Документ z1421-14, чинний, поточна редакція — Прийняття від 11.11.2014


2. Для організації обліку архівних електронних справ та архівних електронних документів у підсумковому записі річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 15) зазначаються загальна кількість таких справ, що містяться в описі, і загальна кількість архівних електронних документів, які містяться в цих справах.

3. Відомості про архівні електронні справи та відповідні їм справи з паперовими примірниками архівних електронних документів зазначаються в описах відповідно до пункту 5 глави 2 розділу V цього Порядку.

4. Для забезпечення передавання архівних електронних справ на постійне зберігання створюється додатковий електронний примірник річного розділу описів справ постійного зберігання.

Для надсилання та зберігання електронного примірника описів справ постійного зберігання використовується еталонна XML-схема електронного примірника описів справ постійного зберігання, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства за Вимогами до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1427/26204.

Структура цієї еталонної XML-схеми повинна дозволяти долучати до одного XML-документа електронний примірник описів справ постійного зберігання, його метадані, а також усі реквізити цього електронного документа, що створюються в процесі його подальшого опрацювання, у тому числі конвертовані копії електронного примірника описів справ постійного зберігання у формат для текстових електронних документів, що визначається Переліком форматів.

Найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання, їх версій, до яких долучені нові реквізити, версій конвертованих електронних примірників описів та XML-документів для передавання та зберігання цих файлів визначаються Вимогами щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1428/26205.

2. Створення архівних електронних документів

1. Створення архівних електронних документів здійснює архів установи.

2. Створення архівних електронних документів розпочинається з додавання до РКК електронних документів таких даних: номер фонду; номер опису справ установи; дата створення річного розділу зведених описів справ установи; номер електронної справи (тому справи) установи (за порядком в описі справ установи); код державної архівної установи або архівного відділу міської ради; найменування державної архівної установи або архівного відділу міської ради.

3. Перед створенням архівного електронного документа проводиться перевірка всіх даних, які будуть додані до архівного електронного документа, відповідно до пунктів 1-5 глави 4 розділу ІІІ та пункту 3 глави 1 розділу V цього Порядку.

4. Порядок створення архівного електронного XML-документа визначається пунктами 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.

5. Ім’я файла архівного електронного XML-документа створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів.

6. Створення архівного електронного документа завершується накладанням електронного цифрового підпису особи, відповідальної за створення архівного електронного документа.

7. Після створення архівного електронного документа ім’я файла, в якому він міститься, та посилання на цей файл в ІАС установи додаються до РКК електронного документа.

3. Створення та оформлення архівних електронних справ

1. Архівні електронні документи групуються у справи (томи) за відповідними електронними справами (томами справ).

2. Порядковий номер архівної електронної справи повинен збігатися з порядковим номером відповідної електронної справи за описом справ установи.

3. Електронна архівна справа - це сукупність архівних електронних документів, кожен з яких має унікальне ім’я файла, створеного відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, та додатковий XML-документ - обкладинка архівної електронної справи, в якому зазначаються всі відомості про справу, архівні електронні документи справи, уміщені до неї, та відповідні їм електронні документи.

4. Створення та оформлення обкладинки архівної електронної справи

1. Обкладинка архівної електронної справи складається архівом установи.

2. За формою обкладинка архівної електронної справи - це окремий електронний XML-документ, який складається за відповідною йому еталонною XML-схемою, що містить відомості про:

код державної архівної установи або архівного відділу міської ради;

код установи;

найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

найменування установи і структурного підрозділу;

номер архівного фонду;

номер опису;

номер електронної справи за описом;

номер тому;

строк зберігання справи;

заголовок справи;

крайні дати електронних документів;

порядкові номери архівних електронних документів у справі;

індекси електронних документів;

дати електронних документів;

заголовки електронних документів;

імена файлів архівних електронних документів.

3. Еталонна XML-схема обкладинки архівної електронної справи (додаток 16) створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1429/26206.

4. Ім’я файла обкладинки архівної електронної справи створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1430/26207.

5. Створення обкладинки архівної електронної справи завершується накладанням на цю обкладинку документа електронного цифрового підпису керівника архіву або особи, яка відповідає за організацію роботи з архівними документами в установі.

5. Створення та оформлення внутрішніх описів документів справ з паперовими примірниками електронних документів

1. Для кожної справи, що містить примірники електронних документів з паперовим носієм інформації, в обов’язковому порядку складаються внутрішні описи документів цих справ (додаток 17).

