Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
Наказ Міністерства юстиції України; Порядок, Акт, Форма типового документа, Звіт, Журнал, Повідомлення, Опис, Перелік, Вимоги від 11.11.20141886/5
Документ z1421-14, чинний, поточна редакція — Прийняття від 11.11.2014
( Остання подія — Набрання чинності, відбулась 28.11.2014. Подивитися в історії? )

перевірка на відтворення даних з XML-документа.

2. Перевірка цілісності та автентичності XML-документа проводиться шляхом перевірки накладеного на нього електронного цифрового підпису.

3. Перевірка імені файла XML-документа на відповідність Вимогам щодо найменування файлів електронних документів та Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів здійснюється шляхом послідовної перевірки правильності заповнення всіх груп елементів імені файла XML-документа.

4. Перевірка XML-документа на відсутність шкідливого програмного коду проводиться відповідно до вимог законодавства з питань технічного захисту інформації.

5. Перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі, створеній відповідно до вимог, визначених у Форматі електронного повідомлення, або згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів залежно від призначення XML-документа, проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

6. Перевірка на можливість відтворення інформації з XML-документа проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів витягування (декодування) з XML-документа файлів електронних документів, реквізитів, що не містяться у файлах електронних документів, файлах електронних цифрових підписів, та метаданих.

Вимоги до програмних засобів, що використовуються для декодування файлів електронних документів та електронних цифрових підписів, визначаються установою під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Під час цієї перевірки проводиться відтворення метаданих та реквізитів, що не містяться у файлі електронних документів, у формі, придатній для сприймання їх змісту людиною, за допомогою спеціального апаратно-програмного забезпечення, вимоги до якого визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи.

6. Технічна перевірка електронних документів,  що містяться в XML-документі

1. Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, здійснюється в такій самій послідовності, що й перевірка самого XML-документа, яка визначена у пунктах 1-4 глави 5 цього розділу. Далі проводиться перевірка форматів файлів електронних документів на відповідність форматам, визначеним Переліком форматів. Завершується технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, послідовністю дій, визначених у пункті 6 глави 5 цього розділу.

2. При негативних результатах будь-якої із зазначених перевірок перевірка електронного документа припиняється. Подальша послідовність дій визначена у пункті 5 цієї глави.

3. За результатами технічної перевірки електронного документа складається звіт про технічну перевірку електронних документів (додаток 6), який створюється у форматі для текстових електронних документів.

Вимоги до найменування файла звіту про технічну перевірку електронних документів визначаються відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів, наведених у додатку 5 до цього Порядку, та Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. У РКК електронного документа фіксуються відомості про ім’я файла XML-документа та про підставу для прийняття вхідного електронного документа: дата, індекс звіту про технічну перевірку електронних документів, ім’я файла з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.

5. Інформаційні об’єкти, що вважалися електронними документами до початку технічної перевірки, але не є електронними документами за результатами технічної перевірки, як такі, що не відповідають вимогам законодавства України до електронних документів, знищуються на підставі електронного акта про знищення відхиленого вхідного електронного документа (додаток 7) методом, який не дозволяє відновлення інформації.

Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів.

Вимоги до найменування файла електронного акта про знищення відхилених вхідних електронних документів наведено в ідентифікаторах облікових електронних документів (додаток 5) та у Вимогах щодо найменування файлів електронних облікових документів.

Метод знищення електронних документів визначається при розробленні технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

6. Відомості про відхилені вхідні електронні документи реєструються в електронному журналі реєстрації відхилених вхідних електронних документів (додаток 8), у якому зазначаються дата знищення електронного документа та електронний цифровий підпис особи, яка здійснила його знищення.

7. Електронне повідомлення про отримання/відхилення вхідного електронного документа

1. Після технічної перевірки вхідного електронного документа працівником служби діловодства, відповідальним за опрацювання вхідних електронних документів, створюється електронне повідомлення про отримання/відхилення цього електронного документа, яке надсилається його відправнику (автору).

2. Вихідне (вхідне) електронне повідомлення про отримання/відхилення вхідних електронних документів реєструється в окремій реєстраційній формі в установі за правилами реєстрації вихідних (вхідних) електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4, 6 глави 9 цього розділу.

3. Електронне повідомлення про отримання вхідних електронних документів (додаток 9) та електронне повідомлення про відхилення вхідних електронних документів (додаток 10) із зазначенням причин відхилення електронних документів створюються на підставі звіту про технічну перевірку електронних документів і підписуються посадовою особою, яка створила електронне повідомлення, або іншою посадовою особою, визначеною інструкцією з діловодства установи.

4. Електронні повідомлення про отримання/відхилення електронних документів формуються в окремі електронні справи, передбачені номенклатурою справ установи на відповідний рік.

