Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
Наказ Міністерства юстиції України; Порядок, Акт, Форма типового документа, Звіт, Журнал, Повідомлення, Опис, Перелік, Вимоги від 11.11.20141886/5
Документ z1421-14, чинний, поточна редакція — Прийняття від 11.11.2014
( Остання подія — Набрання чинності, відбулась 28.11.2014. Подивитися в історії? )




Додаток 6
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 6 розділу ІІI)

ЗВІТ



Додаток 7
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 5 глави 6 розділу ІІI)

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника служби
діловодства установи

_______
(підпис)

_____________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата _______________

АКТ

_______________ № ________

Про знищення відхилених вхідних електронних документів

Електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають реєстрації та зберіганню на підставі звіту про технічну перевірку від ________________№____:

№ з/п

Ім'я файла електронного документа

Примітка

1

2

3

Найменування посади особи,  що
здійснила перевірку вхідних
електронних документів


__________
(підпис)


____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.






Додаток 8
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 6 глави 6 розділу ІІI)

ЖУРНАЛ
реєстрації відхилених вхідних електронних документів*

Дата надходження електронного документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного електронного документа

Ім'я файла електронного документа

Короткий зміст

Дата та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа

Ім’я файла та місце його зберігання у системі електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа

Дата знищення відхиленого вхідного електронного документа

Підпис особи, яка знищила відхилений вхідний електронний документ

Дата відправлення та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа

1

2

3

4

5

6

7

8

9

__________
* За необхідності журнал може доповнюватись додатковими графами.



Додаток 9
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 7 розділу ІІI)

Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ

Адресат

ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № __________

Про отримання вхідних електронних документів

Підтверджуємо одержання електронних документів:

№ з/п

Ім'я файла електронного документа

Дата та час надходження

Індекс вхідного документа

1

2

3

4

Найменування посади особи,
відповідальної за створення
електронного повідомлення


__________
(підпис)


____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.






Додаток 10
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 7 розділу ІІI)

Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ

Адресат

ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № __________

Про відхилення вхідних електронних документів

Одержані електронні документи відхилені:

№ з/п

Ім'я файла вхідного електронного документа

Дата та час надходження

Підстава*

1

2

3

4

Найменування посади особи,
відповідальної за створення
електронного повідомлення


__________
(підпис)


____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.



__________
*Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файла XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа.



Додаток 11
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу ІІI)

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника служби
діловодства установи

_______
(підпис)

_____________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата _______________

АКТ

______________ № _______

Про знищення відхилених вихідних електронних документів

Вихідні XML-документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню:

№ з/п

Ім'я файла вихідного XML-документа

Підстава*

1

2

3

Вихідні електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню**:

№ з/п

Ім'я файла вихідного електронного документа

1

2

Найменування посади особи, яка
здійснила технічну перевірку та
знищення електронних документів


__________
(підпис)


____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.



__________
*Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файла XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа.
**Перелік файлів електронних документів, що вказані у графі «Підстава» для відхилених вихідних XML-документів.



Додаток 12
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу ІІI)

ЖУРНАЛ
реєстрації знищення відхилених вихідних  електронних документів

Дата та індекс електронного документа

Кореспондент

Імена файлів, що містяться в електронному документі

Короткий зміст

Дата та індекс електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів

Ім’я файла та місце його зберігання у системі електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів

Дата знищення відхиленого вихідного електронного документа

Підпис особи, яка знищила відхилений вихідний електронний документ

1

2

3

4

5

6

7

8




Додаток 13
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 2 глави 2 розділу V)

ОПИС


Додаток 14
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 1 розділу VI)

АКТ


Додаток 15
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 2 глави 1 розділу VII)

ОПИС


Додаток 16
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 4 розділу VII)

АРХІВНА ЕЛЕКТРОННА СПРАВА


Додаток 17
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 1 глави 5 розділу VII)

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи


Додаток 18
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 2 розділу VIII)

АКТ



вгору