта проводится после подготовки описи дел постоянного и
временного сроков хранения за этот же период;
акты о выделении документов для уничтожения, которые не
подлежат хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с
описями дел.
Акты утверждаются после утверждения описей дел постоянного
срока хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Госархива
(приложение 18).
8.7. После утверждения акта о выделении документов для
уничтожения эти документы сдаются подразделениям по заготовке
вторичного сырья.
8.8. Документы Управления делами группируются в дела после
окончания делопроизводственного года. Дела постоянного и
временного сроков хранения подлежат следующему оформлению:
подшивка в папку из твердого картона; нумерация листов в деле;
составление заверительной надписи; составление (в случае
необходимости) внутренней описи документов; оформление обложки
дел.
8.9. Документы временного срока хранения, оформленные в дела,
не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов
оформления обложки не производится.
8.10. Некоторые группы дел постоянного срока хранения,
наименования которых не полностью раскрывают содержание (дела с
постановлениями, распоряжениями, решениями и т.п.), должны иметь
внутреннюю опись документов в деле. Опись размещается в начале
дела и содержит обозначение индексов документов в деле, их краткое
содержание, дату и номера листов в деле.
8.11. Обложка дел постоянного и временного сроков хранения
оформляется в соответствии с установленной формой (приложение 19).
8.12. После окончания делопроизводственного года в надписи на
обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся
необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на
обложке составу подшитых документов и в случае необходимости в
заголовок вносятся необходимые дополнительные сведения
(проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы
отчетности и т.п.).
8.13. Дата на обложке дела должна соответствовать году начала
и окончания дела; в деле, которое имеет документы за более ранние
годы, чем год образования дела, под датой делается надпись:
"имеются документы за ______________ годы".
8.14. На обложках дел, которые составлены из нескольких томов
(частей), проставляются даты первого и последнего документа
каждого тома (части). В случае обозначения точной календарной
даты, указывается число, месяц и год. Число и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется словом
(13 июля 2005 год).
8.15. На обложке дела проставляется номер дела по описи и, по
согласованию с архивом Управления делами, номер описи и фонда.
8.16. В случае изменения названия Управления делами (его
структурных подразделений) на протяжении периода, который
охватывает документы дела, или во время передачи дел другому
структурному подразделению, на обложке проставляется новое
название структурного подразделения.
8.17. Надписи на обложках дел постоянного и длительного
сроков хранения выполняются четко, черными светостойкими чернилами
или тушью.
8.18. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного и длительного сроков хранения и
по личному составу.
8.19. Описи дел, указанных в п. 8.18., составляются по
установленной форме (приложение 20).
8.20. Описи дел структурного подразделения составляются
должностным лицом, отвечающим за состояние делопроизводства в
структурном подразделении, при методической помощи архива
Управления делами.
8.21. Опись дел структурного подразделения составляется при
условии соблюдения следующих правил:
- номер описи структурного подразделения должен состоять из
цифрового обозначения структурного подразделения по Номенклатуре
дел с добавлением начальной буквы наименования категории
документов, которые входят в опись, и последних двух цифр года, в
котором заведены включенные в опись дела.
Например, описи дел постоянного, длительного сроков хранения
и по личному составу структурного подразделения N 5 по
Номенклатуре дел и заведены в 2004 году, будут иметь номера:
5-П-04, 5-3-04, 5 л/с-04;
- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела. Опись на дела длительного срока
хранения должна иметь дополнительную графу "Срок хранения, статья
по перечню";
- графа описи "Примечание" используется для сведений об
особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим
структурным подразделениям, о наличии копий и т.п.;
- систематизация дел структурного подразделения, включенных в
опись, должна соответствовать систематизации в номенклатуре дел
как структурного подразделения, так и Управления делами в целом;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей) то каждый
том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером;
- в случае внесения в опись подряд нескольких дел с
одинаковым заголовком, пишется полностью лишь заголовок первого
дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом
новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- дела по личному составу вносятся в опись по алфавиту, по
тематике, по хронологии.
8.22. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с единой
сплошной нумерацией дел. Дела каждого года образуют годовой раздел
описи.
В конце описи делается итоговая запись с обозначением
(цифрами и прописью) количества дел, которые значатся в описи,
первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются
особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера
дел).
В годовой раздел описи вносятся также дела, которые не
завершены делопроизводственным годом. В таких случаях в конце
годовых разделов описи каждого следующего года, на протяжении
которого дела продолжались делопроизводством, отмечается:
"Документ по этому вопросу см. также в разделе за ____ год,
N _____".
8.23. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
руководителем отдела и утверждается руководителем структурного
подразделения.
8.24. Опись дел структурного подразделения составляется в
двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в
архив Управления делами, а другой остается как контрольный
экземпляр в структурном подразделении.
8.25. Описи дел структурных подразделений являются основанием
для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, по
которой описи передаются на хранение в Государственный архив.
8.26. Сводная опись дел постоянного срока хранения
составляется в четырех экземплярах и подлежит обязательному
утверждению ЭПК Госархива через два года после завершения дела в
делопроизводстве. Для утверждения в Госархив отсылаются все четыре
экземпляра описей, три из которых после утверждения остаются в
Госархиве, а оставшийся экземпляр возвращается в Управление
делами. В соответствии с утвержденными описями дел Управление
делами обязано передавать дела в Госархив в установленные сроки.
8.27. Сводные описи длительного срока хранения составляются в
двух экземплярах и оформляются так, как описи постоянного срока
хранения.
Описи дел временного срока хранения Государственным архивом
не утверждаются.
8.28. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного сроков хранения передаются в архив Управления делами
через два года после завершения их в делопроизводстве (например,
дела за 2001 год передаются в архив в 2004 году). Дела временного
срока хранения передаются в архив Управления делами по
согласованию с руководителями структурных подразделений и архива
Управления делами.
Передача дел в архив Управления делами осуществляется в
соответствии с графиком, составленным архивом, согласованным с
руководителями структурных подразделений и утвержденным Министром
Совета министров.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве
для текущей работы, архив Управления делами оформляет выдачу дел
во временное пользование.
8.29. Прием (передача) каждого дела осуществляется работником
архива только после проведения экспертизы его научно-исторической
ценности, полного упорядочения и оформления. Дела постоянного и
длительного срока хранения передаются в архив по описям. При этом
во всех экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка
о его наличии. В конце каждого экземпляра описи руководитель
архива Управления делами расписывается о приеме дел с обязательным
проставлением цифрами и прописью количества переданных в архив
Управления делами дел, проставляет дату. Один экземпляр описи
возвращается в структурное подразделение, а другие остаются в
архиве.
Дела временного срока хранения могут передаваться в архив
Управления делами по Номенклатуре дел.
8.30. Дела передаются в архив связанными соответствующим
образом.
8.31. Сохранность документов обеспечивается архивом
Управления делами в соответствии с Законом Украины "О национальном
архивном фонде и архивных учреждениях" ( 3814-12 ).
9. Функции делопроизводственной службы
Работа и функции делопроизводственной службы регламентируются
Положением об управлении по делопроизводству, которое
разрабатывается на основании Положения об Управлении делами и
данной Инструкции и утверждается Министром Совета министров.