8. Попередній розгляд електронних документів

1. Надіслані не за адресою електронні документи опрацьовуються з урахуванням вимог, визначених у пункті 5 глави 6 цього розділу. Виявлення електронних документів, надісланих не за адресою, встановлюється під час перевірок, зазначених у пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу: найменування установи у метаданих XML-документа та у реквізиті «Адресат» не відповідають найменуванню установи, до якої документ надійшов.

2. Подальші дії при виявленні відсутності додатків, зазначених в електронному документі, або їх окремих аркушів, а також помилок в оформленні електронного документа, встановлених за перевірками, визначеними у пункті 2 глави 5, пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу, що унеможливлює його виконання (відсутність електронного цифрового підпису, електронної печатки, грифа затвердження), визначаються відповідно до вимог, зазначених у пункті 5 глави 6 цього розділу.

3. Попередній розгляд електронних документів проводиться за допомогою технічних засобів відтворення змісту цих документів у вигляді, що сприймається людиною.

4. Попередній розгляд електронних документів здійснюється одразу після проведення їх технічної перевірки, порядок якої визначений у пункті 5 глави 4 цього розділу, або не пізніше наступного дня, якщо перевірка електронних документів завершилась наприкінці робочого дня і робочого часу осіб, що проводять попередній розгляд документів, не вистачає для здійснення її  впродовж поточного робочого дня. Робочий час, після закінчення якого дозволяється переносити попередній розгляд електронних документів на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням норм перенесення технічної перевірки електронних документів, визначених у пункті 4 глави 4 цього розділу.

9. Реєстрація електронних документів

1. Для електронних документів в установах застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація разом з документами з іншими носіями інформації.

2. Під час реєстрації електронних документів використовується форма РКК для відтворення реквізитів та метаданих електронного документа з паперовим носієм інформації або іншими засобами, наприклад на екрані комп’ютера.

3. Під час реєстрації електронного документа йому присвоюється реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі.

4. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів є технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на них електронного цифрового підпису. Спочатку забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, за необхідності здійснюється конвертування проекту електронного документа, якщо формат його проекту не збігається з форматом, визначеним Переліком форматів, що повинен відповідати типу створюваного документа, а потім виконується накладання електронного цифрового підпису відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку.

На час накладання на створюваний (внутрішній, вихідний) електронний документ електронного цифрового підпису служба інформаційного забезпечення повинна унеможливити реєстрацію в установі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.

Якщо електронний документ не був підписаний, його реєстрація скасовується, відомості про це фіксуються службою діловодства в РКК електронного документа, а скасований реєстраційний індекс електронного документа використовується для реєстрації наступного документа.

5. Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється одразу після його технічної перевірки відповідно до пункту 4 глави 4 цього розділу та попереднього розгляду службою діловодства установи відповідно до пунктів 1-4 глави 8 цього розділу.

6. Реєстрація та підписання електронних документів, які є спільними документами двох і більше установ, здійснюються за таким порядком:

установа-ініціатор електронного документа надсилає до установ, що повинні підписати цей документ, остаточну узгоджену версію проекту цього документа;

якщо всі установи згодні підписати цей електронний документ, вони у робочому порядку повідомляють установу-ініціатора про власний реєстраційний номер спільного електронного документа на день його підписання;

служба діловодства установи-ініціатора створює загальний реєстраційний індекс спільного електронного документа, аналогічний для спільних документів з паперовими носіями інформації. Для цього в ІАС установи передбачається інтерфейс для введення цього реєстраційного індексу, який додається до проекту спільного електронного документа в одному технологічному процесі, разом з конвертацією проекту та накладанням електронного цифрового підпису;

накладання першого електронного цифрового підпису на спільний електронний документ в установі-ініціаторі здійснюється відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку;

створений електронний документ надсилається до установи, яка повинна наступною накласти свій електронний цифровий підпис на нього;

електронний документ надсилається від установи до установи разом з накладеними на нього електронними цифровими підписами в аналогічному порядку підписання таких документів з паперовим носієм інформації;

установа, що остання накладає на спільний електронний документ електронний цифровий підпис, створює XML-документ відповідно до положень пунктів 3-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку та надсилає цей документ до всіх установ, що підписали спільний електронний документ;

служби діловодства установ, що затверджують спільний електронний документ, організовують процес його створення від накладання першого електронного цифрового підпису до останнього таким чином, щоб він відбувся протягом одного робочого дня.

10. Організація проходження електронних документів та їх виконання

1. Для забезпечення роботи з електронними документами та своєчасного їх виконання в установі визначаються (розробляються) та затверджуються схеми проходження електронних документів між підрозділами установи для всіх видів документів. Відповідно до цих схем працівникам надається доступ до електронних документів відповідно до пунктів 1-3 глави 4 розділу IV цього Порядку.