2. Внутрішні описи документів справ з примірниками електронних документів з паперовим носієм інформації складаються автоматизовано в архіві установи. Для виконання цієї функції в ІАС установи передбачаються відповідні функціональні можливості, вимоги до яких визначаються під час розроблення технічного завдання на створення ІАС або її модернізацію.

3. Автоматизація створення внутрішнього опису документів справ, що містять примірники електронних документів з паперовим носієм інформації, забезпечується наявністю в РКК електронних документів відомостей про кількість аркушів кожного примірника електронного документа з паперовим носієм інформації. Перед початком створення внутрішнього опису перевіряється наявність таких відомостей.

4. Якщо під час перевірки буде встановлено, що відомості про кількість аркушів примірників електронних документів з паперовим носієм інформації відсутні в РКК електронних документів, особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, де було створено ці примірники електронних документів, зобов’язана усунути виявлені недоліки.

5. Бланк внутрішнього опису документів до справи з примірниками електронних документів з паперовим носієм інформації підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

VIII. Підготовка електронних документів Національного архівного фонду до передавання на постійне зберігання

1. Для передавання архівних електронних справ архівом установи створюються електронні примірники описів справ.

2. Передавання архівних електронних справ на постійне зберігання оформлюється електронним актом про приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, що складається установою-фондоутворювачем (додаток 18).

3. Найменування файлів електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи або архівного відділу міської ради повинні відповідати Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. Для зберігання та надсилання електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради архівом установи створюється XML-документ за еталонною XML-схемою для архівного електронного документа, вимоги до якої визначені у пункті 9 глави 2 розділу ІІІ цього Порядку, а для зберігання та надсилання електронних примірників описів справ постійного зберігання створюється XML-документ, вимоги до якого визначаються у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.

5. Порядок приймання-передавання архівних електронних справ до державної архівної установи або архівного відділу міської ради визначається відповідно до чинного законодавства.

6. Архівні електронні справи та справи з паперовими примірниками архівних електронних документів передаються до державних архівних установ або архівного відділу міської ради по завершенні визначених для них законодавством граничних строків зберігання в установах відповідно до вимог законодавства.

IX. Технічні вимоги до автоматизованого робочого місця працівника архіву установи

1. Автоматизоване робоче місце працівника архіву призначено для автоматизації процесів приймання на зберігання електронних документів від структурних підрозділів установи та передавання на постійне зберігання архівних електронних документів до державних архівних установ або архівних відділів міських рад.

2. Питання вибору технологій та реалізації процесів на автоматизованому робочому місці працівника архіву вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретного автоматизованого робочого місця архівіста або його модернізації.

3. Захист інформації, яка обробляється на автоматизованому робочому місці працівника архіву, повинен забезпечуватися шляхом створення в її складі комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.

4. Основними складовими частинами автоматизованого робочого місця працівника архіву, що визначають його структуру, є:

персональна електронна обчислювальна машина (допускається стаціонарне або портативне виконання);

системне програмне забезпечення та прикладне програмне забезпечення загального призначення;

спеціалізоване прикладне програмне забезпечення, що створене на основі технічного завдання, яке розробляється з урахуванням технічних вимог, зазначених у цьому розділі;

джерело безперебійного електричного живлення.

5. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має бути максимально безпечним і простим в освоєнні й застосуванні та мати інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.

6. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати виконання таких функцій:

взаємодію з ІАС установи - для отримання доступу до електронних справ  та метаданих електронних документів, що централізовано зберігаються в ІАС установи, та для виконання дій з електронними документами, що передбачені правами працівника архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 4 розділу ІV цього Порядку;

приймання справ до архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 глави 3 розділу V цього Порядку;

уведення даних за електронними формами облікових документів архіву установи з можливістю автоматичного заповнення елементів форм - для прискорення процесу введення інформації та отримання оперативної довідкової інформації про вимоги до виконання поточної операції;

захист від помилкового видалення даних, можливість скасування помилково виконаної операції;

складання та оформлення річних розділів описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 глави 1 розділу VII цього Порядку;

створення архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених пунктами 1-7 глави 2 розділу VII цього Порядку;

створення та оформлення архівних електронних справ відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-3 глави 3 розділу VII цього Порядку;

створення і оформлення обкладинки архівної електронної справи  відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 4 розділу VII цього Порядку;

створення та оформлення внутрішніх описів документів справ з паперовими примірниками електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 5 розділу VII цього Порядку;

створення та оформлення акта приймання-передавання архівних електронних справ на постійне зберігання відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 розділу VIII цього Порядку;

