Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства
Мін'юст України; Наказ, Правила, Форма типового документа [...] від 31.12.20082368/5
Документ z1325-08, втратив чинність, поточна редакція — Втрата чинності від 01.01.2011, підстава z1318-10
 

Сторінки:  1  [ 2 ]  3  4  5  6  7  8  9
« попередня сторінканаступна сторінка »  

     Наприклад: 02-08,  де  02  - найменування напряму діяльності, 
08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу. 8.2.11. У другій графі наводиться заголовок справи. Він
повинен відтворювати вид документа і розкривати його зміст. Основною частиною заголовку є викладення питання, з якого
справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути
короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види
документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який
створено документи. 8.2.12. Усі документи з грифом "Для службового користування"
формуються в одну справу із заголовком "Для службового
користування". 8.2.13. Справи з питань, вирішення яких триває більше року
(перехідні справи), уносяться до номенклатури справ кожного року
протягом всього терміну їх вирішення. 8.2.14. Третя графа (кількість справ) заводиться із
закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ
утворилася у минулому діловодному році. Ці дані підлягають
обов'язковому відображенню у підсумковому записі, який
оформляється після закінчення діловодного року. 8.2.15. У графі четвертій вказуються строки зберігання кожної
справи. 8.2.16. У графі п'ятій номенклатури робляться відмітки про
заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи. 8.2.17. У кінці діловодного року номенклатура обов'язково
закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і
категорії фактично заведених за рік справ (додаток 17).
Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача контори,
приватного нотаріуса та їх печаткою. Примірник номенклатури справ приватного нотаріуса, закритий
підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених
за рік справ, надається приватним нотаріусом до відповідного
державного нотаріального архіву при погодженні ним справ
постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
{ Підпункт 8.2.17 пункту 8.2 доповнено абзацом згідно з Наказом
Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
8.3. Формування справ передбачає групування виконаних
документів у справи (наряди) відповідно до номенклатури справ
контори, архіву, приватного нотаріуса. Формування справ контори, архіву здійснює особа,
відповідальна за ведення нотаріального діловодства. Формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто
приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення
нотаріального діловодства.
8.4. Справи формуються у такому порядку: 8.4.1. У справи вміщуються тільки оригінали документів та
(або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з
таких документів, оформлених та засвідчених в установленому
порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій. 8.4.2. До справ включаються документи лише одного діловодного
року. 8.4.3. Групувати у справи одночасно документи постійного,
тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється. 8.4.4. Не дозволяється підшивати у справи невиконані
документи. 8.4.5. Не допускається включення до справ документів, які не
мають відношення до справи, особистих документів, документів, що
підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих
варіантів) документів. 8.4.6. Під час формування справ перевіряються правильність
оформлення документа, наявність та відповідність вимогам
законодавства документів, на підставі яких вчинялась нотаріальна
дія, підписи, реквізити документа, печатки тощо. У разі виявлення
недоліків в оформленні документи повертаються виконавцю для
доопрацювання. 8.4.7. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого
документа у конторі складається акт, який затверджується
завідувачем контори. 8.4.8. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого
документа у приватного нотаріуса складається довідка, яка
підписується особисто нотаріусом і особою, яка відповідальна за
ведення діловодства (якщо є така особа). 8.4.9. Після підписання акт або довідка підшивається до
відповідної справи замість відсутнього документа.
8.5. Документи систематизуються в хронологічному порядку з
січня до грудня (за датами їх надходження, виконання, підписання,
затвердження, посвідчення, видачі тощо), причому
документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.
8.6. Заяви про прийняття спадщини; про відмову від спадщини;
заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або заяви про
відмову від спадщини; заяви про видачу свідоцтва про право на
спадщину; заяви про видачу свідоцтва про право власності на частку
в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя; заяви
спадкоємця про одержання частини вкладу спадкодавця у банку
(фінансовій установі); претензії кредиторів, а також заяви про
вжиття заходів до охорони спадкового майна, за яким були вжиті ці
заходи; заяви про відкриття спадщини та укладання договору на
управління спадщиною; заява виконавця заповіту про відмову від
здійснення своїх повноважень; заява відказоодержувача про відмову
від заповідального відказування реєструються в книзі обліку і
реєстрації спадкових справ (додаток 18) і формуються у спадкові
справи. 8.6.1. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд
(справу), має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним
аркушем та прошивається. 8.6.2. Спадковій справі присвоюється номер, який складається
з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку та
реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб (дефіс)
рік, у якому вона заведена. 8.6.3. При формуванні спадкових справ після їх закінчення на
обкладинці справи проставляється індекс, передбачений
номенклатурою справ. 8.6.4. У спадкову справу в хронологічному порядку
підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадкових
прав. Якщо справа не закінчена провадженням в поточному році, вона
