Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, [...]
Мін'юст України; Наказ, Правила, Журнал [...] від 18.06.20151000/5
Документ z0736-15, чинний, поточна редакція — Прийняття від 18.06.2015
 

Сторінки:  1  2  3  4  5  [ 6 ]  7
« попередня сторінканаступна сторінка »  

2. Приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)

1. Під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом, наведеним у додатку 50 до цих Правил.

2. Для приймання-передавання архіву наказом керівника установи  призначається комісія в складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.

3. Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан:

справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу);

облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

печаток і штампів, якими користується архів;

стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;

умов зберігання документів.

4. Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву  (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають  справи, членами комісії та затверджується керівником установи.

5. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву комісія негайно інформує керівника установи для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

3. Передавання документів у разі припинення установи

1. Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення.

Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

2. У разі припинення установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.

3. Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, усі архівні справи і документи установи-фондоутворювача передаються до архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви), або інших архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, які відповідно до законодавства можуть здійснювати зберігання документів, що не належать державі та територіальним громадам (далі - приватні архіви).

4. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

5. Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, усі справи і документи установи-фондоутворювача передаються до трудових архівів або приватних архівів.

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.

6. У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

7. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом».

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади
та інформаційно-аналітичної
роботи




Н.А. Козловська



Додаток 1
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 6 глави 2 розділу ІІ)

ЖУРНАЛ
реєстрації бланків документів*

Надходження

Видавання

дата надходження

дата, реєстраційний індекс супровідного листа

звідки надійшли

кількість примірників

серія і номери бланків

дата видавання

найменування підрозділу

прізвище та ініціали працівника, який отримав бланк

кількість примірників

серія і номери бланків

розписка про отримання

примітка (відмітка про повернення, знищення)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Формат А4 (210 х 297).

________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.



Додаток 2
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 3 розділу ІІ)

ЖУРНАЛ
обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі*

№ з/п

Відбиток печаток і штампів

Кому видано

Дата повернення і розписка про приймання

Примітка (відмітка про знищення)

найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи

прізвище та ініціали відповідальної особи

дата і розписка про отримання

1

2

3

4

5

6

7

Формат А4 (210 х 297).

________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.



Додаток 3
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 1 розділу ІIІ)

ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___  ________________ 20__ року

Документи

Кількість документів

оригінали

копії

усього

Вхідні




Вихідні




Внутрішні




Усього




Посада керівника служби діловодства

_________
(підпис)

_____________________________
(ініціали  (ініціал імені), прізвище)

___  ________________ 20__ року



Формат А4 (210 х 297).

________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.



Додаток 4
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 3 глави 3 розділу ІIІ)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

Формат А4 (210 х 297).

__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установи (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).



Додаток 5
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція, відповідальний виконавець

Підпис особи, яка отримала документ

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

5

6

Формат А4 (210 х 297).

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.



Додаток 6
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів*

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Прізвища, ініціали особи, яка підписала документ, та виконавця документа

Примітка

1

2

3

4

5

Формат А4 (210 х 297).

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.



Додаток 7
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)

ЖУРНАЛ
реєстрації внутрішніх документів*

Дата та індекс документа

Короткий зміст

Резолюція або відповідальний виконавець

Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

5

Формат А4 (210 х 297).

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.



Додаток 8
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 3 розділу ІIІ)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА



Додаток 9
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 3 розділу ІIІ)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів  реєстраційно-контрольної картки

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор (кореспондент)

Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа

Дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

Індекс документа

Індекс, присвоєний документу установою-автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається

Дата надходження

Дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа

Індекс

Індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа індекс доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок документа або короткий зміст

Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

Відповідальний виконавець

Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

Строки виконання

Проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді

Позначка про виконання

Короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді


Додаток 10
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу ІV)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ


Додаток 11
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу ІV)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ


Додаток 12
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 3 розділу ІV,
пункт 3 глави 6, пункт 13 глави 7
розділу VIII)

КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ


Додаток 13
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 2 розділу V)

АКТ
про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах


Додаток 14
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 15 глави 2 розділу V)

АКТ
про вилучення документів з Національного архівного фонду


Додаток 15
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 3 розділу V)

АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду


Додаток 16
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 6 глави 2 розділу VI)

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи


Додаток 17
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 2 розділу VІ,
пункт 4 глави 5 розділу VII,
пункт 4 глави 8 розділу VII)

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ


Додаток 18
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 2 розділу VI)

СПРАВА


Додаток 19
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 3 глави 3 розділу VI)

ОПИС


Додаток 20
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 2 розділу VII)

ОПИС
справ постійного зберігання


Додаток 21
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 3 розділу VII)

ОПИС
справ тривалого (понад 10 років) зберігання


Додаток 22
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 4 розділу VII)

ОПИС
справ з кадрових питань (особового складу)


Додаток 23
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 8 розділу VII)

ОПИС



Додаток 24
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 2 глави 3 розділу VIII)

Найменування установи

ЖУРНАЛ
реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

Дата запису

Кліматичні параметри повітря

Підпис керівника архіву (особи, відповідальної за архів)

Примітки

зовнішнє повітря

повітря у сховищі

температура, °С

відносна вологість, %

температура, °С

відносна вологість, %

1

2

3

4

5

6

7

Формат А4 (210 х 297).



Додаток 25
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 11 глави 6 розділу VIII)

Найменування установи

КАРТКА
постелажного топографічного покажчика


Архівосховище_________
Кімната_______________



Стелаж (шафа) № __________

№ полиці

№ фонду

№ опису

Справи (од. зб.) з № ______ по №____

Примітки

1

2

3

4

5

(лицьовий бік)

1

2

3

4

5

(зворотний бік)

Формат А6 (148 x 105).



Додаток 26
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 11 глави 6 розділу VIII)

Найменування установи

КАРТКА
пофондового топографічного покажчика


Архівосховище_________
Кімната_______________



Фонд № ____________ назва _______________________________________________

№ опису

Справи (од. зб.) з № ______ по №____

№ стелажа (шафи)

№ полиці

Примітки

1

2

3

4

5

(лицьовий бік)

1

2

3

4

5

(зворотний бік)

Формат А5 (148 x 210).



Додаток 27
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 7 розділу VIII)

ЗАМОВЛЕННЯ
на видавання справ у читальний зал (робочі кімнати)


Додаток 28
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 6 глави 7 розділу VIII)

ЗАЯВА


Додаток 29
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 7 розділу VIII)

АКТ
про видавання справ у тимчасове користування



Додаток 30
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 11 глави 7 розділу VIII)

Найменування установи

АРКУШ
користування архівними документами

  Пошук Знайти слова на сторiнцi:     
* тiльки українськi (або рос.) лiтери, мiнiмальна довжина слова 3 символи...

Сторінки:  1  2  3  4  5  [ 6 ]  7
« попередня сторінканаступна сторінка »