Розробка схем проходження електронних документів здійснюється з урахуванням положення про установу та її структурні підрозділи, згідно з розпорядчими документами про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадовими інструкціями, класифікаторами питань діяльності установи, номенклатурою справ.

2. Відповідно до схем проходження електронних документів, затверджених керівником установи, визначається та затверджується список посадових осіб, які мають отримати необхідні засоби електронного цифрового підпису для підписання документів та проставлення електронної печатки установи відповідно до вимог, визначених у пункті 6 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.

3. Після попереднього розгляду електронного документа та реєстрації електронного документа залежно від схем проходження електронних документів служба діловодства повідомляє керівництво або працівників установи про надходження електронних документів та посилання на їх файли в ІАС установи.

4. Технологія повідомлення працівників установи визначається при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

За організацію системи повідомлення працівників установи відповідає служба інформаційного забезпечення установи.

5. За результатами розгляду електронного документа керівництвом установи створюється електронна резолюція, що автоматично додається до РКК електронного документа.

Для автоматичного додавання резолюції до РКК електронного документа в ІАС установи має бути передбачено відповідний інтерфейс, що забезпечує керівництво установи можливістю вводу тексту резолюції, вибору переліку виконавців та накладання на резолюцію електронного цифрового підпису.

6. За створеною резолюцією ІАС установи повинна забезпечувати автоматичне формування та надсилання повідомлень виконавцям, зазначеним у резолюції, а також службі діловодства. Таке повідомлення повинно містити зміст резолюції, ім’я файла електронного документа, до якого була створена резолюція, та посилання на цей файл в ІАС установи. Повідомлення виконавцю є підставою для автоматичного надання йому доступу до електронного документа, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації. Якщо доступ надається автоматично, відомості про це автоматично надсилаються до служби інформаційного забезпечення установи.

За надання своєчасного доступу виконавцю до електронного документа відповідає служба інформаційного забезпечення установи.

7. Надання доступу до електронного документа виконавцю з іншого структурного підрозділу в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства.

8. Доступ до електронних документів, що підлягають контролю, надається іншим структурним підрозділам або іншим виконавцям тільки за узгодженням зі службою діловодства, підрозділом або посадовою особою, відповідальним(ою) за контроль (далі - служба контролю). Для цього виконавець, який ініціює передавання електронного документа, повідомляє про це службу діловодства або службу контролю у спосіб, визначений у пункті 4 цієї глави.

Надання доступу до електронних документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря). Ця особа зобов’язана внести відповідні зміни в РКК електронного документа.

Облік електронних документів, доступ до яких передається з одного структурного підрозділу установи до іншого (в одному підрозділі скасовується, а в іншому надається), забезпечується відповідними відмітками в РКК електронних документів. За своєчасне додавання цих відомостей до РКК електронних документів відповідає служба діловодства установи.

Надання/скасування доступу до електронних документів, що не передбачено затвердженою в установі схемою проходження електронного документа, здійснює служба інформаційного забезпечення за відповідним повідомленням служби діловодства.

9. Головний виконавець, відповідальний за виконання електронного документа, організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту електронного документа, керуючись відповідними затвердженими установою схемами проходження електронних документів. Якщо проходження електронного документа потребує корегування, головний виконавець узгоджує це із службою діловодства установи.

Разом з проектом електронного документа в ІАС установи створюється нова РКК до нового електронного документа, файлу проекту електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів залежно від призначення документа (внутрішній, вихідний), і в новій РКК фіксується посилання на файл проекту електронного документа в ІАС установи.

Співвиконавцям надається доступ до проекту електронного документа, що зберігається в ІАС установи, централізовано. ІАС установи повинна забезпечити виконавців можливістю спільного редагування одного і того ж проекту електронного документа, передавання між собою пропозицій в електронній формі та повідомлень про зміну проекту електронного документа.

10. Перед поданням проекту електронного документа на підпис керівникові виконавець зобов’язаний перевірити правильність його складання та оформлення, уточнити вказані дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків. Якщо додатки пояснюють або доповнюють зміст основного документа, виконавець об’єднує їх з основним документом в одному файлі проекту електронного документа відповідно до пункту 4 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.

11. Працівник, відповідальний за виконання електронного документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі відомості про невиконані документи та поінформувати службу контролю про передавання доступу до електронних документів, що контролюються, іншому виконавцеві.

При цьому передавання особистих ключів електронного цифрового підпису працівником на час його відпустки не допускається.

До РКК електронного документа вноситься відповідна відмітка в порядку, визначеному пунктом 8 цієї глави.