Министр Совета министров
Автономной Республики Крым В.ГАНЫШ

Приложение 1
к пункту 3.3.2
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
службой делопроизводства

1. Письма, поступившие в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и
отпуска.
3. Документы, поступившие от райгосадминистраций и исполкомов
городских советов, связанные с подготовкой и проведением выборов.
4. Материалы постоянных комиссий Совета министров Автономной
Республики Крым.
5. Протоколы заседаний райгосадминистраций и протоколы
заседаний исполкомов городских советов.
6. Письма и представления райгосадминистраций и
исполнительных комитетов городских советов о перемещениях кадров.
7. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые
статистические отчеты.
8. Планы работы райгосадминистраций и исполнительных
комитетов городских советов.
9. Справки, брошюры, книги, обзоры, бюллетени, листки,
плакаты, листовки, газеты, журналы, высылаемые в порядке взаимной
информации и обмена опытом работы.
10. Поздравительные письма, открытки и приглашения.
11. Формы статистической отчетности.
12. Рекламные издания предприятий о своей продукции или
услугах.

Приложение 2
к пункту 3.3.6.

Регистрационно-контрольная карточка
----------------- ----------------- Вид документа | | Признак контроля | | ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- Корреспондент | | Работал с | | ----------------- документом -----------------
------------------------------------------------------------------ | Дата |Индекс документа| Дата | Индекс |Листов| | | | корреспондент а|корреспондента| | |-------+----------------+-----------------+--------------+------| | | | | | | ------------------------------------------------------------------ ------------------------------- Представление информации | | ------------------------------- ------------------------------------- Тематика | | ------------------------------------- ----------------- ------------------------ Подпись | | Правомерность | | ----------------- ------------------------
Содержание
------------------------------------------------------------------ | | ------------------------------------------------------------------
Резолюция
------------------------------------------------------------------ | | ------------------------------------------------------------------ ----------------------- Контролирующий | | Сроки исполнения -----------------------
----------------------- Отв. исполнитель | | ----------------------- -------------------------- Куратор | | --------------------------
Отметка об исполнении
------------------------------------------------------------------ | | ------------------------------------------------------------------ ------------------------------- Объективность задержки | | ------------------------------- ------------------------------- Снятие с контроля | | -------------------------------

Приложение 3
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 4
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 5
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 6
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 7
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 8
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 9
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 10
к пункту 4.1.2.
( rb545a001-05 )

Приложение 11
к пункту 4.1.2.