переходить на наступний рік за тим самим номером і перереєстрації
не підлягає. До описів включаються тільки закінчені спадкові
справи. { Абзац другий підпункту 8.6.4 пункту 8.6 із змінами,
внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5
( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
8.7. Нотаріальні документи (за винятком документів,
пов'язаних з оформленням спадкових прав) підшиваються у справи в
такому порядку: першим підшивається примірник нотаріально
оформленого документа, який залишається у справах контори,
приватного нотаріуса, за ним - документи, на підставі яких він
виданий чи посвідчений.
8.8. Квартальні плани та звіти зберігаються в справах
(нарядах) того року, до якого вони належать за своїм змістом,
незалежно від часу їх складання. Протоколи за справами розташовуються в хронологічному порядку
за номерами і групуються, як правило, разом із документами, на
підставі яких протокол готувався (порядок денний, доповіді,
проекти рішень, інші документи).
8.9. Документи, виготовлені із застосуванням засобів
обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопіювання тощо),
групуються у справи на загальних підставах.
8.10. Справа (наряд) з документами не повинна перевищувати
250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів
справу (наряд) ділять на самостійні томи.
8.11. З метою закріплення порядку розташування документів у
справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та
внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші
внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Засвідчувальний напис справи та чисті аркуші не нумеруються. 8.11.1. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому
куті механічним нумератором або простим м'яким олівцем, не
зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових
олівців для нумерації аркушів забороняється. { Підпункт 8.11.1 пункту 8.11 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від
16.11.2009 }
8.11.2. Аркуші кожного тому справи (наряду) нумеруються
окремо, починаючи з першого номера. 8.11.3. Аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається
за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті,
а потім фальцюється на формат А4. 8.11.4. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються
валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується
конверт, а потім кожне вкладення в конверті. 8.11.5. Якщо при нумерації були допущені помилки, то аркуші
нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а
закреслюються однією скісною рискою, і поряд ставиться новий номер
аркуша. У цих випадках у внутрішньому описі вносяться виправлення
або описи складаються заново. 8.11.6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів
справи допускається застосування літерних номерів аркушів (4а, 9б
тощо). 8.11.7. У разі долучення (вилучення) документів справа
розшивається і після здійснення долучення (вилучення) повторно
прошивається після документа. Долучений документ нумерується тим
самим порядковим номером, що і остання сторінка документа. При
цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним
українським алфавітом. Відомості про дату долучення (вилучення)
документа вказуються у внутрішньому описі в графі "Примітки". { Підпункт 8.11.7 пункту 8.11 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від
16.11.2009 }
8.12. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів)
нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім
документів довідкового, облікового характеру та документів
тимчасового (до 10 років включно) зберігання. { Пункт 8.12 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5
( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
8.12.1. Внутрішній опис (додаток 19) складається на окремому
аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери
нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, імена, по
батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати
документів, їх заголовки, номери за реєстром та номери аркушів
справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному
внутрішньому описі справи (наряду) вказується також кількість
відсутніх документів та відповідних актів (довідок). 8.12.2. До внутрішнього опису складається підсумковий запис,
у якому наводиться цифрами та літерами кількість нотаріально
посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів
справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній
опис підписується завідувачем контори, архіву чи приватним
нотаріусом. 8.12.3. Якщо справу оправлено в наряд (том), то внутрішній
опис прошивається на початку наряду (тому), а засвідчувальний
напис справи прошивається в кінці наряду (тому). 8.12.4. Зміни в складі документів справи (включення
додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями та
ін.) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні
виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду,
постанова слідчого органу тощо).
8.13. З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації
особливостей їх нумерації в кінці кожної справи на спеціально
вшитому чистому аркуші, а в книгах і журналах на зворотному боці
останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис (додаток
20). Доклеювання засвідчувального напису не допускається. 8.13.1. У засвідчувальному написі зазначається цифрами і
літерами кількість аркушів у справі (наряді) та окремо через знак
"+" (плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису. 8.13.2. У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти
(пошкоджені, зруйновані аркуші, залиті чорнилом),
довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі
відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність актів,
довідок, літерних та пропущених номерів аркушів. 8.13.3. У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі
1 (словами) - назва документа, у графі 2 - присвоєні сторінкам
номери. 8.13.4. Засвідчувальний напис підписується завідувачем
контори, архіву, приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі
справи зазначаються у засвідчувальному написі. 8.13.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі
складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний
напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
8.14. Підшивання документів у справи (наряд) здійснюється
міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в
справу (наряд) робляться 4 проколи, відстань від верхнього і
нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см. 8.14.1. Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна
можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії
підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за
край обкладинки. Якщо текст документа розташований близько до краю
аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється
смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому
самому порядку підшиваються документи великого формату, які
зберігаються в складеному вигляді. 8.14.2. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи
видаляються. 8.14.3. Підшивання справ повинно виконуватися періодично, але
не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у
діловодстві. Для погодження з державним нотаріальним архівом надаються
описи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання,
підсумковий запис номенклатури справ за кожен рік.
8.15. Обкладинки справ (нарядів) оформляються за встановленою
формою (додаток 21) ( za325-08 ). 8.15.1. Обкладинки справ (нарядів) з документами, які
підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню,
повинні бути виготовлені з твердого картону. { Підпункт 8.15.1 пункту 8.15 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від
16.11.2009 }
8.15.2. Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів
повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою
технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом. 8.15.3. Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься
з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення. На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох
томів (частин), вказується порядковий номер тому (частини). { Пункт 8.15 доповнено підпунктом 8.15.3 згідно з Наказом
Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
8.16. На обкладинках справ, книг, журналів обов'язково
вказуються: найменування контори, прізвище, ім'я по батькові нотаріуса,
нотаріальний округ, найменування справи (наряду), строк її
зберігання; якщо справа (наряд) складається з декількох томів, то -
порядковий номер чергового тому; число, рік початку і закінчення справи (наряду) вказуються
арабськими цифрами, місяць - словами. Дати початку і закінчення
справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які
до неї підшиті; { Абзац четвертий пункту 8.16 в редакції Наказу
Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 } номер справи (наряду) за описом за погодженням з державним
нотаріальним архівом; номер опису та номер архівного фонду - простим олівцем.
8.17. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і
закінчені провадженням до передачі їх у державний нотаріальний
архів або на зберігання до архіву нотаріуса, або на знищення
повинні зберігатися у шафах (кімнатах), що замикаються і
запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу. Зберігання документів, виготовлених із застосуванням
обчислювальної техніки (таблиці, викопіювання, розрахунки тощо),
провадиться за загальними правилами.
8.18. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ
(нарядів), як правило, не дозволяються. 8.18.1. У виняткових випадках за наявності передбаченого та
належним чином оформленого процесуального документа суду, органу
прокуратури чи досудового слідства таке вилучення провадиться з
відома завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса з
обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який
вилучено, і процесуального документа, на підставі якого здійснено
вилучення. 8.18.2. Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи
надаються нотаріусом у випадках, передбачених чинним
законодавством.
9. Складання описів справ (нарядів)
9.1. Справи (наряди) контори, приватного нотаріуса підлягають
оформленню при їх заведенні та по закінченні року. 9.1.1. По закінченні року особи, які відповідають за загальне
та нотаріальне діловодство в конторі, приватний нотаріус проводять
підготовку справ до архівного зберігання і уточнюють
систематизацію документів у справах (нарядах), проводять
оформлення справ (нарядів). Справи (наряди) постійного, тривалого
(понад 10 років) зберігання вміщуються у тверду обкладинку,
документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються.
Аркуші справ нумеруються. 9.1.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або
часткове оформлення справ (нарядів). Повному оформленню підлягають справи (наряди) постійного та
тривалого (понад 10 років) терміну зберігання. 9.1.3. На справи постійного і тривалого (понад 10 років)
строку зберігання складаються окремі описи. Описи справ складаються за встановленою формою (додатки 22,
23). 9.1.4. Опис справ (нарядів) складається особою,
відповідальною за діловодство контори, чи приватним нотаріусом за
методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням
таких правил: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання
складаються окремими справами на кожний діловодний рік; заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у
якій їх розміщено в номенклатурі справ; графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених
на обкладинку справи. Опис на справи тривалого (понад 10 років)
строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання,
стаття за переліком або за типовою номенклатурою справ"; графа опису "Примітка" використовується для позначок про
передачу справ, знищення справ тощо; кожна справа (наряд) вноситься до опису за самостійним
порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох
томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під
окремим номером; у разі внесення до опису справ (нарядів) підряд кількох
справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок
першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок
відтворюється повністю, а всі інші однорідні справи позначаються
словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться
до опису повністю; { Абзац сьомий підпункту 9.1.4 пункту 9.1 в
редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від
16.11.2009 } у кінці опису справ робиться підсумковий запис із зазначенням
(цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом,
першого і останнього номерів справ за описом, а також
обумовлюються особливості нумерації справ в описі.
9.2. Опис складається з річних розділів і є переліком назв
справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і
зміст. Справи кожного року складають річний розділ опису. Кожен
вид опису справ має валову нумерацію. Опис, кількість заголовків
справ у якому досягла за порядковим номером числа 999, вважається
закінченим описом. { Пункт 9.2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5
( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
9.3. У річний розділ опису справ уносяться також справи, що
не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в
разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного
діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису
кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в
діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у
розділі за ____ рік, N ____", а графи 1, 4, 5 опису не
заповнюються. { Пункт 9.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
9.4. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису
справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання після
останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у
якому цифрами і словами вказується фактична кількість справ
з N по N, внесених у цей розділ, у тому числі літерні та пропущені
номери. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що
створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має
наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер. { Пункт 9.4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5
( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
9.5. Опис справ постійного строку зберігання, тобто тих
справ, що надалі передаватимуться до державного нотаріального
архіву, складається у чотирьох примірниках, підписується
завідувачем контори чи приватним нотаріусом.
9.6. Описи справ постійного та тривалого (понад 10 років)
зберігання підлягають обов'язковому узгодженню з державним
нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією, створеною
при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у
діловодстві. { Абзац перший пункту 9.6 із змінами, внесеними
згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від
16.11.2009 } Експертна комісія (далі - ЕК) організовує свою роботу
відповідно до затвердженого про неї Положення. Для узгодження до державного нотаріального архіву
надсилаються всі чотири примірники опису.
9.7. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання
складається у двох примірниках, погоджується з відповідним
державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК.
9.8. Документи із строком зберігання до 10 років включно в
справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.
9.9. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років
включно до державного нотаріального архіву не здаються.
9.10. Справи (наряди) тимчасового (до 10 років включно)
зберігання підлягають частковому оформленню. Допускається зберігання справ (нарядів) тимчасового (до
10 років включно) зберігання у швидкозшивачах, аркуші справ не
нумеруються, засвідчувальні написи і внутрішні описи не
складаються.
9.11. Під час підготовки справ (нарядів) до наступного
архівного зберігання обов'язково проводиться експертиза цінності
документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх
цінності з метою встановлення строків зберігання документів і
відбору їх для наступного зберігання або знищення.
9.12. Експертиза цінності документів провадиться: під час складання номенклатур справ, формування документів у
справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ; під час підготовки справ до наступного зберігання у
відповідному архіві. Експертиза цінності документів і відбір документів для
зберігання і знищення здійснюються щорічно відповідальною за
нотаріальне діловодство особою контори чи приватним нотаріусом. Організація роботи з експертизи цінності документів
здійснюється під методичним керівництвом відповідного архіву. { Пункт 9.12 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5
( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
9.13. За результатами експертизи цінності документів
складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання та акти про вилучення для знищення справ (документів),
що не підлягають зберіганню (додаток 24).
9.14. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися,
та складання акта про вилучення для знищення справ (документів),
що не підлягають зберіганню, здійснюються після підготовки
конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого
(понад 10 років) зберігання за цей самий період.
9.15. Підготовлені описи справ постійного, тривалого (понад
10 років) зберігання та акт про вилучення справ (документів) для
знищення, не внесених до Національного архівного фонду,
розглядаються ЕК. Схвалений ЕК акт про вилучення до знищення справ
(документів), що не підлягає зберіганню, затверджується
завідувачем контори, приватним нотаріусом тільки після
затвердження та погодження в установленому порядку описів справ
постійного зберігання, після чого фондоутворювач має право
знищувати документи.
9.16. Справи (документи) включаються до акта про вилучення їх
до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився
до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у
2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше
1 січня 2010 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше
1 січня 2012 року, з урахуванням приміток, зазначених у Типовій
номенклатурі справ.
9.17. Акт про вилучення для знищення справ (документів), не
внесених до Національного архівного фонду, складається в трьох
примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ,
відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком
із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи. Акти про вилучення для знищення справ (документів), не
внесених до Національного архівного фонду, мають валову нумерацію,
починаючи з N 1.
9.18. Справи (документи), відібрані для знищення, після
погодження та затвердження акта передаються організаціям із
заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається
вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі
документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про
вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до
справи архівного фонду та зберігаються у конторі, архіві,
приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені
для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені
механічним способом, про що в акті робиться позначка.
10. Підготовка нотаріальних документів
приватного нотаріуса для архівного зберігання
10.1. Підготовка й оформлення нотаріальних документів та
групування їх у справи (наряди) для архівного зберігання
приватного нотаріуса включають перевірку правильності формування
документів у справи, наявність та відповідність вимогам
законодавства документів, долучених до примірника нотаріально
оформленого документа, а у передбачених законодавством випадках -
копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій,
наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення
справ (нарядів) та відповідність їх номенклатурі.
10.2. З моменту оформлення у справу (наряд) документи
зберігаються в архіві приватного нотаріуса.
10.3. На зберігання до архіву приватного нотаріуса переходять
справи (наряди) нотаріальних документів постійного, тривалого
(понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також
закінчені діловодством документи довідкового та облікового
характеру відповідно до затверджених номенклатурою справ.
10.4. При підготовці документів для архівного зберігання
приватний нотаріус проводить звірку наявності нотаріальних
документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій та
відповідної номенклатури справ. Відмітка щодо проведеної нотаріусом звірки вказується
наприкінці внутрішнього опису справ та ним підписується
(наприклад: "Наявність документів звірено з реєстром для
реєстрації нотаріальних дій", дата, підпис). У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ
(нарядів) приватний нотаріус зобов'язаний їх усунути.
10.5. Відповідно до затверджених описів приватний нотаріус
зобов'язаний провести звірку наявності кожної справи (наряду). У кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться відмітки
про наявність тієї або іншої справи (наряду). Наприкінці кожного
примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про
фактичну кількість справ (нарядів), що надійшли до архіву
нотаріуса, проставляються номери справ (нарядів), що відсутні,
дата надходження до архіву нотаріуса та підпис приватного
нотаріуса.
10.6 У разі втрати документів нотаріального діловодства
приватний нотаріус повинен негайно доповісти начальнику управління
юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення
втрачених документів. До приватного нотаріуса, з вини якого втрачено документи
нотаріального діловодства або знищено архів нотаріуса,
застосовуються заходи, передбачені чинним законодавством.
10.7. Особа, нотаріальна діяльність якої припинена (у тому
числі в зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття
нотаріальною діяльністю), зобов'язана протягом одного місяця з дня
одержання копії наказу передати до державного нотаріального архіву
всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного
нотаріуса. Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений
за рішенням управління юстиції, але не більше одного разу і лише
на один місяць.
10.8. У разі неможливості або відмови приватного нотаріуса
особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства
та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок
покладається на управління юстиції, яке, у разі необхідності,
залучає до цього представників органів внутрішніх справ. У цьому випадку передачу документів до державного
нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акта
про вилучення справ (документів) провадить експертна комісія
відповідного управління юстиції у складі не менше трьох осіб.
{ Пункт 10.8 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства
юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
10.9. Справи (наряди) повинні бути сформовані відповідно до
цих Правил і передаються приватним нотаріусом до державного
нотаріального архіву відповідно до затверджених описів.
10.10. У кожному примірнику опису справ робляться позначки
про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника
опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну
кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву,
проставляються номери справ, що відсутні, дати
приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали
справи. 10.10.1. Підготовлені до передачі документи доставляються до
архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у
супроводі відповідальної особи. 10.10.2. Надходження документів до державного нотаріального
архіву оформляється актом приймання-передавання (додаток 25), що
складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами
передається до державного нотаріального архіву, а другий
примірник - долучається до реєстраційної справи приватного
нотаріуса. 10.10.3. Якщо за станом здоров'я або з інших причин, а також
у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса здійснити передачу
документів нотаріального діловодства та архіву приватного
нотаріуса неможливо, передачу документів до державного
нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ (додатки
26, 27, 28) та акта про вилучення справ (документів) приватного
нотаріуса (додаток 29) провадить комісія відповідного Головного
управління юстиції.
Директор Департаменту
нотаріату та реєстрації
адвокатських об'єднань Н.В.Ященко