12. Після створення остаточної редакції проекту електронного документа головний виконавець повідомляє про це службу діловодства та надсилає його на підпис за схемою проходження, визначеною в установі для відповідного виду електронного документа. За встановленою послідовністю керівникам установи або структурних підрозділів надається доступ до проекту електронного документа (електронний документ). Для цього їм надсилається повідомлення, що містить посилання на файл проекту електронного документа та файли всіх документів, на підставі яких цей проект було складено.

13. Накладання на документ першого електронного цифрового підпису відбувається згідно з вимогами, визначеними у пунктах 5-7 глави 2 та пунктах 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку. Інші підписи накладаються на ті самі дані, на які було накладено перший підпис.

Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами і наступний підписувач, починаючи з другого, ініціює скасування оформлення поданого йому на підпис документа через поважні причини (виявлено серйозні недоліки або помилки, документ необхідно суттєво доповнити або змінити, створення документа необхідно скасувати тощо), ця посадова особа (керівник) надсилає до служби діловодства та головного виконавця повідомлення, в якому дає розпорядження про доопрацювання електронного документа із зазначенням нового строку виконання.

Служба діловодства відповідно до отриманого розпорядження керівника установи або іншої посадової особи здійснює контроль за внесенням змін до проекту електронного документа головним виконавцем електронного документа, його повторним проходженням, підписанням та засвідченням.

Головний виконавець відповідно до отриманого розпорядження посадової особи (керівника) вносить зміни до проекту електронного документа та повторює процес проходження, підписання та засвідчення електронного документа відповідно до пунктів 1-13 цієї глави.

Службою діловодства вносяться відповідні відмітки до РКК електронного документа: новий строк виконання електронного документа та відомості про зміни строку (дата, зміст, ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка видала розпорядження).

Службою діловодства до служби інформаційного забезпечення надсилається копія повідомлення з розпорядженням керівника, яка на підставі цього повідомлення здійснює видалення із ІАС установи електронного документа, підписаного попередніми підписувачами.

11. Організація контролю за виконанням електронних документів

1. Безпосередній контроль за виконанням електронних документів покладається на службу контролю, яка створюється відповідно до інструкції з діловодства установи.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням електронних документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

2. Індивідуальні строки виконання певних видів електронних документів можуть визначатися у розпорядчому документі керівника установи, резолюції керівництва установи, а також інструкцією з діловодства установи. Установа повинна дотримуватися типових строків виконання документів, установлених законодавством.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документів в установі.

3. Контроль за виконанням електронних документів включає: взяття електронних документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку своєчасного доведення електронних документів до виконавців, контроль стану виконання, зняття електронних документів з контролю, направлення виконаного електронного документа до справи, облік, узагальнення й аналіз результатів виконання електронних документів, інформування керівництва про хід та підсумки виконання електронних документів.

Визначення форм і методів контролю в умовах автоматизації роботи здійснюється відповідно до схеми проходження електронного документа.

4. Для здійснення ефективного контролю за виконанням електронних документів виконавець повідомляє службу контролю про всі етапи виконання документів. Для цього в ІАС установи впроваджується підсистема відповідних повідомлень, вимоги до якої визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Служба контролю вносить всі відповідні відмітки до РКК електронного документа.

5. Служба інформаційного забезпечення відповідає за організацію пошуку відомостей про поточний стан електронних документів і відтворення форм звітності про це на екрані комп’ютера для служби контролю та керівництва установи, наприклад, за формою РКК. Для цього в інтерфейсі ІАС для служби контролю та керівництва установи мають бути передбачені відповідні елементи.

Для здійснення ефективного аналізу результатів виконання електронних документів ІАС установи повинна забезпечувати групування електронних документів за строками їх виконання, виконавцями, кореспондентами або групами електронних документів (розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, доручення вищих державних органів або органу вищого рівня, запити на інформацію тощо).

Якщо встановлено різні строки виконання окремим завданням, зазначеним в електронному документі, ІАС установи дає змогу отримати за запитом служби діловодства, служби контролю, керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення на виконання електронного документа, окрему екранну форму за кожним з цих завдань.

ІАС установи забезпечує  виведення окремих екранних форм для кожного з виконавців, якщо вони спільно відповідають за виконання електронного документа.

6. В ІАС установи передбачається автоматичне додавання до РКК електронних документів відомостей про час прочитання повідомлень виконавця, про виконання електронного документа, про надходження пропозицій (зауважень), про зміни в проекті електронного документа, про час ознайомлення виконавця з електронним документом, з пропозиціями (зауваженнями), проектом електронного документа.

Склад подібних відомостей, що автоматично фіксуються в РКК електронного документа, у разі потреби може бути доповнений іншими відмітками.

