Документ n0001323-98, поточна редакція — Прийняття від 01.02.1998

                   МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ 
Р О З'Я С Н Е Н Н Я
від 01.02.98
м.Київ
vd980201

Роз'яснення
щодо нотаріального оформлення від імені громадян,
підприємств, установ і організацій України
документів, призначених для дії за кордоном

1. Нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за
кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої
вони мають подаватися. Ця вимога грунтується на ст. 98 Закону
України "Про нотаріат" ( 3425-12 ), згідно з якою нотаріуси
застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені
відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють
посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним
законодавством, якщо це не суперечить законодавству України. 2. На підставі п. 6 ст. 36 Закону України "Про нотаріат"
( 3425-12 ) приватні нотаріуси не можуть засвідчувати справжність
підпису на документах, призначених для дії за кордоном, та
посвідчувати доручення для цієї мети. Разом з тим, приватні
нотаріуси не обмежені в праві засвідчувати вірність копій
документів, укладати інші, крім доручень, угоди, видавати
свідоцтва тощо. 3. Дипломатичні представництва, консульські установи
іноземних держав в Україні, відповідно до укладених нею договорів
(конвенцій) і норм міжнародного права, мають певні привілеї та
імунітети і знаходяться під юрисдикцією (компетенцією) країни, яку
вони представляють, тобто на них поширюються норми національного
законодавства держави, що їх акредитувала (створила). 4. Як правило, документи, складені з додержанням вимог
іноземного права, своєю незвичною юридичною термінологією і
використанням юридичних формул суттєво відрізняються від
документів, прийнятих у правовому обігу України. Зокрема, вони
можуть мати незвичні заголовки (наприклад афідевіт, сертифікат,
ретейнер, повноваження, дід тощо), містити Афідевіт - письмова урочиста заява Сертифікат - свідоцтво, посвідчення, довідка Декларація - заява Повноваження - доручення Ретейнер - попередній договір про оплату Статутна декларація - урочиста заява Дід (документ за печаткою) - одностороння угода про
відчуження нерухомості, передача абсолютного права власності на
нерухомість твердження, що громадянин, який робить заяву, урочисто
підтверджує правильність своїх тверджень, форма і умова угод - не
співпадати з вимогами українського права тощо. Так, невідомим для
українського законодавства є договір про спадкування, укладений
спадкодавцем з одним чи кількома особами, уповноваженими на
одержання майна спадкодавця після його смерті; документ про
дарування майна, що знаходиться за межами України, оформлений як
одностороння угода; у відношенні себе особисто представник може
бути уповноважений на укладення угоди від імені особи, яку він
представляє і т. інш. Відрізняються документи і за своїм змістом. Наприклад,
призначене для вчинення дій за кордоном доручення, може включати
невідомі українському праву повноваження на здійснення
суб'єктивних прав: на продаж фірм з усіма її атрибутами,
промислового підприємства тощо. Можливе укладення спадкоємцем
договору з майбутнім спадкодавцем про відмову від спадщини. Дозволяється засвідчувати справжність підпису громадянина на
будь-яких заявах, документах, необхідних для подання до суду або
до іншої компетентної установи іноземної держави для підтвердження
обставин, право посвідчення яких за законодавством України
належить лише державному органові (час народження, смерті,
укладення шлюбу, факт родинних відносин тощо). 5. У разі звернення громадян, підприємств, установ і
організацій щодо оформлення документів, призначених для дії за
кордоном, нотаріус повинен сприяти здійсненню їх прав та захисті
законних інтересів (ст. 5 Закону України "Про нотаріат"
( 3425-12 ) та роз'яснити, що вони вправі звернутися за правовою
допомогою до адвокатських об'єднань та адвокатів, які
спеціалізуються з питань міжнародного права (Укрінюрколегія,
Міжнародна адвокатська компанія Бі.Ай.Ем., Спеціалізоване
об'єднання адвокатів з іноземних справ "Українська Правнича
Колегія" тощо). 6. До числа найбільш поширених документів, призначених для
дії за кордоном, відносяться різного роду довідки, зокрема: органів РАГС; (додатки N 1-14) про те, що особа не притягалась в Україні до кримінальної
відповідальності, не перебувала під судом і слідством; (додаток
N 15) з місця проживання (форма N 3 - неповна); (додаток N 16) медична довідка (форма N 082-у); (додаток N 17) про підтвердження громадянства; (додаток N 18) з місця роботи; (додаток N 19) з місця навчання тощо. (додаток N 20) На вимогу акредитованих в Україні дипломатичних