Додаток 1
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної
нотаріальної контори ________ ___________________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата (печатка)

АКТ _________________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів нотаріального
діловодства державної нотаріальної контори

Підстава: _______________________________________________________
(підстава передачі документів нотаріального діловодства)
___________________________________________________________ здав,
(прізвище та ініціали особи, відповідальної
за ведення діловодства у конторі)
а _______________________________________________________ прийняв
(прізвище та ініціали особи, яка прийняла
документи нотаріального діловодства)
документи нотаріального діловодства контори:
------------------------------------------------------------------ | N | Номер і назва | Кількість |Кількість справ|Примітка| | з/п | описів | примірників | | | | | | кожного опису | | | |------+----------------+---------------+---------------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято _______________________________ фонд N __________
(найменування державного нотаріального архіву)

Передавання здійснив: Приймання здійснив:
________ _______________________ ________ ________________
(підпис) (розшифрування підпису) (підпис) (розшифрування
підпису)
Дата Дата
Голова Комісії: ____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Члени Комісії: ____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)

Додаток 2
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЗАТВЕРДЖЕНО
Начальник Головного
управління юстиції ________________________ ________________________ ________ _______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата

АКТ _________________________________
(місце складання)
приймання-передавання при зміні
завідувача державної
нотаріальної контори

Підстава: _______________________________________________________
(підстава передачі документів нотаріального діловодства)
_________________________________________________________передав,
(прізвище та ініціали завідувача
державної нотаріальної контори)
а _______________________________________________________ прийняв
(прізвище та ініціали особи, яка прийняла
документи нотаріального діловодства)
документи нотаріального діловодства контори:
Розділ 1 Печатки і штампи
Розділ 2 Спеціальні бланки нотаріальних документів та бланки
інформаційної системи Розділ 3 Нотаріальне діловодство
------------------------------------------------------------------ | N | Номер і назва | Кількість |Кількість справ|Примітка| | з/п | описів | примірників | | | | | | кожного опису | | | |------+----------------+---------------+---------------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято _______________________________ фонд N __________
(найменування державного нотаріального архіву)
Передав: Прийняв:
________ _______________________ ________ ________________
(підпис) (розшифрування підпису) (підпис) (розшифрування
підпису)
Дата Дата
Голова Комісії: ____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Члени Комісії: ____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)

Додаток 3
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус)
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ _________________ N ______ Завідувач державної
нотаріальної контори __________________________ (приватний нотаріус)
(місце складання) ________ ___________________
(підпис) (прізвище, ім'я,
по батькові)
про нестачу архівних справ Дата
(документів) Печатка

АКТ _________________ N ______ ______________________________________
(місце складання)
про нестачу архівних справ (документів)

У результаті _________________________________________ установлено
(назва заходів)
нестачу архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи
щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у
зв'язку з чим вважаємо можливим зняти їх з обліку
----------------------------------------------------------------------------- |Опис|Індекс справи| Заголовок |Дата справи| Кількість | Можливі | | N | або номери | справи |(документа)|аркушів справи| причини | | | аркушів |(документа)| | (документа) |відсутності справ| | | документів | | | | (документів) | | | | | | | | |----+-------------+-----------+-----------+--------------+-----------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | -----------------------------------------------------------------------------
Разом ________________________________________ справ (документів)
(цифрами і словами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково
відтворений такими справами (документами): _________________________________________________________________
(номери справ, аркушів, їх заголовки)
Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) __________ _____________________________
(підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання
Експертно-перевірної Експертної комісії
комісії державного Головного управління
архіву* юстиції ____________ N ____ ____________ N _____
_______________
* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.
{ Додаток 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5
( z1083-09 ) від 16.11.2009 }
Додаток 4
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЗАТВЕРДЖУЮ
Приватний нотаріус
_________ __________________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата (печатка)

ДОВІДКА
про перевірку наявності і стану документів
при звільненні особи, відповідальної
за ведення нотаріального діловодства
у приватного нотаріуса