формування переліку працівників архіву установи із зазначенням їхніх облікових записів, рівня їхніх прав доступу, а також відомостей про їхні електронні цифрові підписи та надсилання такого переліку до державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

пошук та отримання відомостей про державну архівну установу або архівний відділ міської ради, акредитований центр сертифікації ключів з довідникової бази даних автоматизованого робочого місця архівіста, а також оновлення цієї бази даних;

конвертування електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-11 глави 5 розділу ІІ цього Порядку;

передавання архівних електронних справ на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ або архівних відділів міських рад відповідно до вимог, визначених у пунктах 5, 6 розділу VIII цього Порядку;

виконання перевірок обкладинки електронних/архівних електронних справ та електронних документів/архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 5 розділу ІІІ та пункті 3 глави 1 розділу V цього Порядку.

При негативних результатах перевірки будь-якого із зазначених документів працівник архіву установи, що відповідає за перевірку цих документів, у робочому порядку повідомляє про встановлені помилки службу діловодства, яка у робочому порядку організовує усунення виявлених помилок.

Порядок дій для усунення помилок в електронних документах у діловодстві, виявлених під час перевірки цих документів в архіві установи, визначається установою при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

7. Базове системне та прикладне програмне забезпечення повинно відповідати вимогам ліцензування, встановленим чинним законодавством.

8. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати міжсистемний обмін електронними документами з автоматизованими інформаційними системами у форматах, що визначені у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ, пункті 4 глави 1, пунктах 4, 5 глави 2, пункті 3 глави 3, пунктах 2-4 глави 4 розділу VII, пункті 6 розділу VIII цього Порядку.

9. У спеціалізованому прикладному програмному забезпеченні автоматизованого робочого місця працівника архіву має бути передбачено можливість розширення переліку форматів (або заміни одних форматів іншими) обміну електронними документами з автоматизованими інформаційними системами шляхом підключення додаткових програмних модулів. Прикладний програмний інтерфейс та правила розробки таких модулів мають бути відкритими і входити в комплект документації автоматизованого робочого місця архівіста.

10. На автоматизованому робочому місці працівника архіву повинно вестись автоматичне протоколювання роботи системи та користувачів.

Заступник директора
Департаменту взаємодії
з органами влади



С.В. Мартиненко




Додаток 1
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 12 розділу І)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки електронного документа

№ з/п

Реквізити

Пояснення до заповнення

1

2

3

1.

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

2.

Автор (кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

3.

Дата документа

дата, що проставляється на документі установою-автором, автоматично додається до РКК з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

4.

Індекс документа

індекс, присвоєний документу установою-автором, автоматично додається з документа, що надійшов або надсилається

5.

Дата надходження

дата надходження документа формується автоматично під час створення РКК вхідного документа установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом

6.

Індекс вхідного документа

індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом

7.

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

8.

Резолюція

додається автоматично при створенні резолюції: основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

9.

Відповідальний виконавець

додається автоматично при створенні резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

10.

Строки виконання

проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

11.

Позначка про виконання

короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді (за необхідності - час виконання)

12.

Ім’я файла проекту електронного документа та посилання на нього

зазначаються ім’я файла проекту та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

13.

Ім’я файла електронного документа та посилання на нього

зазначаються ім’я файла та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

14.

Ім’я файла XML-документа та посилання на нього

зміст посилання може мінятися залежно від стану і статусу електронного документа: вихідний; для оперативного зберігання; архівний

15.

Кількість аркушів у створеному документі

зазначається кількість аркушів у примірнику електронного документа з паперовим носієм інформації

16.

Строк зберігання електронного документа

строк зберігання зазначається відповідно до типових або галузевих переліків

17.

Відмітка про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів

зазначаються новий строк зберігання документів, дата та номер протоколу засідання експертної комісії установи, на якому прийнято рішення щодо збільшення тимчасового строку зберігання документів

Конвертація електронного документа

18.

Ім’я файла конвертованого електронного документа та посилання на нього

формат посилання на ім’я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

19.

Дата конвертування електронного документа

зазначається фактична дата проведення конвертування документа

20.

Дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів

додаються з відповідного акта про конвертування електронних документів

21.

Ім’я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на нього

формат посилання на ім’я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

22.

Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила конвертування

додаються із акта про конвертування

23.

Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила контроль за виконанням конвертування

додаються із акта про конвертування

24.

Формат файла до конвертування

додається із акта про конвертування

25.

Формат файла після конвертування

додається із акта про конвертування

26.

Версія конвертування

додається із акта про конвертування

27.