представництв, консульських установ іноземних держав нотаріусами в
межах їх компетенції можуть оформлятись: дозволи батьків на укладення шлюбу їх сина (доньки) з
іноземцем; (додаток N 21) дозволи на постійне місце проживання за кордоном; (додаток
N 22) дозволи батьків на тимчасовий виїзд неповнолітніх дітей за
кордон; (додаток N 23) дозволи (у вигляді заяви) батьків на усиновлення їх дітей і
переміну прізвища, ім'я та по батькові і т. інше. (додаток N 24) В тексті, оформлюваних нотаріусом документів, наприклад
доручення, заява, нотаріусом вказується Посольство або компетентні
органи країни, до якої звертається заінтересована особа, (додаток
N 27) При підготовці документів організаціями фондами, які
займаються оформленням документів для виїзду на відпочинок за
кордон неповнолітніх дітей, складаються та посвідчуються в
нотаріальному порядку довідки-списки про групи дітей з
супроводжуючими. Тобто нотаріус повинен посвідчувати підпис
директора організації, фонду. (додаток N 25) Відповідно до вимог законодавства окремих іноземних країн
нотаріально оформлені документи такі як заяви, довідки, доручення
після нотаріального посвідчення мають пройти консульську
легалізацію в оригіналі, після чого робиться його переклад, який
також підлягає консульській легалізації. Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані
повністю із зазначенням місця їх проживання. При посвідченні угод
за участю іноземних громадян обов'язково їх громадянство. Документи, які були видані органами РАГСів після 80-го року,
такі як: свідоцтво про народження; свідоцтво про смерть; свідоцтво про укладення шлюбу; свідоцтво про розірвання шлюбу; свідоцтво про встановлення батьківства; свідоцтво про переміну прізвища, ім'я та по батькові; довідка про сімейний стан, (додаток N 1, 2) повинні пройти
легалізацію через управління юстиції в областях і в Міністерстві
закордонних справ в оригіналі, і вже після цього нотаріус може
засвідчити вірність копії і перекладу цих документів. 7. Документ, призначений для дії за кордоном, викладається
українською мовою. На прохання громадян може бути оформлений його
переклад на іноземну мову за правилами засвідчення вірності
перекладу документа з однієї мови на іншу. Переклад може оформлятися двома способами. Текст перекладу може бути викладений окремо від тексту
документа. В такому випадку перекладається весь текст документа,
включаючи посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу
вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою про
засвідчення вірності перекладу нотаріусом, якщо він володіє
відповідною мовою, або про засвідчення справжності підпису
перекладача. Переклад, що зроблено на окремому аркуші,
пришивається до документа і скріплюється підписом державного
нотаріуса та його печаткою. Застосовується викладення текстів документа та перекладу на
одному аркуші. В цьому випадку на лівій стороні аркуша вміщується
текст документа українською мовою, а переклад - на правій. Під
українським та іноземним текстами нотаріусом вчиняється один
посвідчувальний напис українською мовою про посвідчення або
засвідчення документа. Одночасно в посвідчувальному написі
зазначається про засвідчення вірності зробленого нотаріусом
перекладу чи про засвідчення справжності підпису перекладача. У разі, якщо нотаріус засвідчує вірність перекладу документа
з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на
спеціальному бланку нотаріальних документів. Переклад документа, зроблений перекладачем, може бути
викладений на папері встановленого формату. 8. При оформленні документів, призначених для дії за
кордоном, нотаріус повинен роз'яснити заінтересованим особам
необхідність їх наступної легалізації. Консульською легалізацією, відповідно до Інструкції про
порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і
за кордон, затвердженої наказом МЗС України від 15 липня 1997 року
N 98-од ( v0098321-97 ), є процедура підтвердження дійсності
оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності
підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на
документах, і встановлення їх відповідності законам України або
держави перебування дипломатичного представництва чи консульської
установи України. Легалізація офіційного документа означає перевірку його
відповідності чинному законодавству України або держави
перебування, встановлення та посвідчення дійсності документа або
справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала
документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності
відбитку штампу, печатки, якими скріплено документ. Для цього громадянину потрібно особисто або по дорученню
звернутися до управління нотаріату та ліцензування юридичної
практики Міністерства юстиції України для засвідчення справжності
підпису нотаріуса та відбитку його печатки, а потім до
Консульського управління Міністерства закордонних справ України. Слід мати на увазі, що в порядку правонаступництва (Закону
України "Про правонаступництво" ( 1543-12 ), Відомості Верховної
Ради України, 1991 р., N 46 ст. 617) на території України є
чинними договори, укладені колишнім СРСР, зокрема, з Угорською
Народною Республікою - про надання правової допомоги у цивільних,
сімейних та кримінальних справах Фінляндською Республікою - про
правовий захист та правову допомогу у цивільних, сімейних і
кримінальних справах, з Алжирською Народною Демократичною
Республікою - про взаємне надання правової допомоги, з Республікою
Кіпр - про правову допомогу у цивільних та кримінальних справах. Питання надання правової допомоги між державами - учасницями
СНД врегулювання Конвенцією про правову допомогу та правові
відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах
( 997_009 ), підписаною 22 січня 1993 року в м. Мінську. Зазначену
Конвенцію ратифіковано Україною з наступними застереженнями: Україна бере на себе зобов'язання щодо надання правової
допомоги в обсязі, передбаченою ст. 6 Конвенції ( 997_009 ), за
винятком визнання і виконання виконавчих написів; Україна бере на себе зобов'язання визнавати і виконувати
рішення, винесені на територіях держав-учасниць Конвенції
( 997_009 ), передбачені пунктом "а" статті 51 Конвенції, за
винятком нотаріальних актів щодо грошових зобов'язань. У випадку, якщо це передбачено міжнародним договором України,
кожна із договірних сторін приймає документи без легалізації. Як передбачено ст. 13 Конвенції про правову допомогу та
правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах
( 997_009 ), документи, які на території однієї з договірних
сторін виготовлені або засвідчені установою, або спеціально на те
уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою
формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території
інших договірних сторін без будь-якого спеціального посвідчення
(перелік держав додаток N 26). Виходячи з цього, оформлені
приватними нотаріусами документи, призначені для дії за кордоном
(копії, договори, свідоцтва тощо), у зв'язку з відсутністю у них
гербової печатки (ст. 26 Закону України "Про нотаріат"
( 3425-12 ), в країнах-учасницях не матимуть юридичної сили.
Колізія норм, що виникла в даному випадку, може бути врегульована
на підставі ст. 103 Закону України "Про нотаріат": якщо
міжнародним договором встановлено інші правила про нотаріальні
дії, ніж їх містить законодавство України, то при вчиненні
нотаріальних дій застосовуються правила міжнародного договору.
Отже, документи, складені, посвідчені або засвідчені приватними
нотаріусами в межах їх компетенції, матимуть юридичне значення і
доказову силу, зокрема, в державах - учасницях СНД, тільки за
умови їх консульської легалізації. Документи, які складено за кордоном з участю іноземних
властей або які від них виходять, можуть бути прийняті нотаріусом
до розгляду на території України лише у разі їх консульської
легалізації в дипломатичних представництвах або консульських
установах України в державі перебування, якщо інше не передбачено
міжнародними договорами України (ст. 100 Закону України "Про
нотаріат" ( 3425-12 ). 9. При оформленні документів, призначених для дії за
кордоном, нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх
складання та оформлення. Зокрема, в текстах доручень, афідевітах
тощо, крім прізвища, ім'я та по батькові, які мають бути записані
згідно з паспортом, може бути також зазначено, під яким прізвищем,
ім'ям громадянин є відомим в іноземній державі. Наприклад, Хома
Іван Васильович, відомий як Джон Хома. (додатки N 28 - 31). Для деяких країн у дорученнях і свідоцтвах про посвідчення
факту, що громадянин є живим, крім звичайних реквізитів іноді
може зазначатися громадянство чи національність, рік і місце
народження, сімейний стан, професія тощо. Дата складання доручення може бути визначена на початку або в
кінці його тексту. Нотаріус вправі посвідчувати доручення
незалежно від терміну його дії або якщо в ньому зазначено, що воно
дійсне до його припинення. Документи (листи, фотокартки, квитанції та інш.), що
додаються де афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів,
підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн
наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному
написі. Іноді вимагається подання двох і більше примірників
документа, наприклад доручення. В цьому випадку нотаріус вправі
посвідчити два доручення однакового змісту. Кожне з них
реєструється в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій під
самостійним номером. У справах державної нотаріальної контори
залишається один примірник доручення, на ньому зазначаються
відповідно реєстрові номери та сума справленого державного мита. 10. Іноземним правом може бути передбачений і особливий
порядок підписання документів. Так, на дорученнях, заявах та інших
документах громадянину необхідно написати у рядок згідно з даними
паспорта своє прізвище, ім'я та по батькові у тій послідовності,
яка зазначена у тексті документа, а потім розписатися. Наприклад,
якщо в тексті документа зазначено: "Семененко Іван Васильович", то
підпис має починатися з прізвища, а потім вказувати ім'я та по
батькові. Якщо ж в тексті буде зазначено "Іван Васильович
Семененко", то підпис має починатися з імені та по батькові. У разі, коли документ викладено двома мовами - українською і
іноземною - підпис у зазначеному вище порядку має бути зроблений
під обома текстами по ширині аркуша. Слід мати на увазі, що на дорученні, афідевіті, заяві тощо,
призначених для дії в США, Канаді та інших країнах, неписьменний
громадянин проставляє під текстом документа три хреста. При цьому
мають бути присутні два свідки, які підписуються з зазначенням
повністю свого прізвища, ім'я та по батькові. Законодавством канадської провінції Квебек вимагається, щоб
доручення, яке видається на ведення спадкової справи (за умови,
якщо воно передбачає реалізацію нерухомого майна), було підписано
поряд з особою, яка його видає, також її чоловіком (дружиною). Про
те останній в тексті доручення як особа, котру представляють, не
згадується. Нотаріус може вчинити в інтересах громадянина України, якщо
це передбачено міжнародним договором за участю України, і таку
нотаріальну надію як розкривання та оголошення заповіту. Порядок вчинення цих дій детально регламентується в листі
Міністерства юстиції України від 29 березня 1994 року
(Законодавства України про нотаріат, Київ, 1994 р., с. 134). 11. Посвідчувальні написи на документах, складених з
урахуванням вимог іноземного права, вчиняються, як правило, за
формами, передбаченими чинним законодавством (Форми реєстрів для
реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв,
посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах,
затверджених наказом Міністра юстиції України від 7 лютого 1994
року N 7/5 ( z0038-94 ). (додатки N 32 - 50) Проте деякі документи
оформляються без вчинення на них звичайного для українського права
посвідчувальних написів. Як приклад можна навести дід, що
оформляється для ведення справ по відчуженню нерухомості у США.
Документ викладається англійською мовою на спеціальному
типографському бланку. Особа, від імені якої він оформляється,
розписується в певному місці діда. На підтвердження його
оформлення розписується і нотаріус та проставляє на ньому відбиток
своєї печатки. Посвідчувальний напис на діді не вчиняється, але
до нього додається зроблений переклад на українську мову, який
підписується особою. Нотаріус вчиняє на перекладі посвідчувальний
напис про посвідчення діда. Переклад у встановленому порядку
скріплюється з дідом. В такому ж порядку проводиться оформлення формулярів для
пенсійного забезпечення розписок на одержання грошових сум та
звільнених розписок. Якщо особа має намір виїхати за кордон на постійне місце
проживання, зазначені документи здаються нею у відповідні
організації чи установи за останнім місцем роботи (служби). На
підставі даних, які містяться в трудових книжках, військових
білетах та інших відповідних документах, на прохання
заінтересованих осіб оформлюються довідки встановленого зразка про
стаж трудової діяльності чи про проходження військової служби. 13. Нотаріус зобов'язаний забезпечити належну культуру
оформлення документа. Переклади мають бути надруковані, не
допускається написання тексту від руки. На нотаріально
оформлюваних документах, призначених для дії за кордоном,
прокреслення не проставляється. У разі виявлення порушень при оформленні документів з метою
їх подальшої легалізації, такі документи будуть повертатися з
одночасним вирішенням питання про відшкодування заподіяної з вини
нотаріуса шкоди та притягнення його до відповідальності.
Надруковано: Збірник "Міністерство юстиції роз'яснює", N 1,
1998 р.


Якщо Ви побачили помилку в тексті, виділіть її мишкою та натисніть Ctrl-Enter. Будемо вдячні!

вгору