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ СОВЕТА МИНИСТРОВ
АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
П Р И К А З
от __________________ N _______
Приказываю
Направить в служебную
командировку _______________________________________
Ф.И.О.
__________________________________________________________________
должность
в город, район ______________________ сроком на _____________ дней
с _____________________ по ___________________ 200 ____ г.
Цель командировки ________________________________________________
__________________________________________________________________

Министр Совета министров
Автономной Республики Крым

Приложение 12
к пункту 4.1.2.
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ СОВЕТА МИНИСТРОВ
АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
П Р И К А З
от __________________ N _______
Приказываю
Выплатить командировочные расходы
(в т. ч. аванс) __________________________________________________
Ф.И.О. _________________________________________________________________,
должность
направленному в командировку по поручению Председателя Совета
министров Автономной Республики Крым от ____________ N ______

Министр Совета министров
Автономной Республики Крым

Приложение 13
к пункту 4.6.15.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которые ставится
гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов,
оборудования выполненных работ, списания, экспертизы и т.п.).
Листы согласования нормативно-правовых актов, заключения,
отзывы учреждений на диссертации и авторефераты, которые
направляются в Высшую аттестационную комиссию Украины.
Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использования
бюджетных ассигнований на зарплату; о насчитанной и причитающейся
зарплате и т.п.).
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей,
бюджетные, банковские, пенсионные, платежные поручения.
Договоры (о материальной ответственности, научно-техническом
сотрудничестве, подряды, аренде помещений, выполнение работ и
т.п.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство, технические и т.п.).
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.п.).
Заявки (на приобретение, изобретения).
Образцы отпечатков печатей и подписей работников, которые
имеют право осуществлять финансово-хозяйственные операции.
Удостоверение о командировке.
Смета расходов (на содержание аппарата управления, на
подготовку и освоение производства новых товаров, на калькуляцию в
соответствии с договором, на капитальное строительство и т.п.).
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.).
Представления и ходатайства (о награждении орденами и
медалями/премиями).
Протоколы (согласования планов поставок).
Реестры (чеков, бюджетных поручений).
Спецификации (товаров, продукции и т.п.).
Положения о государственных предприятиях (объединений).
Титульные списки.
Штатные расписания.

Приложение 14
к пункту 4.13.3.
РАЗРЕШАЮ РАЗМНОЖИТЬ
______________________________
Должность, подпись
Дата
ЗАЯВКА N
на множительную работу

Структурное подразделение ________________________________________
Исполнитель ______________________________________________________
Фамилия, телефон
Количество страниц ___________ Количество экземпляров ____________
Руководитель структурного подразделения __________________________
дата, подпись
Принято к исполнению _____________________________________________
дата, подпись
Получена выполненная работа ______________________________________
дата, подпись

Приложение 15
к пункту 6.6.1.
ПЕРЕЧЕНЬ
документов с указанием сроков исполнения

Депутатский запрос - не позднее 7 дней с момента получения
или в срок, установленный Верховной Радой Украины и Верховной
Радой Автономной Республики Крым.
Обращение народного депутата Украины и депутата местного
совета - не более 10 дней с момента получения.
Письма-поручения и письма-запросы учреждений высшего уровня -
согласно установленному в них сроку или на протяжении 30 дней.
Бухгалтерский отчет и годовой баланс: рассмотрение,
утверждение решений по ним в 15-дневный срок с момента получения.
Телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, требующие
срочного решения, - до 2 дней, остальные - на протяжении 10 дней.

Приложение 16
к пункту 7.1.5.
Наименование учреждения
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________N _________
(место составления)
на _______________ год

__________________________________________________________________
Наименование раздела

------------------------------------------------------------------ |Индекс дела| Заголовок | Количество |Срок хранения|Примечание| | | дела (тома, | дел | дела (тома, | | | | части) | (томов, | части) и | | | | | частей) |номера статей| | | | | | в | | | | | |перечислении | | ------------------------------------------------------------------

Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного Начальник управления по
подразделения делопроизводству Управления
делами
(лицо, ответственное за архив У
правления делами)
__________ N _______ Подпись Инициалы, фамилия
Дата
______________________
* В случае наличия ЭК структурного подразделения

Продолжение
приложения 16
Итоговая запись категории и количества дел, заведенных в _______ году в структурном подразделении
------------------------------------------------------------------ |По срокам хранения |Всего | В том числе: | | | |-------------------------------------| | | | таких, которые |со знаком "ЭПК"| | | | переходят | | ------------------------------------------------------------------

Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет включительно)
Вместе

Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Итоговые ведомости переданы в делопроизводственную службу

Наименование должности лица,
ответственного за передачу ведомостей Подпись Инициалы, фамилия
Дата

Приложение 17
к пункту 7.1.14.