7. Служба контролю забезпечує внесення в РКК електронного документа відміток про нові строки виконання електронного документа та підставу їх продовження за електронним цифровим підписом керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення щодо виконання, якщо їх строки виконання було продовжено за обґрунтованим проханням виконавця. Створення нового реквізиту здійснюється подібно до того, як це визначено при скасуванні засвідчення електронного документа, визначеному в пункті 13 глави 10 цього розділу.

8. Електронний документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти електронний документ з контролю може тільки посадова особа, яка встановила цей контрольний строк у резолюції, або за її дорученням відповідальна особа служби контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання електронного документа і зняття його з контролю фіксуються в РКК електронного документа. Після цього електронний документ знімається з контролю.

9. ІАС установи повинна забезпечувати формування переліків виконаних та невиконаних документів в автоматизованому режимі і створювати екранні форми звітів про це. Доступ до цієї інформації надається керівництву установи, службі діловодства та службі контролю.

12. Порядок надсилання вихідних електронних документів

1. Вихідні електронні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано службою діловодства в день їх одержання від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

2. Реєстрація вихідних електронних документів, їх конвертування (за необхідності) у формат, що визначається Переліком форматів, та підписання здійснюються відповідно до пункту 3 глави 4 розділу ІІ цього Порядку, пунктів 1-4 глави 9 та пункту 13 глави 10 цього розділу.

3. Після засвідчення вихідного документа служба діловодства створює XML-документ для обміну електронними документами між установами за його еталонною XML-схемою, що відповідає вимогам Формату електронного повідомлення.

Якщо електронний документ надсилається до кількох установ, то створення XML-документа для кожної установи ведеться з урахуванням відомостей про адресата.

Якщо підписаний електронний документ є розпорядчим і вводить в дію інший електронний документ, створення XML-документа здійснюється відповідно до вимог, визначених у пункті 4 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.

Імена файлів вихідних XML-документів створюються відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

Служба діловодства додає до РКК електронного документа відомості про посилання на всі вихідні XML-документи в ІАС установи.

4. Вихідний електронний документ вважається надісланим адресату, якщо від адресата надійшло електронне повідомлення з підтвердженням отримання вхідного електронного документа.

5. Вхідне електронне повідомлення реєструється в установі за вимогами до реєстрації вхідних електронних документів.

13. Повторне надсилання відхиленого вхідного електронного документа

1. Отримання установою (автором) електронного повідомлення про відхилення вхідних електронних документів є підставою для усунення вказаних у повідомленні причин відхилення вхідного електронного документа та повторного надсилання електронного документа.

2. Відомості про вхідне електронне повідомлення про відхилення вхідних електронних документів зазначаються у РКК відповідного вихідного документа як підстава для відмови в реєстрації адресатом (установою-одержувачем) отриманого електронного документа.

3. Вихідні електронні документи, щодо яких є підстава для відмови в їх реєстрації адресатом (установою-одержувачем), знищуються за електронним актом про знищення відхилених вихідних електронних документів (додаток 11) методом, визначеним у пункті 5 глави 6 цього розділу.

Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів відповідно до Переліку форматів.

Найменування файла електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів визначається відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.

Про знищення відхилених вихідних електронних документів робиться запис у журналі реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів (додаток 12): дата знищення електронного документа; особа, яка здійснила його знищення (ініціали (ініціал), прізвище); дата та номер електронного акта, на підставі якого було здійснено знищення електронного документа; ім’я файла з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.

Електронний акт про знищення відхилених вихідних електронних документів створюється за результатами перевірки помилок, зазначених у вхідних електронних повідомленнях про відхилення електронних документів.

Відповідно до вимог статті 9 Закону України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» установа, що є власником системи, де було виявлено шкідливий програмний код, повідомляє про це спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади з питань організації спеціального зв’язку та захисту інформації або його територіальний орган. Порядок надсилання зазначених повідомлень та їх форму визначає центральний орган виконавчої влади з питань організації спеціального зв’язку та захисту інформації.

Заходи, що проводяться в установі при виявленні в електронному документі шкідливого програмного коду, регламентуються окремими нормативно-правовими актами та нормативними документами системи технічного захисту інформації.

4. Для повторного надсилання електронний документ створюється повторно за вимогами опрацювання та надсилання вихідних електронних документів.

14. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами

1. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних електронних документів і будується на основі автоматизованих банків реєстраційних даних.

2. Пошук конкретного електронного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

3. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи використовуються класифікаційні довідники, розроблені службою діловодства, що впроваджуються в роботу ІАС установи службою інформаційного забезпечення.