Дата знищення файла конвертованого електронного документа

додається із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа

28.

Дата та індекс акта про знищення файла конвертованого електронного документа

додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа

29.

Прізвище, ініціали та посада особи, що здійснила знищення файла конвертованого електронного документа

додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа

30.

Дата та індекс електронного звіту технічної перевірки електронних документів

додаються із звіту про технічну перевірку електронних документів

31.

Ім’я файла звіту технічної перевірки електронних документів та посилання на нього

формат посилання на ім’я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

Контроль за виконанням електронних документів

32.

Дата та час прочитання повідомлень про надходження виконавцем

відомості, зазначені у пунктах 32 - 37, формуються автоматично засобами ІАС та визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС та її модернізації

33.

Дата та час надходження пропозицій (зауважень)

34.

Дата та час внесення зміни до проекту електронного документа

35.

Дата та час ознайомлення виконавця з електронним документом

36.

Дата та час ознайомлення виконавця з пропозиціями (зауваженнями)

37.

Дата та час ознайомлення виконавця з проектом електронного документа

Архівні реквізити

38.

Номер опису справ структурного підрозділу

дані, зазначені у пунктах 38 - 49, додаються із відповідного опису справ

39.

Дата складання опису справ структурного підрозділу

40.

Номер електронної справи за загальним порядком справ в структурному підрозділі

41.

Номер тому електронної справи

42.

Індекс електронної справи (тому, частини)

43.

Заголовок електронної справи (тому, частини)

44.

Строк зберігання електронної справи (тому, частини), стаття за переліком

45.

Номер фонду

46.

Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради (за ЄДРПОУ)

47.

Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради

48.

Ідентифікатор країни походження

49.

Код установи (за ЄДРПОУ)

50.

Дата та індекс електронного повідомлення про отримання/відхилення електронного документа

додаються із електронного повідомлення

51.

Прізвище, ім’я та посада особи, яка отримала електронне повідомлення про отримання/відхилення електронного документа

вибираються із списку осіб, відповідальних за отримання електронних повідомлень, що міститься в ІАС установи




Додаток 2
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи

_______
(підпис)

_____________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата _______________

АКТ

______________ № ______

Про конвертування електронних документів

Електронні документи, відібрані для конвертування як такі, що не відповідають Переліку форматів даних електронних документів:

№ з/п

Ім'я файла електронного документа до конвертування

Ім'я файла електронного документа після конвертування

Примітка

1

2

3

4

Найменування посади особи,
яка здійснила конвертування
електронних документів


__________
(підпис)


____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.



Найменування посади особи,
яка контролювала конвертування
електронних документів


__________
(підпис)


____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.






Додаток 3
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи

_______
(підпис)

_____________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата _______________

АКТ

___________________ № ________

Про знищення конвертованих електронних документів

Конвертовані електронні документи, відібрані для знищення як такі, що не підлягають обліку та зберіганню

№ з/п

Ім'я файла знищеного конвертованого електронного документа

1

2

Найменування посади особи,
що здійснила знищення
конвертованих електронних документів


__________
(підпис)


____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.






Додаток 4
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи

_______
(підпис)

_____________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата _______________

АКТ

_____________ № ________

Про внесення змін до XML-документів

XML-документи, відібрані для внесення змін до їхнього змісту у зв’язку із створенням нових версій конвертованих електронних документів, що містяться в XML-документах:

№ з/п

Ім'я файла XML- документа

Імена файлів конвертованих електронних документів, що додаються до XML-документа*

Імена файлів конвертованих електронних документів, що видаляються з XML-документа**

1

2

3

4

__________
*Підстава: акт про конвертування електронних документів від ____________ № _______.
**Підстава: акт про знищення конвертованих електронних документів від ____________ № _______.

Найменування посади особи, що
здійснила зміни в XML-документах

__________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.






Додаток 5
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)

ІДЕНТИФІКАТОРИ
облікових електронних документів

Найменування електронного облікового документа

Ідентифікатор

Електронний примірник описів справ постійного зберігання

001

Електронний акт приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання

002

Електронний акт про конвертування електронних документів

003

Електронний акт про знищення конвертованих електронних документів

004

Електронний акт про внесення змін до XML-документів

005

Електронний звіт про технічну перевірку електронних документів

006

Електронний акт про знищення відхилених вхідних електронних документів

007

Електронний акт про знищення відхилених вихідних електронних документів

008

Електронний акт про знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду

009


Якщо Ви побачили помилку в тексті, виділіть її мишкою та натисніть Ctrl-Enter. Будемо вдячні!

вгору