Наименование учреждения УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя
___________N _________ Подпись Расшифровка подписи
на _______________ год Дата

_______________________________________________________________
Наименование раздела*
------------------------------------------------------------------ |Индекс дела| Заголовок | Количество |Срок хранения|Примечание| | | дела (тома, | дел | дела (тома, | | | | части) | (томов, | части) и | | | | | частей) |номера статей| | | | | | в перечне** | | ------------------------------------------------------------------

Наименование должности
руководителя
делопроизводственной службы Подпись Инициалы, фамилия
Виза руководителя архива Управления делами

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
___________ N _______ ___________ N _______

______________________
* Ниаменование структурного подразделения (для учреждений,
которые не имеют структурного деления, - направление деятельности.
** Название перечня с указанием сроков хранения документов и
его выходные данные.
Формат А4 (210 х 297)

Продолжение
приложения 17
Итоговая запись категории и количества дел, заведенных в _______ году в Управлении делами
------------------------------------------------------------------ |По срокам хранения |Всего | В том числе: | | | |-------------------------------------| | | | таких, которые |со знаком "ЭПК"| | | | переходят | | ------------------------------------------------------------------

Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет включительно)
Вместе

Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Итоговые ведомости переданы в архив Управления делами

Наименование должности лица,
ответственного за передачу
ведомостей Подпись Инициалы, фамилия
Дата

Приложение 18
к пункту 8.6.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Акт
руководителя организации ___________N _________
Подпись Расшифровка подписи ______________________
(место составления) Дата

О выделении к уничтожению документов,
которые не подлежат хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
__________________________________________________________________
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-практической ценности
и утратившие практическое значение документы _____________________
(наименование
__________________________________________________________________
структурного подразделения)
--------------------------------------------------------------- | N |Заголовок| Дата |Номера | Индекс| Кол- | Срок |Приме-| |п/п|дела или | дела |описей | дела |во дел |хранения|чание | | |групповой| или |(номен-|(тома, |(томов,| дела | | | |заголовок|крайние|клатур)|части) |частей)| (тома, | | | | дела | даты |за год | в | | части) | | | | | дела |(годы) |соотв. | |и номера| | | | | | |с номе-| | статей | | | | | | |нклату-| | по | | | | | | |рой или| |перечню | | | | | | |N дела | | | | | | | | |по | | | | | | | | |описи | | | | |---+---------+-------+-------+-------+-------+--------+------| | | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------

Продолжение
приложения 18
Всего _____________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
описи дел постоянного хранения за __________________________ годы
утверждены, а личного происхождения согласованы с ЭПК Госархива
при СМ Крыма_____________________________________________________
(наименование архивной организации)
(протокол от _____________ N __________)

Наименование должности лица,
которое проводило экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата

ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
от __________ N ____________

Документы в количестве ______________________________________
(цифрами и литерами) дел весом _______________ кг сданы в _____________________________
(наименование _______________________________ на переработку по приемо-сдаточной
организации)
накладной от _________________ N __________

Наименование должности лица,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата

Приложение 19
к пункту 8.11.
код гос. архива ___________________
код организации ___________________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование государственного архива)

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО N ________ том N ________

_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
(заголовок дела)

_______________________
(дата)

Ф. N ___________________ На ______ лет
Оп. N __________________ Хранить ___________
Д. N ___________________

Приложение 20
к пункту 8.19.
__________________________________________________________________
(наименование учреждения) __________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N
_________________________________

---------------------------------------------------------------- | N | Индекс |Заголовок| Дата |Количество| Срок |Примечание| |п/п| дела | дела | дела | листов в |хранения| | | | (тома, | (тома, | (тома, |деле (томе| дела | | | | части) | части) | части) | части) | (тома, | | | | | | | |части), | | | | | | | | статья | | | | | | | | по их | | | | | | | |перечню*| | ----------------------------------------------------------------

В опись включено ______________________ дел.
с N ________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование
должности составителя
описи Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Наименование должности Протокол ЭК** структурного
руководителя подразделения
делопроизводственной службы __________N ______________

Подпись Расшифровка подписи

______________________
* Графа шестая опускается в описях дел постоянного хранения
** При наличии ЭК структурного подразделения

Продолжение
приложения 20
Передал ____________________________________________________ дел
(цифрами и буквами)
и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и буквами)
к документам.*

Наименование должности лица
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата

Принял _____________________________________________________ дел
(цифрами и буквами)
и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и буквами)
к документам.

Наименование должности лица
архивного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 х 297)
Форма описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу
структурного подразделения

______________________
* Передаются вместе с делами канцелярии



вверх