4. ІАС установи надає можливість групувати електронні документи за певними критеріями (вхідні, вихідні, виконані, невиконані, ті, що перебувають на контролі, на оперативному зберіганні, на архівному зберіганні, тощо) або за комбінаціями таких критеріїв (на архівному зберіганні тривалого (понад 10 років) зберігання, вхідні за певний період, документи з тимчасовими строками зберігання, з продовженими строками зберігання тощо) та вести пошук за параметрами, визначеними у пунктах 5, 9 глави 11 цього розділу.

ІАС установи повинна забезпечувати роботу з переліком визначених комбінацій критеріїв та надавати можливість визначати власні комбінації.

Склад визначених комбінацій критеріїв групування електронних документів та впровадження переліку такого групування в ІАС установи визначаються службою діловодства установи.

5. Розроблення класифікаційних довідників, визначених комбінацій критеріїв групування електронних документів та їх впровадження ведуться з урахуванням специфіки роботи кожного із структурних підрозділів установи.

IV. Систематизація та зберігання електронних документів у діловодстві

1. Зберігання електронних документів в установі

1. В установі здійснюється централізоване зберігання файлів електронних документів.

2. Структура сховища та порядок зберігання даних, зазначених у пунктах 1-3 глави 3 розділу ІІ цього Порядку, визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Організацію даних в ІАС установи визначає служба діловодства.

Усі відомості про електронні документи зберігаються централізовано у базі даних (банку даних) установи.

Одному документу в базі даних установи повинен відповідати один запис. Новий запис у базі даних створюється з часу надходження документа до установи або початку створення проекту документа за планом роботи структурного підрозділу установи або спеціальним наказом на його створення.

Для здійснення ефективного керування документаційними процесами в установі в базі даних установи необхідно зберігати відомості про всі документи установи з будь-яким носієм інформації.

3. Вимоги до інформаційно-довідкового апарату електронних документів в ІАС установи визначаються у пунктах 1-5 глави 14 розділу ІІІ цього Порядку.

4. Порядок доступу до електронних документів в установі визначається в пунктах 1-6 глави 4 цього розділу.

2. Зберігання вхідних електронних документів

1. Вхідний електронний документ надходить до установи у формі XML-документа, у якому знаходяться файли електронних документів, з яких складається вхідний електронний документ, реквізити електронного документа та його метадані. Структура та зміст XML-документа визначені у Форматі електронного повідомлення.

2. Служба діловодства забезпечує зберігання в ІАС установи файлів оригінальних вхідних електронних документів, що успішно пройшли перевірку, та посилання на ці файли в ІАС установи.

3. Служба діловодства здійснює витягування з вхідного XML-документа файлів, з яких складається вхідний електронний документ, його реквізитів відповідно до вимог, визначених у пункті 6 глави 5 розділу ІІІ цього Порядку, метаданих та додавання цих даних в РКК електронного документа з метою подальшого їх відтворення, опрацювання та керування наступними документаційними процесами.

4. Служба інформаційного забезпечення організовує зберігання електронних документів у режимі доступу «тільки для читання» для забезпечення їх незмінності у часі.

3. Підготовка та оформлення електронних документів  до оперативного зберігання

1. Після виконання електронних документів (зняття з контролю) служба діловодства забезпечує створення XML-документа.

2. Файлу XML-документа для оперативного зберігання електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

3. Служба діловодства додає до РКК електронного документа відомості про посилання на файл XML-документа в ІАС установи, призначеного для оперативного зберігання електронного документа.

4. Організація доступу до електронних документів в установі

1. Електронні документи з часу створення (надходження) і до передавання на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради або знищення зберігаються в ІАС установи.

З метою забезпечення збереженості електронних документів служба діловодства установи визначає права доступу працівників установи до проектів електронних документів (електронних документів) відповідно до пункту 6 глави 10 розділу ІІІ цього Порядку, права на створення реквізитів електронних документів, що виникають під час проходження та зберігання електронних документів, та відомостей про електронні документи під час цих процесів.

2. Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи з часу створення (надходження) цих електронних документів в структурних підрозділах і до їх передавання до архіву установи надається лише керівникам цих структурних підрозділів та особам, відповідальним за організацію діловодства в цих підрозділах.

3. Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи після їх передавання до архіву установи надається лише працівникам архіву установи.

4. Надання тимчасових прав доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи або передавання доступу цим працівникам до електронних документів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, який відповідає за оперативне зберігання цих електронних документів в структурному підрозділі установи, або архіву установи відповідно до пунктів 7, 8 глави 10 розділу ІІІ цього Порядку.

5. Надання тимчасових прав доступу до електронних документів стороннім установам (особам) здійснюється з дозволу керівника установи.

6. Права доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи та стороннім установам обмежуються лише можливістю ознайомлення із змістом документів.