_________________________________________________________________
(підстава передачі документів нотаріального діловодства)
_________________________________________________________передав,
(прізвище та ініціали особи, відповідальної
за ведення діловодства приватного нотаріуса)
а _______________________________________________________ прийняв
(прізвище та ініціали особи, яка прийняла
документи нотаріального діловодства)
документи нотаріального діловодства приватного нотаріуса:
------------------------------------------------------------------ | N |Номер за номенклатурою |Назва справи |Дата справ|Примітка| | з/п | | | | | |------+-----------------------+-------------+----------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято ___________________________________________ справ
(цифрами, літерами)
Передав: Прийняв:
_________ _________________ _________ _________________
(підпис) (розшифрування (підпис) (розшифрування
підпису) підпису)
Дата Дата

Додаток 5
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЗАТВЕРДЖУЮ
Приватний нотаріус
________ __________________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата (печатка)

АКТ _________ N ____________________ _________________________________
(місце складення)
приймання-передавання документів нотаріального
діловодства приватного нотаріуса при його заміщенні

________________________________________________________________,
(прізвище та ініціали приватного нотаріуса, якого заміщують)
________________________________________________________________,
(номер наказу про реєстрацію нотаріальної діяльності
приватного нотаріуса, якого заміщують)
який працював ___________________________________________________
(крайні дати діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують)
На підставі: ______________________________________________ здав,
(номер наказу про зупинення нотаріальної діяльності
приватного нотаріуса, якого заміщують)
а _______________________________________________________ прийняв
(прізвище та ініціали приватного нотаріуса, який заміщує)
документи нотаріального діловодства контори:
------------------------------------------------------------------ | N | Індекс | Заголовок |Дата справи| Кількість |Примітка| | з/п | справи | справи |або крайні | справ | | | | | (тому, |дати справ | (томів, | | | | | частини) | | частин) | | |------+------------+-----------+-----------+-----------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------
Разом _______________________________ справ за _____________ роки
(цифрами і літерами)
Номери відсутніх справ __________________________________________
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
_________ _________________ _________ _________________
(підпис) (розшифрування (підпис) (розшифрування
підпису) підпису)
Дата Дата

Додаток 6
до Правил ведення
нотаріального діловодства

РЕЄСТР ___________________________________ для реєстрації
заборон відчуження нерухомого та рухомого майна,
а також арештів, накладених на таке майно
судовими та слідчими органами

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | N |Кредитор |Найменування |Прізвище, |Майно (його |Документ |Дата |Дата та |Дата та |Документ |Стягнуто | |з/п|(прізвище, |судового чи |ім'я, по |найменування, |(його |отримання |реєстровий|реєстровий|(його |державного| | |ім'я, по |слідчого органу,|батькові |місцезнаходження|реквізити),|документа,|номер |номер |реквізити),|мита | | |батькові |яким накладено |боржника і |або реєстрація),|на підставі|на |накладення|зняття |на підставі|(плати) чи| | |фізичної |арешт. |особи, на |на яке накладено|якого |підставі |заборони |заборони |якого |відмітка | | |особи або |Прізвище, |майно якої |заборону |накла- |якого |відчуження|відчуження|знімається |про | | |найменуван-|ініціали |накладено |відчуження або |дається |накладено |або арешту|або арешту|заборона |звільнен- | | |ня |нотаріуса, яким |арешт |арешт |заборона |заборону | | |відчуження |ня від | | |юридичної |вчинено |(прізвище, | |відчуження |відчуження| | |або арешт |державного| | |особи) |нотаріальну дію |ім'я, по | |або арешт |або арешт | | | |мита | | | |(найменування |батькові | | | | | | |(плати) | | | |держнотконтори, |фізичної | | | | | | | | | | |назва |особи або | | | | | | | | | | |нотаріального |найменування| | | | | | | | | | |округу) |юридичної | | | | | | | | | | | |особи) | | | | | | | | |---+-----------+----------------+------------+----------------+-----------+----------+----------+----------+-----------+----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
{ Додаток 6 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5
( z1083-09 ) від 16.11.2009 }

  Пошук Знайти слова на сторiнцi:     
* тiльки українськi (або рос.) лiтери, мiнiмальна довжина слова 3 символи...

Сторінки:  1  [ 2 ]  3  4  5  6  7  8  9
« попередня сторінканаступна сторінка »