5. Складання номенклатури справ

1. Для систематизації документів з паперовими та електронними носіями інформації у діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи.

2. До зведеної номенклатури справ установи включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі «Примітка» номенклатури справ установи проставляється відмітка «ЕД».

3. Не дозволяється створювати лише оригінали документів з паперовим носієм інформації, якщо у номенклатурі справ установи для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів.

4. Електронні документи з відміткою «ЕД», що зазначена у примітці номенклатури справ установи, можуть створюватись у паперовій формі лише у випадках загальної тривалої неможливості використання комп’ютерної техніки (у випадку настання форс-мажорних обставин), коли доводиться переходити до механічних або власноручних способів документування інформації на інших носіях інформації.

5. Впровадження в ІАС установи електронної форми зведеної номенклатури справ покладається на службу інформаційного забезпечення установи.

Щороку (не пізніше грудня місяця) на підставі затвердженої керівником установи зведеної номенклатури справ служба інформаційного забезпечення проводить відповідні зміни в ІАС установи щодо впровадження зведеної номенклатури справ в електронній формі.

6. За зведеною номенклатурою справ, що впроваджена в ІАС установи в електронній формі, відбувається автоматичне створення облікових даних, що додаються до нової РКК вхідного, створюваного в установі електронного документа: назва виду документа, строк зберігання електронного документа. Для архівних електронних документів додаються інші відомості, визначені у пункті 2 глави 2 розділу VII цього Порядку.

Технічне забезпечення процесу автоматичного додавання відомостей із зведеної номенклатури справ до РКК електронного документа покладається на службу інформаційного забезпечення установи.

Контроль за додаванням відомостей до РКК електронного документа за зведеною номенклатурою справ установи та уточненням цих відомостей за експертизою цінності електронного документа покладається на службу діловодства.

6. Створення паперового примірника електронного документа

1. Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання одразу після завершення їх виконання створюються паперові примірники таких електронних документів.

2. Створення паперового примірника електронного документа відбувається шляхом його виготовлення на папері разом з усіма обов’язковими для даного виду документа реквізитами з дотриманням встановленого законодавством порядку їх розміщення, а також з іншими наявними необов’язковими реквізитами.

Для електронних документів, створених в установі (внутрішні, вихідні), всі реквізити друкуються за формою, визначеною ДСТУ 4163-2003 і інструкцією з діловодства установи, та завершуються підписанням документа з обов’язковим датуванням і особистим підписанням усіх службових відміток на документі, пов’язаних з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи), працівниками установи, які особисто відповідають за їх створення.

Для вхідних електронних документів реквізити, що були створені в установі після їх надходження до установи (дата реєстрації, реєстраційний індекс, резолюції, відмітки про виконання документа тощо), оформлюються (друкуються) на окремому аркуші паперу, який містить зміст реквізитів, дату їх створення, ініціали (ініціал), прізвище. Дата окремого електронного реквізиту та ініціали (ініціал), прізвище підписувача відтворюються з електронного цифрового підпису цього реквізиту відповідно до пункту 3 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.

У центрі нижнього поля лицьового боку бланка з реквізитами та на першому аркуші кожного роздрукованого електронного документа, що складають вхідний електронний документ, проставляють відмітку «Згідно з оригіналом». Засвідчується цей реквізит особистим підписом працівника служби діловодства, який підготував цей документ з паперовим носієм інформації.

3. Особа, відповідальна за створення паперового примірника електронного документа, зобов’язана додати до РКК електронного документа відомості про кількість аркушів у створеному документі.

7. Формування та оформлення електронних справ в структурних підрозділах установи

1. Електронні справи (томи справ) формуються тільки після формування справ (томів) з паперових примірників цих електронних документів.

2. Електронні справи (томи справ) мають повністю відповідати справам (томам) з паперовими примірниками цих електронних документів.

3. Електронні документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ установи. Для цього до РКК кожного електронного документа додаються такі відомості:

найменування структурного підрозділу;

індекс електронної справи;

номер тому електронної справи;

заголовок електронної справи (тому, частини).

Введення до РКК більшості реквізитів повинне здійснюватися в автоматизованому режимі. Дані, що не можуть бути введені в автоматизованому режимі, вводяться особою, відповідальною за організацію діловодства в структурному підрозділі установи.

4. Електронні документи, що віднесені до однієї справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них в ІАС установи. Крім того, частина цих відомостей дублюється у назвах файлів електронних документів.

5. ІАС установи повинна забезпечувати відтворення облікових даних до справ структурного підрозділу установи та переліку файлів електронних документів справи за будь-якими обліковими відомостями до них.

Методика групування файлів електронних документів, що віднесені до однієї справи, якщо це передбачено архітектурою ІАС, визначається під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи.

V. Підготовка справ до передавання на архівне зберігання

1. Експертиза цінності електронних документів

1. Експертиза цінності електронних документів проводиться за тими ж принципами, критеріями та у порядку, визначеному законодавством, що й експертиза цінності документів з паперовими носіями інформації.

2. Експертиза цінності електронних документів та відповідних документів з паперовим носієм інформації проводиться одночасно.

3. Експертиза цінності електронних документів передбачає також проведення за допомогою технічно-програмних засобів таких перевірок:

зведення та відтворення всіх даних із ІАС установи, пов’язаних з електронними документами;

наявності електронних документів та правильності їх оформлення;

відповідності паперових примірників електронних документів (електронних справ) документам, що містяться в електронних справах.

4. Усунення виявлених недоліків за результатами перевірки електронних документів проводиться особами, відповідальними за організацію діловодства в структурному підрозділі установи, у робочому порядку.

5. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

До акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складеного за формою відповідно до чинного законодавства, вносяться також електронні справи. Про наявність електронних справ в акті у графі «Примітка» напроти відповідного заголовка справи проставляється відмітка «ЕД».

2. Складання та оформлення описів справ у діловодстві установи

1. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) складаються в структурних підрозділах установи відповідно до вимог, визначених законодавством,  до  документів з паперовими носіями інформації.

2. Для організації обліку електронних справ у підсумковому записі встановленої форми описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу установи (додаток 13) зазначаються загальна кількість електронних справ, які містяться в описі, загальна кількість архівних електронних документів, які містяться в цих справах, загальна кількість електронних справ, які були передані до архіву установи.

3. Справи, сформовані з паперових примірників електронних документів, включаються до опису за загальним порядком справ структурного підрозділу установи згідно з вимогами, визначеними законодавством, до документів з паперовими носіями інформації. 

4. Для унеможливлення присвоєння різних номерів за порядком в описі справ електронним справам та відповідним їм справам з паперовими примірниками електронних документів ці справи зазначаються в описі під одним номером. Відомості про наявність електронної справи додаються в графі «Кількість архівних електронних документів» опису (додаток 13) у тому самому рядку, в якому зазначений заголовок відповідної справи з паперовими примірниками електронних документів.

5. Після затвердження опису структурного підрозділу до РКК кожного електронного документа додаються такі дані: номер опису справ структурного підрозділу; дата складання опису справ структурного підрозділу; номер електронної справи (тому) за описом справ структурного підрозділу.

3. Передавання справ до архіву установи

1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву установи за описами справ.

Передавання електронних справ до архіву установи відбувається за допомогою ІАС установи, яка забезпечує надання доступу працівникам архіву установи до відповідних електронних документів та всіх їх облікових даних.

Для приймання електронних справ до архіву установи створюється автоматизоване робоче місце працівника архіву установи, технічні вимоги до якого визначені у розділі IX цього Порядку.

Служба діловодства установи складає графік передавання справ на архівне зберігання, на підставі якого особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах, здійснюють передавання електронних справ. Особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах, заздалегідь інформують службу інформаційного забезпечення та архів установи про дату приймання-передавання електронних справ до архіву установи і передають до служби інформаційного забезпечення відомості про ці справи.

Служба інформаційного забезпечення своєчасно надає доступ працівникам архіву установи до вказаних справ та інформує про це зазначених працівників та працівника служби діловодства, який ініціював цей процес. Після цього розпочинається приймання-передавання електронних справ до архіву установи.

2. Приймання-передавання електронних справ до архіву установи потребує проведення перевірок електронних документів відповідно до пунктів 1-5 глави 4 розділу ІІІ цього Порядку та пункту 3 глави 1 цього розділу.

3. Перевірки, визначені в пункті 3 глави 1 цього розділу, здійснюються спільно особами, відповідальними за діловодство в структурному підрозділі  установи, та працівниками архіву установи.

4. За результатами перевірки проводиться усунення виявлених недоліків щодо формування електронних справ особами, відповідальними за організацію діловодства в структурному підрозділі установи.

VI. Знищення електронних документів

1. За актом про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, працівником служби інформаційного забезпечення установи, який відповідає за технічну перевірку та знищення електронних документів, складається електронний акт про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 14).

2. Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів відповідно до Переліку форматів.

3. Найменування файла електронного акта про знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду, має відповідати Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. На підставі електронного акта про знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду, проводиться знищення електронних документів методом, який не дозволяє відновлення інформації.

VII. Особливості організації роботи з електронними документами в архіві установи

1. Складання і оформлення річних розділів описів справ постійного зберігання

1. Річні розділи зведених описів справ установи складаються згідно з вимогами, встановленими законодавством, для документів з паперовими носіями інформації. 



вгору